יצירת עובד חדש / משתמש חדש / משאב ציבורי

אשף יצירת עובד חדש / משתמש חדש / משאב ציבורי, הינו הכלי בתוכנת הייפר המאפשר את יצירת כרטיס עובד / משתמש. כרטיס העובד מייצג את עובדי הארגון בתוכנה ומאפשר למחלקת משאבי אנוש לנהל את כוח האדם של החברה ואת משאביה. כלי זה מאפשר למנהלי משאבי האנוש ו/או הממונים על כוח האדם בחברה ועל משתמשי התוכנה, ליצור / להסיר / לערוך כרטיסי עובדים / משתמשים בהתאם לצורך. לפעולה זו מספר שלבים:

  1. בחירת הישות להוספה
  2. פרטי העובד / משתמש / משאב
  3. הגדרת שם משתמש, סיסמה והרשאות / מתן שם משתמש פנימי

בחירת ישות

הייפר מאפשרת יצירת 3 סוגי "ישות" לצורך ניהולם בתוכנה.

בחירת ישות

במסך זה, יש לבחור את הישות הרצויה:

  • עובד ומשתמש הייפר - ישות זו, הינה עובד בחברה המקבל הרשאה לשימוש בתוכנת הייפר. לעובד זה יווצר כרטיס עובד וינתנו שם משתמש וסיסמה עבור שימוש בתוכנה.
  • רק עובד בארגון (שאינו נכנס להייפר) - את ישות זו יש ליצור כאשר מדובר בעובד חברה שאינו מיועד להשתמש בתוכנת הייפר. לעובד זה יווצר כרטיס עובד בלבד. בהתאם לצורך, ניתן בהמשך ליצור משתמש עבור עובד זה.
  • משאב ציבורי (מקרן, חדרי ישיבות וכו') - ישות זו משמשת את הארגון כאשר יש צורך בניהול משאב מסוים (שאינו עובד) בחלק מכלי התוכנה כדוגמת יומן הצוות.

להמשך התהליך, לחץ על המשך.

פרטי העובד / משתמש / משאב

לאחר בחירת הישות להוספה, יש לעדכן את פרטי העובד / משאב הבסיסיים, את תפקידם ולשייכם לסניף ולמחלקה המתאימים.

פרטי העובד / המשאב

פרטי הזיהוי המסומנים בכוכב הינם שדות חובה. להמשך התהליך, לחץ על המשך. ביצירת משאב, יופיעו אך ורק שדות שם המשאב ושיוכו לסניף ומחלקה. לאחר מכן יתבקש המשתמש לאשר את שמו של המשאב, כפי שיוצג בהייפר. בזאת יסתיים תהליך יצירת המשאב.

הגדרת שם משתמש, סיסמה והרשאות

שדות חלון זה משתנים בהתאם לסוג הישות. כאשר מדובר בעובד משתמש הייפר, יש להגדיר עבורו את הרשאות השימוש בתוכנה כפי שנראה בדוגמא הבאה.

פרטי העובד / המשאב

עבור משתמש הייפר נגדיר בחלון זה את השדות הבאים, הכוללים מספר הרשאות עיקריות בהייפר:

שדה הסבר
קבוצת הרשאה מרשימת קבוצות ההרשאה יש לשייך את המשתמש לקבוצה הרלוונטית. לאחר שיוכו יצורף לחברי קבוצה זו בלשונית קבוצות הרשאה.
קובץ תרגום הממשק בשדה זה יש לבחור את שפת הממשק עבור משתמש זה. ניתן לקבוע שפה שונה למשתמשים שונים.
שם משתמש בהייפר (פנימי) שהו שם המשתמש לצורך כניסה למערכת. כברירת מחדל יורכב שם המשתמש מצירוף שם המשפחה והשם הפרטי שהוגדרו בחלון הקודם.
סיסמא להתחברות סיסמת ההתחברות למערכת של המשתמש.
מורשה לערוך את יסודות (הגדרות) המערכת הרשאה זו מאפשרת למשתמש לערוך ולהגדיר את יסודות המערכת. יש לתת את הרשאה זו למשתמשים המיועדים לשנות ולערוך הגדרות אלה, בהתאם לנהלי העבודה.
הרשאת גישה ליומנים של אחרים הרשאה זו מאפשרת צפייה ביומנים של עובדים אחרים בארגון. לרוב, משמשת הרשאה זו מנהלי צוותים לצורך צפייה בסדר יומם של חברי הצוות. לחילופין, ניתן לתת הרשאה זו לחברי הצוות עצמם לצרכי תיאום פעילות בין העובדים המחלקה.
אפשר למשתמש להעתיק החוצה נתונים באופן חופשי הרשאה זו מאפשרת העתקת נתונים מהתוכנה. במתן הרשאה זו יש להתחשב בעובדה שייתכן והמשתמש יהיה חשוף לנתונים עליהם מעוניין הארגון לשמור. לפיכך, יש לאשר הרשאה זו בהתאם לנהלים ולכללים הקבועים בארגון.
מופיע בעץ המשתמשים / עובדים האם עובד זה יופיע באזורי התוכנה השונים בעצי המשתמשים / עובדים. לחילופין, אם יבחר הערך "לא", משתמש זה יהיה נסתר ולא ניתן יהיה לסמנו או לבחור אותו באזורי התוכנה השונים.
הרשאת כניסה לתיקי לקוחות יש לבחור את מידת חשיפת המשתמש לתיקי הלקוחות וללידים, מתוך רשימת ההרשאות האפשריות.
הרשאת כניסה לתיקי ספקים יש לבחור את מידת חשיפת המשתמש לתיקי הספקים והמתווכים, מתוך רשימת ההרשאות האפשריות.
שים לב: ניתן לשנות את הגדרות אלה בהמשך מכרטיס הלקוח.

עבור ישות שאינה משתמשת הייפר, יש להגדיר בשלב זה אך ורק שם משתמש פנימי (לצרכי ייצוגו במערכת):

פרטי העובד / המשאב

לסיום, יש ללחוץ על לחצן המשך. חלון האשף יסגר ויוצג כרטיס העובד / משאב החדש. לפרטים אודות כרטיס עובד לחץ כאן.

מנהל המערכת

ארגון שדות בטבלאות

בתיאום עם מחלקת משאבי אנוש ו/או הממונה על ניהול כוח האדם בחברה, יש להגדיר את השדות הדרושים בכרטיס העובד. למידע נוסף אודות הוספת ועריכת שדות מידע לחץ כאן.

הגדרת שם המשתמש בהייפר

יש להגדיר את נראות שם המשתמש ביסודות המערכת, בענף Global & Basic Settings תחת שדה "שרשור שם עובד". בשדה זה ניתן להגדיר האם יופיע תואר לפני שם המשתמש (מר / גברת / ד"ר וכיוב') וכמו כן האם יוצג קודם השם הפרטי או שם המשפחה של המשתמש.