מסמכים

עץ המסמכים של תוכנת הייפר הינו אחת מסביבות העבודה השימושיות בתוכנה. העץ מתפקד כ- drop Box עבור כלל המסמכים המקושרים ללקוח / ספק / פרויקט. בעץ ניתן לאחסן קבצים ללא הגבלת כמות, אך עם משקל מקסימאלי של עד 200MB לכל קובץ בפני עצמו.

בלשונית מסמכים, מרכזת מערכת הייפר את כלל הקבצים והמסמכים הנוגעים ללקוח / ספק / פרויקט ולהתקשרות עמו ומאפשרת תיוק ומיון המותאם לצרכי המשתמש.

עץ מסמכים של מערכת ניהול לקוחות

מבוא

לאחר פתיחת תיק לקוח חדש, תהה לשונית המסמכים ריקה. המשתמש יכול להגדיר תיקיות למיון קבצים ומסמכים ומנהל המערכת יכול להגדיר תיקיות קבועות. אל תיקיות אלו ניתן יהיה להכניס בהמשך קבצים לצרכי תיעוד, מעקב ומיון.

לשונית המסמכים בנויה מעץ מסמכים הממוקם במרכז המסך ומלחצני פעולה הממוקמים בצדו הימני של המסך. בעץ המסמכים ניתן לראות את כל התיקיות והמסמכים המקושרים ללקוח, כאשר לכל קובץ/מסמך ישנו שם הניתן לעריכה ושינוי.

ניתן לשמור את המסמכים תחת תיקיות, אשר יכולות להיות קבועות או זמניות בהתאם לצרכי המשתמש. לנוחות המשתמש, לצד כל מסמך ישנה צלמית המייצגת את סוג הקובץ. כמו כן, לצדן של כל התיקיות והקבצים ישנה תיבת בחירה - על ידי סימון תיבה זו ניתן לבצע פעולות שונות על הקובץ / תיקייה, באמצעות לחצני הפעולה השונים, כפי שיתואר בהמשך.

בראש העמוד ישנו שדה חיפוש. בעת כתיבת ערך לחיפוש, יסומנו באופן אוטומטי התיקיות / קבצים המכילים את הטקסט שהוקש לחיפוש. באמצעות לחצן חפש ניתן לעבור בין כל תוצאות החיפוש. לחצני הפעולה הנוספים בראש העמוד, מאפשרים את סידור מיון תכני התיקייה המסומנת ע"פ שמם וכמו כן מאפשרים את עריכת מיקומם של הקבצים והתיקיות (בתוך התיקייה הנוכחית שלהם בלבד).

באמצעות לחיצה כפולה על מסמך בתוך עץ המסמכים, הקובץ ייפתח לעריכה בתוכנה המתאימה. לאחר עריכתו יש לבצע שמירה של הקובץ וכמו כן ללחוץ על לחצן שמור, על מנת לבצע שמירה של כרטיס הלקוח והמסמכים המעדוכנים.

יצירת תיקיות

לשונית המסמכים בנוייה כאמור כעץ ומאפשרת יצירת תיקיות חדשות ו / או הוספת תיקיות וקבצים לתיקיות קיימות. יצירת תיקייה מתבצעת על ידי סימון התיקייה הראשית או לחילופין סימון תיקייה אחרת שבתוכה מעוניין המשתמש למקם את התיקייה החדשה. לאחר לחיצה על לחצן הוסף תיקייה חדשה, יפתח חלון לכתיבת כותרת התיקייה (שם התיקייה). שם זה ניתן לשינוי בהמשך באמצעות לחצן שנה שם הנמצא בצדו הימני של המסך. לאחר שנוצרה התיקייה ניתן להוסיף אליה קבצים ותיקיות חדשים או להעביר קבצים קיימים מתיקיות אחרות.

ניהול קבצים

הוספת קבצים לתיקיות מתאפשרת במספר אופנים באמצעות לחצני הפעולה:

הוסף קובץ באמצעות לחצן זה ניתן להוסיף קובץ מתוך המחשב המקומי.
הוסף מסורק / מדפסת וירטואלית באמצעות לחצן זה ניתן להוסיף קובץ ישירות מסריקה או מהדפסה וירטואלית במחשב המקומי. בעמוד "סריקה אל תוך הייפר" שייפתח, ניתן לבחור בפעולה הרצוייה. בתחתית העמוד ובהתאם לפעולה הרצויה, יופיע לחצן "סרוק עמוד חדש" / "ייבא הדפסה וירטואלית".
צור מסמך חדש מאפשר הוספת קובץ מתוך תבניות המסמכים (קבצים אלו מוגדרים ביסודות המערכת בענף Attachments & Templates).
לכידת תמונת מסך (מאחורי התמונה) לחצן זה מאפשר למשתמש ללכוד את המסך מאחורי התוכנה (צילום מסך), על ידי סימון טווח הצילום הרצוי בעזרת העכבר.

לאחר סימון קובץ בתיבת הסימון שלצדו, יהפכו לחצני הפעולה הבאים לזמינים:

שנה שם שינוי שם הקובץ.
שלח בדוא"ל שליחת הקבצים המסומנים בדוא"ל באמצעות תוכנת הדוא"ל של הייפר.
הורד קבצים מסומנים לדיסק המקומי שמירת הקבצים המסומנים במחשב המקומי.
הרשאות לקבצים המסומנים מתן הרשאות לפתיחת הקבצים המסומנים למשתמשים אחרים. בחלון שייפתח יש לבחור את המשתמשים ע"פ שמם או לפי קבוצות.
מחק קובץ / תיקייה מחיקת הקובץ המסומן.
העבר את הקבצים הנבחרים אל תוך התיקייה המסומנת על ידי סימון קובץ ולאחריו סימון התיקייה הרצויה, יועבר הקובץ אל התיקייה המסומנת.
שכפל את הקבצים המסומנים אל תוך התיקייה המסומנת בסימון קובץ ועמידה על התיקייה שאליה מעוניינים לשכפלו, יועתק אליה הקובץ.
שים לב - כל הלחצנים הינם מותני הרשאות. באם חלק מהלחצנים אינם פעילים או בלתי נראים, יש לפנות למנהל המערכת לשם בדיקת הרשאות הפעולה.

אשף לפתרון ניגוד גרסאות של מסמך / סרטוט / קובץ מצורף

מערכת הייפר מבצעת באופן אוטומטי בדיקת גרסה של כל קובץ שנפתח מהתוכנה לעריכה. הבדיקה נעשית באמצעות השוואה בין הקובץ המעודכן בהייפר לקובץ המעודכן במחשב המקומי. לכן, כאשר מבוצע שינוי בקובץ שנפתח מתוך הייפר אשר נשמר במחשב המקומי בלבד, תציג מערכת הייפר בעת הכניסה ללשונית המסמכים את חלון ההתרעה הבא:

אשף לפתרון ניגוד גרסאות

בחלון זה מוצגים פרטי הקובץ המעודכן במחשב המקומי, מול פרטי העותק המעודכן בשרת. המערכת מאפשרת למשתמש לצפות בשני הקבצים, על ידי לחיצה על לחצן הצג את תוכן הקובץ, על מנת לבחון מי מהם הינו הקובץ העדכני. לאחר בחינת הקבצים על ידי המשתמש ניתן לבחור את אחת מהפעולות הבאות:

מנהל מערכת
יש להגדיר ביסודות המערכת את כל נושא המסמכים לפני התחלה ראשונית במערכת הייפר.