דואר שנשלח

הודעות שנשלחו מופיעות בטבלת "דואר שנשלח" ומציגות את פרטי הנמען, מועד אישור השליחה ושם התיבה השולחת.

תיבת הדואר היוצא מציגה את כלל ההודעות שנשלחו מ-90 הימים האחרונים.

כלי הדוא"ל של תוכנת הייפר מוצגים בלשונית "ראשי" בעמוד הבית. מסך זה מחולק לשלושה אזורים:

  • בחירת תצוגת דוא"ל ויצירת הודעות חדשות.
  • טבלת הודעות הדוא"ל. למעבר לסעיף זה לחץ כאן.
  • לחצני פעולה להודעות הדוא"ל. למעבר לסעיף זה לחץ כאן.
בהמשך עמוד זה יוסברו כלים ואזורים אלה.

בחירת תצוגת דוא"ל ויצירת הודעות חדשות

צדו הימני של המסך, מאפשר בחירה בתצוגת תיבת דואר נכנס / תיבת דואר שנשלח / טיוטות. כמו כן מציג את אפשרויות שליחת דוא"ל חדש, חיפוש דוא"ל, שליחת דוא"ל לרשימת תפוצה, שליחת מסרון SMS ועיצוב חתימה אישית.

לחצני פעולה

דוא"ל חדש יצירת הודעה חדשה. למידע נוסף אודות יצירת הודעת דוא"ל חדשה לחץ כאן.
חיפוש דואר אלקטרוני אשף חיפוש ההודעות.
שימוש בלחצן "חיפוש דואר אלקטרוני" יציג את ההודעות שעולות מתוצאות החיפוש. על מנת לחזור לתצוגת הודעות מלאה יש לבטל את מצב החיפוש על ידי לחיצה חוזרת על לחצן "חיפוש דואר אלקטרוני" ולחיצה על לחצן "ביטול".
SMS חדש שליחת מסרונים למכשירים ניידים.
מנהל מערכת, להסבר כיצד להגדיר את מערכת ה- SMS לחץ כאן.
שליחת דוא"ל לרשימת תפוצה שליחת הודעות לנמענים מרובים למטרות שיווק, פרסום וכו'.
חתימה אישית בדוא"ל עיצוב חתימה אישית למשתמש.

טבלת הודעות הדוא"ל

בטבלה במרכז המסך, מוצגות הודעות הדוא"ל שנשלחו ופרטיהן. מתחת לטבלה זו, יוצג תוכן ההודעה המסומנת. תצוגת ההודעות הינה בהתאם לתיבה הנבחרת:

  • דואר נכנס – הודעות הדוא"ל הנכנסות.
  • דואר שנשלח – הודעות הדוא"ל שנשלחו על ידי המשתמש.
  • טיוטות – הודעות לפני שליחה שנשמרו כטיוטות באופן יזום.
שים לב -
המערכת מציגה בתיבות הדואר הנכנס והדואר שנשלח, הודעות מ90 הימים האחרונים.
הודעות מלפני יותר מ90 ימים יישלחו באופן אוטומטי לארכיון וניתנות לצפייה באמצעות כלי "חיפוש דואר אלקטרוני".

בכל שורת הודעה, מוצגים פרטיה באופן הבא:

שדה הסבר
מאת / נשלח אל בשדה זה מוצג שם השולח/הנמען (בהתאם לתיבת הדוא"ל - דואר נכנס/דואר שנשלח). סטאטוס ההודעות הנכנסות יסומן באופן הבא:
  • - הודעה חדשה. הסמל יעלם לאחר פתיחת ההודעה או לאחר סימונה למשך מספר שניות.
  • - סימון כהודעה חשובה. יבוצע על ידי לחיצה על אזור הסמל.
  • - דואר זבל. הודעה שהוגדרה כספאם על ידי המערכת. ראה הערות לגבי אפשרות זו בעמוד מנהל המערכת.

ניתן לקבוע ולהוריד סימון הודעה על ידי הקלקה על הסמל או לחילופין על ידי לחיצה על ההודעה עם הלחצן הימני של העכבר ובחירה בסימון הרצוי.

נושא בשדה זה מוצג נושא ההודעה. כאשר נמצאים בתיבת הדואר הנכנס, ניתן לערוך את שדה זה, לנוחיות המשתמש. לצד כותרת ההודעה, יופיעו הסמלים הבאים:
  • תיוק באופן אוטומטי - משמעות סמל זה הינו שיוכה של ההודעה באופן אוטומטי על ידי השרת לכרטיס לקוח ו/או ספק ו/או פרויקט. לפרטים נוספים אודות תיוק דואר, לחץ כאן.
  • מסמכים מצורפים - להודעה זו צורפו מסמכים. למידע נוסף על טיפול במסמכים מצורפים לחץ כאן.

נושא ההודעה ניתן לעריכה על ידי לחיצה כפולה על שורת הנושא וישמר רק בתיבת הדואר הנכנס. (כותרת הנושא המקורית תישמר ברשומות ובתיוקים).

התקבל ב / אישור שליחה מהשרת מועד קבלת / שליחת ההודעה.
גודל גודל ההודעה והמסמכים המצורפים.

ניתן להוסיף שדות נוספים לממשק ההודעות באמצעות לחצן העכבר הימני ובחירה ב"עצב את השדות במסך".

לחצני פעולה להודעות הדוא"ל

צדו השמאלי של המסך מציג את אפשרויות הפעולה השונות עבור הודעות מסומנות. פעולות אלה זמינות גם בראש החלון, בפתיחת כל הודעת דוא"ל.

השב לשלוח בלבד כתיבת מענה לשולח ההודעה המסומנת
השב לכל המכותבים כתיבת מענה לכל המכותבים בהודעה המסומנת
העבר הלאה העברת ההתכתבות המלאה לנמענים נבחרים. ניתן לבצע פעולה זו על בחירה מרובה של הודעות המסומנות בתיבת הבחירה.
הדפסה הדפסת ההודעה הנבחרת. המערכת תפתח תצוגה מקדימה טרם ההדפסה.
אפשרויות מתקדמות פתיחת ההודעה הנבחרת. לחצני הפעולה יוצגו בראש ההודעה.
צור משימה חדשה פותח חלון בחירה בו ניתן לבחור האם לצור מההודעה הנבחרת משימה או קריאת שירות חדשה. בבחירת אחת מהאפשרויות תוכן הדוא"ל מועתק לתוך:
  • משימות - שדה כותרת/נושא
  • משימות - שדה נושא/תלונה
הצג פרטים שנמחקו סימון תיבת הבחירה "הצג פריטים שנמחקו" בצדו השמאלי של המסך, תציג את כלל ההודעות שנמחקו. כל עוד התיבה מסומנת, תוצגנה אך ורק הודעות שנמחקו. על מנת לחזור לתצוגת הודעות רגילה, יש לבטל את הסימון בתיבת הבחירה.
מחק מחיקת ההודעות המסומנות ושליחתן לסל המחזור (ארכיון).
אפשרויות נוספות לחצן זה פותח שלוש אפשרויות נוספות:
  • הצג קבצים מצורפים חבויים (מגוף ההודעה) – הצגת קבצים אשר נמצאים בגוף ההודעה. קבצים אלו יתווספו לרשימת הקבצים המצורפים.
  • שמור קובץ eml. מקורי לדיסק – שמירת ההודעה כקובץ eml.לדיסק המקומי.
  • העתק קוד מקור של גוף ההודעה למחסנית – העתקת קוד המקור של גוף ההודעה להדבקה.
העתק את כתובת הדוא"ל למחסנית (Clipboard) העתקת כתובת הדוא"ל להדבקה.
שמור איש קשר הוספת השולח לרשימת אנשי הקשר.
שולח ההודעה אינו זבלן - הוסף אותו לרשימה הלבנה ביטול תיוג השולח כדואר זבל על ידי תוכנת הייפר. דואר יתוייג כדואר זבל לאחר בדיקת מערכת הייפר ויועבר לתיבת "פריטים שנמחקו", בהתאם להרשאות המשתמש כפי שהוגר בשדה "מסנן ספאם ע"פ מאגרי הייפר".
מנהל המערכת - לפרטים נוספים אודות הגדרה זו לחץ כאן.

מסמכים מצורפים

מסמכים המצורפים להודעת דוא"ל, ניתנים לפתיחה ושמירה באופן הבא:
  • לחיצה על , תפתח תפריט המאפשר את פתיחת הקבצים על ידי לחיצה על , או שמירתם על ידי לחיצה על צלמית .
  • לשונית מסמכים מצורפים - לאחר פתיחת ההודעה על ידי לחיצה כפולה עליה, תופיעה בחלון ההודעה לשונית "מסמכים מצורפים" (לצד לשונית "גוף ההודעה". בלשונית זו יופיעו הקבצים המצורפים להודעה ובאמצעות סימונם ניתן לשמור אותם או לפתוח על ידי לחיצה על .
  • טיפול בקבצים חבויים (מצורפים לגוף ההודעה) - קבצים המצורפים לגוף ההודעה, ניתנים לפתיחה ושמירה על ידי לחיצה על לחצן "אפשרויות נוספות" הנמצא בראש העמוד. בתפריט הפעולות שנפתח, יש לבחור ב הצג קבצים מצורפים חבויים. פעולה זו תוסיף את קבצים אלו לרשימת הקבצים המצורפים ותאפשר את שמירתם ופתיחתם.

תיוק דואר

תיוק דואר הינו שיוכה של ההודעה באופן אוטומטי על ידי השרת לכרטיס לקוח ו/או ספק ו/או פרויקט. השיוך מבוצע על פי כתובות הדוא"ל של הכרטיסים הראשיים, אנשי הקשר בתוכם ועל פי שם הדומיין הקיים בשדה אתר הבית.

דואר אשר תויק אוטומטית יסומן ב . לחיצה על אייקון זה תעביר את המשתמש ישירות לכרטיס הלקוח / ספק. מערכת התיוק האוטומטית פועלת על טבלאות הלקוחות, הספקים ואנשי הקשר שבאחסון הארכיון, לרבות החלפת סטאטוס מ"חדש" ל-"מעקב". שים לב - כאשר מתקבלת הודעת BCC אשר נשלחה לתיבות נוספות בארגון, ההודעה לא תתוייק, מכיוון שמדובר בעותק חבוי. ההודעה תתוייק רק אצל מכותבי ההודעה הרגילים.

תיוק ידני

התוכנה מאפשרת תיוק באופן ידני להודעות שלא תויקו אוטומטית באופן הבא:

  1.  לחיצה כפולה על ההודעה.
  2.  לחיצה על לחצן תייק ידנית במערכת הנמצא בסרגל הלחצנים בראש העמוד.
  3.  בחלון חיפוש לקוח / ספק / פרוייקט / פגישה שייפתח יש למצוא את איש הקשר המבוקש.
  4.  לאחר בחירת איש הקשר יקפוץ חלון בקשת אישור – "שולח ההודעה אינו רשום ברשימת אנשי הקשר של הייפר. האם ברצונך לאחסן אותו?"
    אישור ההודעה יכניס את כתובת האימייל לאנשי הקשר של הלקוח / ספק הנבחר, כאיש קשר חדש.
  5.  במקרה בו לא עודכנה כתובת דוא"ל ראשית ללקוח / ספק, יקפוץ חלון בקשת אישור נוסף: "שדה הדוא"ל הראשי ריק, האם למרות זאת ליצור איש קשר חדש?" בחירה ב"לא" – תעתיק את הכתובת לשדה הראשי. בחירה ב"כן" תיצור איש קשר חדש.

ביטול תיוק ידני

על מנת לבטל תיוק, יש להכנס לכרטיס הלקוח / הספק, ללשונית מגעים והתקשרויות ולמחוק את הודעת הדוא"ל שתויקה בלשונית EMail. לאחר מכן יש למחוק את איש הקשר החדש, במידה ונוצר.

חיפוש דואר אלקטרוני

לחיצה על לחצן זה, תפתח את חלון "חפש דואר נכנס". החיפוש מתאפשר לפי הקריטריונים בשדות הבאים:

חיפוש דואר אלקטרוני

    שדה הסבר
    חפש טקסט בנושא ובגוף ההודעה חיפוש לפי טקסט המופיע בנושא או בגוף ההודעה
    מאת שם השולח / כתובת הדוא"ל.
    קבצים מצורפים סימון האם ישנם קבצים מצורפים להודעת הדואר הרצויה
    חלק משם הקובץ או הסיומת מאפשר מציאת הודעה על פי כתיבה של חלק משם הקובץ או על פי הסיומת. יש לבחור "כן" בשדה קבצים מצורפים.
    תיבת דואר בחירת תיבת הדואר אליה נשלחה ההודעה
    חפש ב בחירה מרשימה בין טבלאות ההווה / פריטים שנמחקו / הכל.
    על פי דגל סימון בחירה מרשימה: הכל / ללא סימון / מדוגל / לא נקרא.
שים לב - חיפוש הודעה לפי הקריטריונים המבוקשים, מבוצע עבור תיבת הדוא"ל המסומנת בלבד (נכנס / נשלח). על מנת לצאת ממצב חיפוש פעיל (לחצן "חיפוש דואר אלקטרוני" צבוע בסגול), יש להכנס בשנית לחלון החיפוש בתיבת הדואר בה בוצע החיפוש (דואר נכנס / יוצא) וללחוץ על לחצן "ביטול".

מחיקת דוא"ל

על מנת למחוק הודעת דוא"ל יש לסמן "V" בתיבת הסימון של ההודעה המבוקשת. לאחר הסימון יהפוך לחצן "מחק" בצדו השמאלי של המסך לזמין.

לחיצה על "מחק" תעביר את ההודעות המסומנות לסל המחזור.

במבט על "דואר שנשלח", לחצן "מחק את כל ההודעות" ימחק את כלל ההודעות בתיבה.

את רשימת ההודעות שנמחקו ניתן לראות על ידי סימון "הצג פריטים שנמחקו" בצדו השמאלי של המסך. כל עוד הסימון פעיל, תוצג אך ורק טבלת הפריטים שנמחקו

שים לב:
  • כל הפריטים שנמחקו ישמרו בארכיון וניתנים לשליפה ושחזור בכל עת.
  • דואר זבל (SPAM) ייכנס באופן אוטומטי לסל המחזור. לפרטים נוספים אודות מסנן הספאם, ראה הערות למנהל המערכת בהמשך עמוד זה.
  • בטבלת פריטים שנמחקו יוצגו הודעות משלושת החודשים האחרונים בלבד.
  • לא מתאפשרת מחיקה של הפריטים מסל המחזור.

שחזור הודעות שנמחקו

  • ניתן לשחזר הודעות מסל המחזור על ידי סימון ההודעות המבוקשות בתיבת הבחירה ולחיצה על לחצן שחזר בצדו השמאלי של המסך. ההודעה תוחזר לתיבת הדואר ממנה נמחקה.
  • ניתן לשחזר הודעות ספאם ולהעבירן לתיבת הדואר הנכנס מבלי לשנות את תיוגן כספאם .
מנהל מערכת

פרוטוקול הדוא"ל

תוכנת האוטומציה היושבת בשרת, לצד מסד הנתונים, היא התוכנה ששולחת ומקבלת דוא"ל. האוטומציה מקבלת דוא"ל בפרוטוקול POP3 בפורט 110 ושולחת בפרוטוקול SMTP בפורט 25, כמו כן אינה שולחת את הדוא"ל באופן מוצפן מכיוון שהדבר מבוצע משרת הנתונים ולא ממחשב המשתמש.

למרות כל הכתוב לעיל, הגדרות הדוא"ל מול תיבות Gmail מבוצעות בפרוטוקול POP3 בפורט 995 וב- SMTP בפורט 465 והדוא"ל נשלח מוצפן ב- (SSL).

שליחה בתפוצה - בניגוד לשיטת העבודה הרגילה, שליחת התפוצה מתבצעת מהמחשב המקומי שמצבע רק את שליחת התפוצה. יש לוודא שלאותו מחשב ישנה היכולת לעבוד מול שרת הדוא"ל בפורט 25.

הגדרת סינון דואר זבל (SPAM)

מנהל המערכת יכול להגדיר האם תוכנת ההייפר תבצע סינון דואר נכנס. הסינון יבוצע על ידי בדיקת כתובת הדוא"ל / דומיין של השולח והשוואתם לנתונים במאגרי המידע של המערכת. במידה ולא נמצאת התאמה, תוכנס ההודעה ל"פריטים שנמחקו". את הגדרת הסינון יש לבצע באופן הבא:
  1.  כניסה לכרטיס העובד
  2.  כניסה ללשונית הרשאות
  3.  בשדה "מסנן ספאם על פי מאגרי הייפר", יש לבחור ב Simple White List.

הגדרת תיבות דוא"ל

ישנם שני סוגי תיבות דוא"ל הניתנים להגדרה בהייפר: תיבת דוא"ל אישית / תיבת דוא"ל ציבורית.

תיבת דוא"ל רגילה (אישית):

לאחר הקמת תיבת מייל בשרת, יש להגדיר את פרטי התיבה בכרטיס המשתמש בהייפר. על מנת לעשות זאת, יש להכנס למודול "ניהול עובדים / משתמשים", לבחור את העובד הרצוי ולהכנס ללשונית ההרשאות. כעת , יש למלא בחלקו התחתון של המסך את השדות הבאים:

שדה הסבר
Email Type מגדיר כיצד תעבוד התיבה:
  • POP3/EMSTP - הגדרת התיבה כשולחת ומקבלת דוא"ל.
  • POP3 Only - אך ורק מקבלת דוא"ל.
  • ESMTP Only - אך ורק שולחת דוא"ל.
Email Address כתובת הדוא"ל שתשלח את ההודעות ושאליה ישיב הנמען.
Email Server במקרים בהם השרת השולח הינו אותו השרת המקבל, יש להגדיר רק את ה - Email Server (שם הדומיין הינו ה URL של השרת). דוגמא: mail.domain_name
במקרים בהם השרת הדואר היוצא שונה משרת הדואר הנכנס, ב Email Server נכניס רק את שרת הדואר הנכנס (שרת הPOP) ובשדה Send Through Anonymous SMTP, נגדיר את שרת הדואר היוצא, ה - SMTP.
Send through Anonymous SMTP / Different ESMTP כאן יוגדר שרת הדואר היוצא במקרים בהם שרת הדואר היוצא שונה משרת הדואר הנכנס.
EMail Username שם המשתמש להתחברות לתיבה, על מנ תשהאוטומציה תוכל להתחבר לתוכה.
EMail Password סיסמה
Delete Messages from POP3 מכיוון שהייפר מושכת אליה את הודעות הדוא"ל משרת המיילים ומאחסנת כל הודעה בנפרד, בשדה זה מוגדר להייפר מתי למחוק את ההודעות מהשרת (לא בהייפר), דהיינו כמה זמן להשאיר עותק בשרת. במידה ומנהל המערכת מעוניין שהודעות הדוא"ל לא ימחקו כלל מהשרת, יש ליצור עמנו קשר.
מסנן ספאם ע"פ מאגרי הייפר מערכת הייפר מבצעת סינון להודעות הדוא"ל הנכנס על פי השוואת המוען לנתונים במאגרים. במידה והמערכת לא מוצאת התאמה, תסומן ההודעה כ"ספאם".
שליחה דרך חשבונות SSL (חשבון GMAIL) בשרת הדואר הנכנס והדואר היוצא, יש להוסיף לאחר שם הדומיין את מספר הפורט ולאחר מכן SSL בסוגריים. דוגמא:
  • pop.gmail.com:995(ssl)
  • smtp.gmail.com:465(ssl)

תיבת דוא"ל ציבורית:

ברגע שנכנסת הודעת דוא"ל לתיבה ציבורית, היא תופיע אצל כל הנמענים בתיבה. כאשר הודעה זו תימחק על ידי אחד מהמשתמשים, היא תמחק גם אצל כל יתר המשתמשים המורשים לתיבה. המלצתנו הינה להיעזר בתיבות ציבוריות במערכות קריאות השירות והמשימות על מנת להכניס את ההודעה לטיפול בתוך המערכת וכך לשמור על מעקב אחריה.

ההגדרה מתבצעת בתוך יסודות המערכת, בענף Public Mail Boxes. יש להוסיף שורה באמצעות קליק ימני. בשורה החדשה נגדיר את השדות באופן הבא:

שדה הסבר
כינוי התיבה (כמו שם המשתמש) זהו שם התיבה כפי שירשם אצל הנמען ב"מאת". במקרים בהם הוגדר שם בחברה, המערכת תוסיף אותו לכינוי.
התר גישה למשתמשים השייכים לקבוצות מגדיר אילו משתמשים יוכלו לשלוח ולקבל דרך התיבה, ע"פ הקבוצות בארגון אליה משתייכים. אם אף אחד משדות "התר גישה למשתמשים" לא יוגדר, התיבה תחשף לכלל המשתמשים בארגון.
התר גישה למשתמשים ע"פ שמם מגדיר אילו משתמשים יהיו שותפים בתיבה ע"פ שמם. אם אף אחד משדות "התר גישה למשתמשים" לא יוגדר, התיבה תחשף לכלל המשתמשים בארגון.
העתק הודעות למשתמשים מכיוון שהודעה שנמחקת על ידי אחד המשתמשים, תמחק בפני כל יתר המשתמשים ולעיתים מעוניינים חלק מבעלי התפקידים שההודעות ישמרו אצלם לצורך מעקב, ניתן לשים את כתובת הדוא"ל של בעל התפקיד, כך שיקבל את ההודעה לתיבת הדואר האישית שלו. לאותו משתמש אין אינדיקציה לכך שההודעה שהתקבלה, הועברה מהתיבה הציבורית.

בחינת תקינות הגדרת חשבון דוא"ל

ניתן לבצע בדיקה לתקינות חשבון הדוא"ל באמצעות לחצן בחן חשבון דוא"ל. לחצן זה מייצר נסיון התחברות לתיבת הדוא"ל ברמת הדואר היוצא והנכנס לבדיקת תקינותם. למידע נוסף לחץ כאן.