תצהירים/מכתבים אוטומטיים

לשונית זו מרכזת עבור המשתמש, את כלל התצהירים, המכתבים האוטומטיים והמסמכים הממוחשבים המופקים במערכת. כמו כן, כלי זה משמש חברות המשתמשות במערכת המסחר לשליחת מסמכים הנוגעים לפעילות הלקוחות. כאשר לארגון יש מערכת שליחת תצהירים/מסמכים אוטומטיים ללקוחות, המערכת מציגה בטבלה את ריכוז המסמכים שנשלחו, את פרטי שליחת המסמך והערות הנוגעות למסמך זה.

על פי המחוקק, יש לשמור תיעוד של מסמכים אלקטרוניים לתקופה של שבע שנים. לפיכך, טבלה זו משמשת לבקרה, תיעוד ומעקב אחר מסמכים אלו.

הטבלה מציגה עבור כל אחד מהמסמכים את פרטי המידע הבאים:

שדה הסבר
מועד יצירה מועד יצירת המסמך בתוכנת הייפר.
סטאטוס בשדה זה מוצג סטאטוס שליחת ההודעה.
אישור שליחה מהשרת מועד קבלת אישור מהשרת על שליחת התצהיר / מכתב.
כתובת הדוא"ל שאליה נשלח המקור הנמען אליו נשלח מסמך המקור מהמערכת.

כל שורה בטבלה מציינת תיעוד מסמך שנשלח ללקוח. בחירה בשורה ולחיצה על לחצן הצג את תוכן הקובץ, תפתח את הקובץ לצפייה. באמצעות תוכנות ייעודיות, המתאימות לסוג הקובץ (כדוגמת PDF) ניתן לצפות במסמך ובפרטיו, הכוללים את החתימה הדיגיטאלית של הארגון המשתמש בתוכנה.

תצהירים / מכתבים אוטומטיים