הרשאות

מערכת הייפר מאפשרת למנהל המערכת ולהנהלת החברה להגדיר הרשאות באופן פרטני לכל עובד. ישנה חשיבות רבה להגדרת ההרשאות עבור עובדים ולפיכך יש לשים לב ולוודא שההרשאות הניתנות לעובדים תואמות את אופי תפקידו ואת נהלי ותקנות הארגון. לשונית זו זמינה אך ורק עבור משתמשי הייפר.

הרשאות

לשונית זו מחולקת לשלושה חלקים:

  • בחלקו העליון של המסך ישנם שדות ההרשאות עבור השימוש בהייפר וההתנהגות מול כליו השונים. הסבר על שדות ההרשאות בסעיף הבא בעמוד הדרכה זה.
  • Email Account - הגדרת תיבת הדוא"ל של המשתמש. למעבר לסעיף זה לחץ כאן.
  • Extended Authorization Rules - הגדרות פרטניות של הרשאות גישה ליומנים ודוא"ל של משתמשים מסויימים. למעבר לסעיף זה לחץ כאן.

הרשאות שימוש בהייפר

השדות באזור זה משמשים להגדרת הרשאות המשתמש בהייפר. בהתאם להגדרות התפקיד של העובד ולנהלי הארגון, יש להעניק הרשאות למשתמש. בשדות הבאים, נגדיר את מסגרת הפעילות של המשתמש באזורים השונים בתוכנה ואת זמינותן של פונקציות שונות עבורו. הגדרות אלה ניתנות לשינוי ועריכה בכל עת.

שדה הסבר
שם משתמש בהייפר (פנימי) שם זה יופיע בכניסה למערכת הייפר ובמגוון הפעולות שהמשתמש יעשה במערכת. לאחר פתיחת הכרטיס, אך ורק מנהל מערכת או משתמש בעל הרשאה מתאימה יכול לשנות את ערך שדה זה, באמצעות לחצן "החלף שם משתמש", הנמצא בתחתית העמוד.
דגימת כרטיס מגנטי לזיהוי כרטיס זה משמש לזיהוי העובד, כאשר מבוצעת פעילות בקופה.
קבוצות הרשאה לשדה זה חשיבות רבה, שכן על פי קבוצה ההרשאה מערכת הייפר תאפשר ותמנע ממשתמש פעולות במערכת. המערכת תציג או תסתיר לשוניות ולחצני פעולה מסויימים בהתאם לקבוצת ההרשאה אליה משוייך העובד. לכל משתמש ניתן לבחור רק קבוצת הרשאה אחת. באם המשתמש ייחודי מבחינת הגדרת ההרשאות, יש לבנות עבורו קבוצת הרשאות משלו. יש לבחור את קבוצת ההרשאה מתוך רשימת הקבוצות הנפתחת בשדה זה (והוגדרו בלשונית קבוצות הרשאה).
רשימת כתובות IP שמהן מותר למשתמש להתחבר למערכת באם מעוניינים להגביל את הכניסה מרחוק של המשתמש למערכת, ניתן לקבוע כתובות IP קבועות שרק מהן תתאפשר הכניסה. כאשר שדה זה ריק, אין הגבלת כניסה מרחוק.
אפשר התחברות רק בזמן משמרת שדה דו ערכי. כאשר בוחרים "כן", כניסת המשתמש למערכת תתאפשר רק בשעות המשמרת המוגדרות שלו (כפי שהוגדר בלשונית תנאי העסקה בכרטיס העובד). כאשר בוחרים "לא" המשתמש רשאי להתחבר למערכת בכל שעות היום.
סגור את הייפר בהיעדר שימוש בשדה זה ניתן להגדיר לאחר כמה זמן תיסגר התוכנה אוטומטית, בהיעדר שימוש. אם לא מעוניינים בסגירה אוטומטית יש לבחור ברשימה באפשרות "ללא סגירה אוטומטית".
מופיע בעץ המשתמשים / עובדים שדה דו ערכי. כאשר בוחרים "לא", לא ניתן יהיה לבחור את המשתמש בדיאלוג בחירת משתמשים באזורים השונים בתוכנה ולא יופיע ברשימות שונות של המשתמשים. כאשר בוחרים "כן" יהיה ניתן לבחור את המשתמש מתוך אזורי הבחירה השונים במערכת הייפר.
אפשר למשתמש להעתיק החוצה נתונים באופן חופשי שדה דו ערכי. כאשר בוחרים "לא" למשתמש לא תהיה אפשרות לייצא דוחות ותוצאות שאילתות לקובץ CSV. שים לב - לשדה זה חשיבות רבה שכן בחלק מהארגונים ישנם דוחות ופלטי שאילתות ממחלקות מסויימות שישנה חשיבות רבה לשמירה על סודיותם. יש לאפשר ייצוא דוחות על ידי עובדים בהתאם לנהלי הארגון.
מורשה לערוך את יסודות (הגדרות) המערכת לשדה זה שלושה ערכים הקובעים האם המשתמש יכול לבצע שינויים מהותיים במערכת הייפר, להיכנס כמנהל מערכת (אדמיניסטרטור) ולשנות מיקומים והגדרות של שדות. אין לאשר הרשאה זו לאדם שלא עבר הדרכה מלאה על מערכת הייפר ברמת אדמיניסטרטור.
  • לא (משתמש רגיל) - בחירה באפשרות זו, לא תאפשר למשתמש גישה לביצוע שינויים בהגדרות המערכת.
  • כן (מנהל ראשי) - בחירה באפשרות זו, המיועדת למנהל מערכת (אדמיניסטרטור), תאפשר למשתמש לבצע את כלל העדכונים והשינויים הניתנים לביצוע במערכת.
  • קשרי לקוחות בלבד - המשתמש יכול לבצע שינויים רק בלקוחות אך לא יכול לשנות את יסודות המערכת. זוהי הרשאה של מנהל משנה אשר אינה מאפשרת הוספת והגדרת שדות ו DB, אינה מאפשרת שינויים בהגדרת חשבונות הנח"ש וביצעו שינויים ביסודות המערכת הנוגעים להגדרות התוכנה והארגון.
אפשר למשתמש למשוך כסף מעבר ליתרת החשבון הגדר האם למשתמש זה ניתן למשוך כסף מחשבון, מעבר ליתרת החשבון (יצירת יתרה שלילית).
שים לב - יש לתת הרשאה זו לבעלי סמכות מתאימים בלבד!
הרשאת חיפוש לקוחות /
הרשאת כניסה לתיקי לקוחות
בשדות אלה, ניתן להגדיר את מידת החשיפה של המשתמש לתיקי הלקוחות.
  • Not at all - אין הרשאה עבור אף לקוח או ליד במערכת.
  • Leads + Clients of all agencies - הרשאת גישה לכל הלידים והלקוחות במערכת.
  • Leads + Clients of his agencies - הרשאת גישה לכל הלידים והלקוחות המשוייכים לסניף העובד בלבד.
  • Leads of all agencies - הרשאת גישה לכל הלידים במערכת.
  • Clients of all agencies - הרשאת גישה לכל הלקוחות במערכת.
  • Leads of his agencies - הרשאת גישה לכל הלידים במערכת המשוייכים לסניף העובד בלבד.
  • Clients of his agencies - הרשאת גישה לכל הלקוחות במערכת המשוייכים לסניף העובד בלבד.
  • Assigned Leads + Clients of all agencies - הרשאת גישה לכלל הלקוחות אך ללידים המשוייכים לאותו העובד בלבד.
  • Assigned Leads + Clients of his agencies - הרשאת גישה לכלל הלקוחות המשוייכים לסניף העובד אך ללידים המשוייכים לאותו העובד בלבד.
  • Assigned Leads + Assigned Clients - הרשאת גישה אך ורק ללקוחות וללידים המשוייכים לעובד.
  • Assigned Leads - הרשאת גישה ללידים בלבד המשוייכים לעובד.
  • שים לב - ניתן להגדיר הרשאה שונה למשתמש עבור כל אחד משדות אלה, כך שמשתמש יוכל לדוגמא להיחשף ללקוחות בעת החיפוש אך לא יוכל להיכנס לתיקי לקוחות אלה.
הרשאת חיפוש ספקים /
הרשאת כניסה לתיקי ספקים
בשדות אלה, ניתן להגדיר את מידת החשיפה של המשתמש לתיקי הספקים.
  • Not at all - אין הרשאה עבור אף ספק או מתווך.
  • Middlemen + Suppliers - הרשאת גישה לכל הספקים והמתווכים במערכת.
  • Only Middlemen - הרשאת גישה למתווכים בלבד.
  • Only Suppliers - הרשאת גישה לספקים במערכת.
  • Assigned Middlemen + Assigned Suppliers - הרשאת גישה לספקים ומתווכים המשוייכים למשתמש בלבד. כאשר בכרטיס ספק או מתווך לא קיים שיוך לעובד, אזי לכל העובדים בהרשאה זו גישה לספק/מתווך.
  • Only Middlemen of his agency - הרשאת גישה למתווכים המשוייכים לסניף העובד בלבד.
  • Only Suppliers of his agency - הרשאת גישה לספקים המשוייכים לסניף העובד בלבד.
  • Middlemen + Suppliers of his agency - הרשאת גישה לכלל המתווכים והספקים המשוייכים לסניף העובד בלבד.
  • שים לב - ניתן להגדיר הרשאה שונה למשתמש עבור כל אחד משדות אלה, כך שמשתמש יוכל לדוגמא להיחשף לספקים או מתווכים בעת החיפוש אך לא יוכל להיכנס לכרטיסיהם.
הרשאת גישה ליומנים של אחרים בשדה זה יש להגדיר את סוג ההרשאה של המשתמש להיכנס ליומנם של משתמשים אחרים.
  • Not At All - אין כלל הרשאת גישה ליומנם של משתמשים אחרים.
  • Read + Edit all agencies - הרשאת קריאה ועריכה לכל היומנים בארגון.
  • Read all agencies + Edit his agency - הרשאת קריאה לכל היומנים בארגון והרשאת עריכה ביומני הסניף של המשתמש בלבד.
  • Read + Edit his agency - הרשאת קריאה ועריכה ליומני סניף המשתמש בלבד.
  • Read all agencies - הרשאת קריאה לכל היומנים בארגון.
  • Read his agency - הרשאת קריאה לכל היומנים בסניף המשתמש בלבד.
  • Read + Edit his department - הרשאת קריאה ועריכה של יומני מחלקת המשתמש בלבד.
  • Read all agencies + Edit his department - הרשאת קריאה של יומני כל הארגון והרשאת עריכה של יומני מחלקת המשתמש בלבד.
  • Read his department - הרשאת קריאה של יומני מחלקת המשתמש בלבד.
  • שים לב - ניתן לעקוף הגדרה זו בטבלת Extended Authorization Rules.
חסום גישה ליומן המשתמש בלבד כברירת מחדל שדה דו ערכי הקובע האם למשתמש יש גישה ליומן של עצמו. באם בוחרים "כן", למשתמש לא תהיה אפשרות לראות ולהשתמש ביומנו. באם בוחרים "לא" למשתמש יש הרשאות מלאות על היומן של עצמו. שים לב פעולה זו רלוונטית לרוב במקרים כדוגמת עובד הנמצא בהתרעת פיטורין ומעוניינים למנוע ממנו כל גישה למערכת היומנים של הארגון.
הרשאת צפייה בדוא"ל של אחרים בשדה זה יש להגדיר את סוג ההרשאה של המשתמש לצפות בדוא"ל של משתמשים אחרים.
  • Not At All - לא יכול כלל לצפות בדוא"לים שאינם שלו.
  • Read emails of all agencies - יכול לצפות בדוא"ל של כל העובדים בארגון.
  • Read email of his agency - יכול לצפות בדוא"ל של משתמשי הסניף שלו בלבד.
  • Read emails of his department - יכול לצפות בדוא"ל של משתמשי המחלקה שלו בלבד.
  • שים לב - ניתן לעקוף הגדרה זו בטבלת Extended Authorization Rules.
חסום גישה לדוא"ל המשתמש בלבד כברירת מחדל שדה דו ערכי הקובע האם למשתמש יש גישה לדוא"ל של עצמו. באם בוחרים "כן", למשתמש לא תהיה אפשרות לראות ולהשתמש בדוא"ל. באם בוחרים "לא" למשתמש יש הרשאות מלאות על הדוא"ל של עצמו. שים לב פעולה זו רלוונטית לרוב במקרים כדוגמת עובד הנמצא בהתרעת פיטורין ומעוניינים למנוע ממנו כל גישה למערכת הדוא"ל של הארגון.

EMail Account

בחלק זה, יש להגדיר את חיבור תיבת הדוא"ל החיצונית או הפנימית של המשתמש לשרת. כמו כן, כאשר נעשה שימוש בתיבת דוא"ל בשרת חיצוני לשרת הייפר, יש להגדיר את פרטי התיבה באזור זה. להלן שדות הגדרת חשבון הדוא"ל של המשתמש:

שדה הסבר
Email Type מגדיר כיצד תעבוד התיבה:
  • Internal@mail - מייל פנימי בלבד. המשתמש אינו יכול לשלוח ולקבל הודעות מחוץ למערכת ההייפר ומחוץ לארגון. תיבה זו נוצרת באופן אוטומטי לכל משתמש בארגון, ושליחת הודעה למשתמש מתאפשרת על ידי בחירתו מרשימת העמיתים לעבודה בחלון הוספת הנמענים להודעת דוא"ל. עבור משתמשים אלו, אין צורך בהגדרת שדות נוספים פרט לשדה זה. העובד יקבל רק הודעות פנים ארגוניות ויוכל לשלוח הודעות לאנשים בתוך הארגון, אלא אם יש לעובד הרשאה גם לתיבת דוא"ל ציבורית. מידע על תיבת דוא"ל ציבורית ניתן למצוא בעמוד זה.
  • POP3/ESMTP - הגדרת התיבה כשולחת ומקבלת דוא"ל.
  • POP3 Only - אך ורק מקבלת דוא"ל.
  • ESMTP Only - אך ורק שולחת דוא"ל.
Email Address כתובת הדוא"ל שתשלח את ההודעות ושאליה ישיב הנמען. זוהי כתובת תיבת הדוא"ל שתירשם גם בשדה Email Username.
Email Server במקרים בהם שרת הדוא"ל החיצוני השולח הינו אותו השרת המקבל, יש להגדיר רק את ה - Email Server (שם הדומיין הינו ה URL של השרת). דוגמא: mail.domain_name
במקרים בהם שרת הדואר היוצא שונה משרת הדואר הנכנס, ב Email Server נכניס רק את שרת הדואר הנכנס (שרת הPOP) ובשדה Send Through Anonymous SMTP, נגדיר את שרת הדואר היוצא, ה - SMTP.
Send through Anonymous SMTP / Different ESMTP בשדה זה יוגדר שרת הדואר היוצא, במקרים בהם שרת הדואר היוצא שונה משרת הדואר הנכנס.
EMail Username שם המשתמש להתחברות לתיבת הדוא"ל החיצונית שנרשמה בשדה Email Address, על מנת שהאוטומציה תוכל להתחבר אליה.
EMail Password סיסמת המשתמש להתחברות לתיבת הדוא"ל החיצונית.
Delete Messages from POP3 מכיוון שהייפר מושכת אליה את הודעות הדוא"ל משרת המיילים ומאחסנת כל הודעה בנפרד, בשדה זה מוגדר להייפר מתי למחוק את ההודעות מהשרת (לא בהייפר), דהיינו כמה זמן להשאיר עותק בשרת. במידה ומנהל המערכת מעוניין שהודעות הדוא"ל לא ימחקו כלל מהשרת, יש ליצור עמנו קשר.
מסנן ספאם ע"פ מאגרי הייפר בשדה זה יש לבחור האם המערכת תבצע סינון "דואר זבל". המערכת תאשר הודעות מכתובות דוא"ל המעודכנות בשדות "תיבת דואר אלקטרוני" בכרטיסי הייפר (לקוחות, ספקים, פרוייקטים), באנשי קשר פרטיים וכתובות שסומנו בעבר על ידי המשתמש כמאושרות. מערכת הייפר מבצעת סינון להודעות הדוא"ל הנכנס על פי השוואת המוען לנתונים במאגרים. במידה והמערכת לא מוצאת התאמה, תסומן ההודעה כ"ספאם".
כמות שגיאות בגישה לתיבת הדוא"ל מונה את כמות השגיאות שזוהו בעת ההתקשרות לתיבת הדוא"ל.

שים לב - כאשר מפסיקים העסקת עובד ובמידה ולא מבצעים את הסרתו מהמערכת באמצעות אשף הסרת עובד, יש לבצע את הפעולות הבאות על מנת להימנע מהמשך פעילות תיבת הדוא"ל:

  • יש לשנות את הגדרת שדה Email Type ל - Internal Mail.
  • יש לאפס את ערך השדה Send through Anonymous SMTP / Different ESMTP.

שליחה דרך חשבונות ssl (חשבון Gmail)

בשרת הדואר הנכנס והדואר היוצא, יש להוסיף לאחר שם הדומיין את מספר הפורט ולאחר מכן ssl בסוגריים. פרוטוקול קבלת הדואר (POP3) משתמש בדרך כלל בפורט 995 ופרוטוקול שליחת הדוא"ל (ESMTP) משתמש בדרך כלל בפורט 465. דוגמא:

  • pop.domain.com:995(ssl)
  • smtp.domain.com:465(ssl)

כמו כן, ישנו פרוטוקול ESMTP המתחיל שיחה באופן לא מוצפן ועובר לאחר מכן להצפנה בהסכמה. זהו פרוטוקול exp המשתמש בדרך כלל בפורט 587. במקרה זה יש לכתוב בסוגריים exp. התקשרות זו מקובלת בפעולת שליחת דוא"ל ואינה מקובלת בפעולת קריאת דוא"ל מהשרת. דוגמא:

  • domain:587(exp)

עבור שירותי הדוא"ל הנפוצים (Gmail, Office), בוצעה במערכת הייפר פעולת preset, כך שעל מנת להגדירם מספיק לעדכן בשדה שרת הדואר (Email Server) את פרטי השרת באופן הבא:

  • Gmail.com
  • Office365.com

לקוחות העובדים עם שירות דוא"ל גדול אחר, מוזמנים ליצור קשר עם שירות הלקוחות של SYE בבקשה להכניס את שירות זה כ Preset.

Extended Authorization Rules

בטבלה זו ניתן להגדיר הגדרות פרטניות של הרשאות גישה ליומנים ודוא"ל של משתמשים מסויימים. בדרך כלל נעשה שימוש בטבלה זו עבור תיבות דוא"ל ויומנים של מנהלים בארגון או על מנת לאפשר באופן חריג גישה ליומנים ודוא"ל החסומים לגישת משתמשים אחרים.

שדה הסבר
הגדרה מול המשתמש לחיצה על שדה זה, תפתח את דיאלוג בחירת משתמשים. יש לבחור את המשתמש עבורו מעוניינים לעדכן את ההגדרה. שים לב - ניתן לבצע בחירת משתמשים מרובה על ידי לחיצה על כותרת הטבלה (מסומנת בצבע אדום).
גישה ליומן ישנן שלוש אפשרויות לבחירה:
  • Blocked - חסימת גישה.
  • Read Only - הרשאה לקריאה בלבד.
  • Read + Edit - הרשאה לקריאה ועריכה.
גישה לדוא"ל ישנן שתי אפשרויות לבחירה:
  • Blocked - חסימת גישה.
  • Read Only - הרשאה לקריאה בלבד.

לחצני פעולה

בתחתית העמוד ישנם ארבעה לחצני פעולה:
חתימה אישית בדוא"ל בחלון שייפתח ניתן לבנות את החתימה האישית עבור המשתמש. ההודעות היוצאות של המשתמש יכללו את חתימה זו בסופן. למידע נוסף אודות חתימה אישית לחץ כאן.
אפס סיסמה בלחיצה על לחצן זה, יפתח חלון בו ניתן לעדכן את הסיסמה החדשה.
החלף שם משתמש כאשר מעוניינים לשנות או לעדכן את שמו של משתמש בהייפר, מבצעת המערכת פעולת סריקה מלאה של כל התוכנה ומשנה את שם המשתמש הפנימי לשם המשתמש החדש. בלחיצה על לחצן זה נפתח חלון שבו יש לרשום את שם המשתמש המעודכן. שים לב - מכיוון שהמערכת עוברת על כל הטבלאות בהייפר ומעדכנת את השם החדש, ייתכן שהתהליך יארך מספר דקות.
בחן חשבון דוא"ל לחצן זה שימושי בארגונים המשתמשים במערכת דוא"ל המקושרת לשרת הדוא"ל של הייפר. לאחר בניית הדוא"ל בכרטיס העובד ובשרת המייל, לחיצה על לחצן זה תבצע בחינת שליחה וקבלה של הודעות מהתיבה החדשה. תוצאות בחינה זו יוצגו בחלון חדש "Test EMail Account". למידע אודות חלון זה, לחץ כאן.
מנהל המערכת

פענוח הודעות דוא"ל הכוללות קובץ מסוג winmail.dat

הודעות דוא"ל הנשלחות מתוכנת Microsoft Outlook, נשלחות בפורמט טקסט עשיר, בקידוד TNEF. מערכת הייפר מאפשרת פענוח הודעות מעין אלה והצגת תוכנן למשתמש. פענוח ההודעה מבוצע בצד השרת, מיד כאשר מתקבלת הודעת דוא"ל המכילה קובץ winmail.dat. המערכת מזהה את הקובץ בשרת בעת קבלת ההודעה ומצרפת אותו אל תוכן ההודעה באופן הבא:

  • נושא ההודעה: אם ההודעה המקורית אינה מכילה נושא, יילקח הנושא מקובץ ה winmail ויוצג בהודעה.
  • גוף ההודעה: אם ההודעה עצמה אינה מכילה תוכן בגוף ההודעה, גוף ההודעה יילקח מקובץ ה winmail.
    אם ההודעה המקורית מכילה מעל 20 תוים, יבוצע מיזוג של 2 ההודעות: ראשית תופיע ההודעה המקורית, לאחריה תבוצע ירידת שורה ויוצג תוכן ההודעה מקובץ הwinmail.
  • קבצים מצורפים: קבצים שצורפו בקובץ winmail.dat, יצורפו לסוף ההודעה.

הודעות דוא"ל המתקבלות בפורמט זה, נשמרות במערכת הייפר בגרסה המפוענחת בלבד ולאחר שבוצע מיזוג התוכן. כמו כן, פרטי השולחים והמקבלים נשמרים רק מההודעה המקורית ולא מקובץ ה winmail.dat. הקידוד של הייפר הינו תמיד בסטנדרטים הבאים: UTF8, Base64.