Hyper Automation - עיבודים ופעולות אוטומטיות בשרת המערכת

מערכת התוכנה SYE Hyper RAP מורכבת ממספר יישומים, הפועלים יחדיו בשיתוף פעולה הדוק ומחליפים מידע בזמן אמת.
התקנת הייפר כוללת יישום צד שרת (בשם Hyper_Automation.exe) שבלעדיו תהליכים קריטיים בתוכנה לא יתבצעו (תעבורת דוא"ל, מסרונים, סליקת כ. אשראי ועוד).
ברשימת המשתמשים של הייפר שמו תמיד יהיה ERP_Automaton ואליו מופנים אירועים רבים בזמן אמת.
להלן סכמת מבנה ההתקנה של הייפר: SYE Hyper RAP applications schema

תהליכים המטופלים בטור לעומת כאלו הפועלים במקביל

כחלק מהנדסת המערכת, היינו צריכים לטפל בהתנגשויות של תהליכים (שלא יכולים לרוץ בו זמנית) וגם לחשוב על עומסים וחווית משתמש.
שהרי כל שרת הייפר מפעיל ארגונים רבים באזורי זמן שונים, מה שהופך את מלאכת התזמון לקשה יותר...
בסופו של דבר הוחלט שעיבודים בזמן אמת יפעלו במקביל (לדוגמה: סליקות אשראי, תעבורת דוא"ל, מסרונים, מסמכי מקור ועוד).
ואילו כל פעולות האופטימיזציה, טיפול בתקלות ועיבודי מידע (לדוגמה: יצירת פקודות יומן אוטומטיות, סנכרון שערי מט"ח, סנכרון טבלאות מסים) יפעלו בטור כלומר בזו אחר זו החל משעה קבועה בכל לילה.
ברירת המחדל של הייפר היינה 01:00 בשעון המקומי (לפי הסניף שהוגדר כברירת מחדל לאוטומציה, ניתן לשנות את התזמון כפי שיוסבר בהמשך).
* על מנהל המערכת לוודא שאין התנגשות בין שעת הפעלת העיבוד היומי לבין מודולים אחרים, תוכנת הגיבוי וכו'...
* לאורך המדריך, בכל פעם שנשתמש בהגדרה "עיבוד יומי (טורי)" הכוונה תהיה לעיבוד היומי שתואר כאן בשעת ההפעלה שנקבעה לו.

רשימת תחומי האחריות של יישום השרת (Hyper Automation)

  • תעבורת דואר אלקטרוני: בין המודולים של הייפר לבין שרתי הדואר, לרבות שירותים נפוצים כגון GMAIL ו- office365.
    המודול מתייק אוטומטית את ההודעות בכל תיקי הלקוחות והספקים והפרויקטים שאנשי הקשר שלהם נכללים ברשימת הנמענים של ההודעה.
  • תעבורת מסרונים (SMS): החוצה וגם פנימה (באמצעות אנדרואיד) בין המודולים של הייפר לבין חברות הסלולאר וספקי API בעולם.
    המודול מתייק אוטומטית את ההודעות בכל תיקי הלקוחות והספקים והפרויקטים שאנשי הקשר שלהם נכללים ברשימת הנמענים של ההודעה (לפי 3 שדות הטלפון המובנים בכל רשומה).
  • הפקת מסמכי מקור: חשבוניות (גם זיכוי), קבלות, החזרים, הפקדה / משיכה של כסף. לרבות החתמה דיגיטלית של ה-PDF ושליחה בדוא"ל לנמענים.
  • שליחת תצהירים: שהופקו במודולים השונים של הייפר (שוב עם החתמה של ה-PDF על גבי השרת).
  • עיבוד מידע אוטומטי: הדרוש למודולים השונים של הייפר, לרבות איתור בעיות (שולח התראות למנהלי המערכת) ואופטימיזציה למסד הנתונים.
  • סליקת כרטיסי אשראי: בהתאם לחוקים בכל מדינה ולתקנות PCI DSS, סליקת כרטיסי האשראי מתבצעת בין שרת מאובטח של הייפר לבין שרתי ספקי הסליקה.
    ניתן לחבר ריבוי ספקים לאותו מסד נתונים והייפר תבצע אגרגציה ביניהם.

הגדרות התהליכים בצד השרת

מנהל מערכת בכיר, יכול לשלוט על ה-"תוכניות" בצד השרת באמצעות מסך הגדרות יחיד, ביישום הלקוח של הייפר (זה שמותקן בתחנות הקצה).
Field Name Description
Default Timezone by Agency Index בחירת סניף שיקנה הגדרות ברירת מחדל בכל פעם שה-"תוכניות" (הכוונה לתהליכי התוכנה השונים המופעלים בצד השרת) אינן מסוגלות לבצע החלטה וודאית.
כך למשל מהו איזור הזמן לתזמון המשימות וחתימת זמני ביצוע (שאינם ב-UTC).
Default Translation Language בחירת שפה ראשית עבור הפלטים של השרת, אלא אם הפלט מוגדר על פי רשומת לקוח או ספק (כמו בהפקת מסמכים).
Default Public Email Address תיבת הדואר הראשית שממנה ישלחו תכתובות, אלא אם הפלט מוגדר לפי סניף המשוייך אל הלקוח או הספק (לסניף צריכה להיות מוגדרת תיבה ציבורית אחרת).
Accept Leads without Names בקליטת לידים מדפי נחיתה, האם להסכים לקלוט ליד ללא שם, כלומר רק שדה מייל או טלפון...
Use Recent on GMAIL בקריאת דוא"ל מחשבונות gmail, האם להשתמש במנגנון Recent שמאפשר סנכרון על 60 ימי הפעילות האחרונים, גם בדואר נכנס וגם ביוצא.
Delete Retrieved EMail Messages האם לאפשר מחיקת מיילים, על פי ההגדרות בתיבות עצמן. ברירת המחדל לשדה הוא "Yes" ואז ההחלטה תלוייה בהגדרה של כל תיבה בהייפר.
עם זאת, ניתן למנוע באופן גורף מחיקה של מיילים בכל התיבות, תוך התעלמות מוחלטת מההגדרות של התיבות בהייפר.
ההגדרה הזאת נועדה לשימושים במקרים חריגים של בחינת תקלות ושלבי הטמעה ראשוניים.
Digital Signature Thumbprint בהטמעת חתימה דיגיטאלית על גבי השרת, יש להעתיק לכאן את החותמת שלו (כך הייפר משייכת חתימה למסד נתונים).
ניתן להשתמש באותה החתימה למספר מסדי נתונים שונים, בתנאי שאין מניעה חוקית לעשות זאת.
הייפר תסנן אוטומטית רווחים ותווים מיותרים לאחר ביצוע Copy-Paste לשדה והעברת הפוקוס מהשדה למקום אחר...
X.509 Certificate is installed and valid until בהטמעת חתימה דיגיטאלית על גבי השרת, יש להזין כאן את תוקף החתימה - פחות חודש.
לקראת מועד התפוגה של החתימה, הייפר תתחיל לתזכר את המשתמשים לגבי החלפתה.
Identify Owner Accounts
New Client Dup-Check by
When an Exist client try to register again
TP Module: Create P&L journal entries האם ליצור פקודות יומן אוטומטיות על פי נתוני המסחר בפלטפורמות המחוברות להייפר.
TP Module: Create Tax Deduction journal entries האם ליצור פקודות יומן אוטומטיות בגין ניכוי מס במקור ? ועד איזו רמה להגיע ?
הייפר יכולה להגיע עד לשליחת הוראות חיוב וזיכוי לחשבונות המסחר.
TP Module: Tax Deduction Trigger האם מודול הנ.מ.ב. יופעל באופן אוטומטי ? ואם כן, אז האם באופן יומי או חודשי ?
TP Module: Produce Statements האם להפיק תצהירים למשקיעים באופן אוטומטי ? ואם כן, אז באיזה תזמון ?
TP Module: Statements Features במידה והייפר מפיקה תצהירים למשקיעים, בשדה זה ניתן לבחור אפשרויות שונות בנוגע לתוכן התצהירים:
  • Journal Entries - האם להדפיס פרק עם פקודות היומן בתקופת הדיווח.
  • Tax Detailing - האם להדפיס פרק פירוט נ.מ.ב. חודשי מצטבר (מתחילת שנת המס).
  • "Test Drive" - האם לבצע ניסיון הפקת תצהירים, ללא שליחה אמיתית ללקוחות וללא שמירה במסד הנתונים.
    האפשרות הזאת מתאימה לשלבי הטמעה, שינוי טקסטים ובחינת תקלות.
  • Show Credit Line - האם להדפיס את מסגרת האשראי בחשבון. במדינות רבות הרגולטור אוסר לתת מסגרת אשראי ועל כן ניתן לשלוט על ההדפסה.
  • TP Balance Commands - האם להדפיס את הפעולות הכספיות בחשבון בתקופת הדיווח.
TP Module: Custom Hour of Daily process (UTC) באיזו שעה לבצע את הפעולות הקשורות ב- Trading Platforms ?
מדובר בעיבוד טורי של פקודות היומן, אח"כ המיסוי (כשצריך) ואח"כ הפקת התצהירים.
יש לשים לב שהעיבוד אינו מתנגש עם העיבוד הלילי של שאר המודולים כפי שיוגדר בשדה הבא (יש לרווח לפחות שעה בין התהליכים).
שעת העיבוד חייבת להיות לפחות חצי שעה לאחר ה-Mark to Market האחרון בשרתי המסחר !
CRM & ERP: Custom Hour of Daily process (UTC) מאפשר למנהל המערכת לשנות את השעה בה הייפר מבצעת את העיבודים היומיים שלה. בארגון עם כמויות מידע גדולות, עיבוד הלילה יכול לארוך עד 3 שעות !
Daily Statement Production
Fortnightly Statement Production
Monthly Statement Production