ניהול עובדים / משתמשים

תוכנת הייפר, כחלק מהיותה מערכת חוצת ארגון, מאפשרת את ניהול עובדי החברה ופעילותם. מודול זה מאפשר את ניהול משתמשי המערכת והרשאותיהם, בניית וניהול כרטיסי עובדים, הפקת דוחות נוכחות, סידור עבודה וקביעת קבוצות הרשאה. כל אלו מהווים בסיס לניהול פעילות העובדים בארגון ככלל ובתוכנת הייפר בפרט.

ניהול עובדים / משתמשים

מבוא

מודול ניהול עובדים / משתמשים הינו כלי המערכת ליצירת כרטיסי עובד והוספת משתמשים לתוכנה ומשמש לניהול פעילותם. מודול זה מחולק לארבע לשוניות:

  • כרטסת עובדים - ניהול כרטיסי העובדים בהייפר. למעבר לסעיף זה לחץ כאן.
  • דוח נוכחות. למעבר לסעיף זה לחץ כאן.
  • סידור עבודה. למעבר לסעיף זה לחץ כאן.
  • קבוצות הרשאה. למעבר לסעיף זה לחץ כאן.

השימוש בכלים ובפונקציות השונות במודול זה, מתאפשר בהתאם להרשאות המשתמש.

הגדרת עובדים ראשונית בהתקנת התוכנה

בתהליך התקנת התוכנה וביצוע הגדרות ראשוניות, יש תחילה להגדיר קבוצות הרשאה ולאחר מכן להגדיר את המשתמש הראשון עבור מנהל המערכת (admin). מכיוון שמשתמש זה הינו מנהל המערכת, יש להגדיר עבורו הרשאות שיאפרו לו גמישות פעולה בתוכנה בהתאם לצורכי ונהלי הארגון ומתוך הבנה שבאחריות משתמש זה לטפל בבעיות, הגדרות וביסודות המערכת בעתיד. את הרשאות אלה יש להגדיר בכרטיס העובד, בלשונית הרשאות.

כרטסת עובדים

לשונית זו הינה הלשונית הראשית במודול ניהול עובדים / משתמשים. מטרת לשונית זו הינה יצירת כרטיסי עובד, הגדרת משתמשים בהייפר וניהול כרטיסיהם.

בחלקה העליון של כרטסת העובדים נמצא כלי החיפוש. בשדה החיפוש ניתן לרשום את שמו של העובד במלואו או בחלקו. בחיפוש לפי ת.ז, יש למלא את מספר הזיהוי במדויק ובמלואו. לחיצה על לחצן חפש, תציג בטבלה את כל התוצאות העונות לערך החיפוש. כמו כן, ניתן להיעזר באשף החיפוש, על מנת לחפש עובדים ומשתמשים על פי קריטריונים או פרטים ממוקדים. למידע נוסף אודות בניית אשף חיפוש לחץ כאן.

במרכז העמוד מוצגת טבלה המרכזת את תוצאות החיפוש. עבור כל אחד מהעובדים המוצגים בטבלה מוצג מידע כללי הכולל את הסניף אליו משוייך, תפקידו בארגון, שם משתמש בהייפר וקבוצת הרשאה. ניתן לערוך את הטבלה ולהוסיף שדות בהתאם לצורך. לחיצה כפולה על שורת עובד תפתח את כרטיס העובד ותאפשר את עדכון הנתונים הבאים:

  • פרטים אישיים - עדכון ועריכת פרטים אישיים של העובד.
  • תנאי העסקה - עדכון תנאי ההעסקה של העובד, שעות עבודה, תוספות שכר וכו'.
  • הרשאות - הרשאות השימוש בתוכנת הייפר עבור העובד.
  • נוכחות - הצגת ועריכת דוח נוכחות עבור העובד בהתאם להרשאות.
  • עמלות - ריכוז עמלות העובד
  • יומן התחברות והתנתקות מהייפר - ריכוז כניסות ויציאות של העובד ממערכת הייפר.
  • שאילתת הרשאות משתמש - בלשונית זו מוצג ריכוז ההרשאות המיוחדות שניתנו למשתמש באזורי התוכנה השונים לשימוש בלחצנים ולשוניות / שדות / דוחות / מסננים.
למידע נוסף אודות כרטיס העובד והפעולות המתאפשרות בכרטיס לחץ כאן.

בתחתית העמוד יוצגו שדות מידע נוספים הנוגעים לעובד המסומן בטבלה. ניתן לערוך ולהוסיף שדות אלה בהתאם לצורך. למידע נוסף אודות הוספת ועריכת שדות מידע לחץ כאן.

לחצני פעולה

בראש העמוד ישנם לחצני פעולה נוספים:

בחן חשבון דוא"ל לחצן זה מאפשר את בדיקת תקינות חשבון הדוא"ל של המשתמשים. עבור המשתמש המסומן בטבלה, תבחן המערכת את תקינות חשבונות הדוא"ל הנכנס והיוצא. בחלון Test Email Account שייפתח, תוצג תוצאת הבדיקה של חשבונות הדואר היוצא והנכנס תחת השדות Receive Test Result ו- Sent Test Result בהתאמה. תקינות התיבות תסומן בצלמית . למידע נוסף אודות חלון זה, לחץ כאן.
צור חדש יצירת כרטיס עובד חדש. לפרטים נוספים הוספת עובד / משתמש לחץ כאן.
הסר לחצן זה יפתח את חלון "אשף הסרת עובד (משתמש)". בחלון זה יוצגו פרטי המשתמש ותתאפשר הסרתו. לפרטים נוספים אודות הסרת משתמש לחץ כאן.

דוח נוכחות

בלשונית זו ניתן להפיק דוח נוכחות עבור החודש הנבחר.

דוח נוכחות

בראש העמוד ישנם שדות סינון עבור פלט הדוח.

שדה הסבר
עבור חודש יש לבחור את החודש הרצוי עבור הדוח.
שייך לסניף יש לבחור את הסניף שעבורו מעוניינים להפיק את הדוח.
שם מלא אם מעוניינים להפיק דוח עבור עובד מסויים, יש לרשום את שמו המלא כפי שרשום במערכת ובמדויק. אם לא ירשם שם, יוצגו דוח הנוכחות של כלל העובדים, עבור החודש והסניף הנבחרים.
דוח סטטיסטי שנתי הדוח הסטטיסטי השנתי מציג את סיכום נתוני הדוחות החודשיים של העובד מתחילת שנה קלנדרית ועד ליום הפקת הדוח.
לאחר הזנת נתוני הסינון עבור הדוח יש ללחוץ על לחצן הפעל דוח (F5).

טבלת התוצאות

טבלת התוצאות משמשת את מחלקת מש"א או הממונה על כוח האדם בארגון, כדי לקבל מידע כללי על פעילות העובדים/משתמשים, ללא צורך להיכנס פרטנית לתוך כרטיס העובד/משתמש. עבור כל אחד מהעובדים יוצג בטבלה מידע הכולל את פרטי העובד, סה"כ שעות עבודה לפני/אחרי קיזוזים (כפי שעודכן בכרטיס העובד, בלשונית תנאי העסקה ובשדה "הפסקה יומית ללא תשלום - דקות לקיזוז"), שעות נוספות, ימי עבודה וימי חופשה / חג / מחלה. ניתן להוסיף ולהסיר שדות מטבלה זו בהתאם לצורכי המשתמש.

מתחת לטבלה ישנם שדות מידע נוספים עבור המשתמש המסומן בטבלה. ניתן להוסיף ולהסיר שדות מטבלה זו בהתאם לצורכי המשתמש.

הדפסת הדוח

על מנת להדפיס דוח נוכחות חודשי עבור עובד נבחר, יש לסמן את העובד בתיבת הסימון בשדה ת.ז. בטבלה. לאחר סימונו, לחצן הדפס דוח מפורט (F9) יהפוך לזמין בראש העמוד. לחיצה על לחצן זה תפתח תצוגה מקדימה של דוח נוכחות חודשי / דוח סטטיסטי שנתי (בהתאם לערך שנבחר בשדה "דוח סטטיסטי שנתי").

בחלון התצוגה המקדימה שנפתח ניתן להדפיס את הדוח, לשמור אותו במחשב המשתמש כקובץ PDF ולשלוח אותו כקובץ מצורף להודעת דוא"ל.

פלט הדוח

בפלט הדוח ישנן שלוש טבלאות:

  • פרטי העובד - בחלקו העליון של הפלט המודפס מופיעים פרטי העובד ותנאי ההעסקה מבחינת שעות נוספות.
  • תנועות חסרות - בטבלה זו מופיעים דיווחי נוכחות חסרים / חלקיים.
  • רשומות נוכחות - בטבלה זו מופיעים כל הדיווחים התקינים. המידע בטבלה זו כולל סיכום שעות לפני / לאחר קיזוז, סה"כ שעות בתעריפי 100%/150%/200%, ימי חופשה וימי מחלה. בסוף הטבלה ישנו שדה חתימה עבור העובד לשם אישור הדוח טרם העברתו לתשלום.

סידור עבודה

לשונית זו משמשת להדפסת סידור העבודה השבועי עבור סניף / מחלקה / קבוצת הרשאה.

1. בניית סידור עבודה
סידור עבודה

את סידור העבודה ניתן להדפיס בהתאם להגדרת הפרמטרים בשדות הבאים:

שדה הסבר
הדפס שמות באנגלית שדה דו-ערכי. שמות העובדים כפי שמעודכנים בשדות "שם משפחה באנגלית" ו-"שם פרטי באנגלית" יופיעו בסידור העבודה.
הדפס כותרות תפקיד מתוך כרטיס העובד, יילקח ערך שדה "כותרת תפקיד" של העובדים וירשם מתחת לשם העובד בסידור העבודה. לרוב נעשה שימוש באפשרות זו כאשר ישנם אחראי משמרת / ראשי צוותים וכו' במחלקה.
יום העבודה מתחיל בשעה מאיזו שעה מתחיל סידור העבודה ויום העבודה של הצוות.
מועד חילוף משמרת 1 במידה וישנן שתי משמרות ביום, יש להגדיר בשדה זה את שעת תחילת המשמרת השנייה וסיום המשמרת הראשונה.
מועד חילוף משמשרת 2 במידה וישנן שלוש משמרות ביום, יש להגדיר בשדה זה את שעת תחילת המשמרת השלישית וסיום המשמרת השנייה.
יום העבודה מסתיים בשעה באיזו שעה מסתיים סידור העבודה ויום העבודה של הצוות.
סידור עבודה לשבוע של בשדה זה יש לבחור את השבוע שעבורו יודפס סידור העבודה. ניתן לבחור כל יום מתוך אותו שבוע.
שייך לסניף / מחלקה / קבוצת הרשאה בשדות אלה ניתן לבחור סניף / מחלקה / קבוצת הרשאה שעבורם יופק הדוח.

לאחר בחירת הקריטריונים הרצויים, יש ללחוץ על לחצן הדפסה (F9). בחלון התצוגה המקדימה שיפתח ניתן להדפיס את הדוח, לשמור אותו במחשב המשתמש כקובץ PDF או לשלוח אותו כקובץ מצורף להודעת דוא"ל.

פלט סידור העבודה (תמונה 3.) מציג את שיבוץ העובדים בחלוקה לימים ולשעות תחילת המשמרות. בראש העמוד יופיע מועד סידור העבודה והסניף עבורו הופק. החלוקה למשמרות בהתאם לשעות יום העבודה (שדות "יום העבודה מתחיל בשעה" ו- "יום העבודה מסתיים בשעה") ובהתאם לשדות מועדי חילוף המשמרות (תחילת משמרת 1 הינה שעת תחילת יום העבודה). העובדים משובצים באופן אוטומטי בהתאם לשעות העבודה המוגדרות בכרטיס העובד (תמונה 2.) בלשונית תנאי העסקה.

2. שעות העבודה המוגדרות בתנאי העסקה בכרטיס העובד CRM With an Email System

3. פלט סידור העבודה
CRM With an Email System

קבוצות הרשאה

קבוצות הרשאה מאפשרות למנהל המערכת להגדיר מקבץ הרשאות עבור מחלקות / בעלי תפקידים / דרגים בארגון וכו'. באופן זה ניתן לתת למשתמשים אלה הרשאות באופן פשוט ומהיר על ידי שיוכם לאחת מהקבוצות שהוגדרו.

קבוצות הרשאה

בלשונית זו מתבצע ניהול קבוצות ההרשאות במערכת הייפר, יצירת קבוצות חדשות, עדכון קבוצות ומחיקתן. הלשונית מחולקת לשני חלקים, כאשר בצד אחד שם הקבוצה וצדו השני של המסך מחולק ללשוניות הבאות:

  • רשימת המשתמשים בקבוצה - לצד כותרת לשונית זו מופיעה כמות המשתמשים בקבוצה זו. הטבלה בלשונית זו תציג את פרטי המשתמשים המשוייכים לקבוצה.
  • לחצנים / לשוניות מותאמים אישית - לצד כותרת הלשונית מופיעה כמות הלחצנים/לשוניות עבורם ניתנה הרשאה לקבוצה זו. הטבלה בלשונית זו תציג את פרטי הלחצן והטבלה אליה משוייך.
  • שדות מותאמים אישית - לצד כותרת הלשונית מופיעה כמות השדות עבורם ניתנה הרשאה לקבוצה זו. הטבלה בלשונית זו תציג את פרטי המסנן ואת ההערות שנכתבו על ידי יוצרו.
  • מסננים - לצד כותרת לשונית זו מופיעה כמות המסננים עבורם ניתנה הרשאה לקבוצה זו. הטבלה בלשונית זו תציג את פרטי המשתמשים המשוייכים לקבוצה.
  • דוחות - לצד כותרת לשונית זו מופיעה כמות הדוחות עבורם ניתנה הרשאה לקבוצה זו. הטבלה בלשונית זו תציג את שם הדוח והערות שנכתבו על דוח זה.

לחצני פעולה

בתחתית העמוד ישנם לחצני הפעולה הבאים:
הדפס פרופיל לחצן זה מאפשר להדפיס את רשימת המשתמשים עבור קבוצת ההרשאות המסומנת ואת ההרשאות המוגדרות לקבוצה זו.
הוסף קבוצה יצירת קבוצת הרשאה חדשה.
שנה את שם הקבוצה שינוי שם הקבוצה הקיים.
הסר קבוצה מחיקת קבוצת הרשאה. שים לב - לא ניתן למחוק קבוצת הרשאה כאשר ישנם משתמשים רשומים בקבוצה זו.

הוספת הרשאות לקבוצה

תוכנת הייפר מאפשרת סינון משתמשים בחשיפה ללחצנים ולשוניות, שדות, מסננים ודוחות.

שים לב - הגדרת לחצנים / לשוניות, שדות, מסננים ודוחות כזמינים לקבוצות הרשאה נבחרות, מתאפשרת רק למשתמש שהוגדר כ"מורשה לערוך את יסודות (הגדרות) המערכת", בשדה זה בלשונית הרשאות, בכרטיס העובד.

על מנת ליצור סינון ולהעניק הרשאה לקבוצה, יש לבצע את הפעולות הבאות:

  1. צור בעמוד זה קבוצה חדשה באמצעות לחצן הוסף קבוצה, הנמצא בתחתית העמוד.
  2. בחלון "הוסף קבוצה" שיפתח, כתוב את שמה של הקבוצה בשדה חובה "שם הקבוצה". כמו כן, בשדה "העתק הגדרות מקבוצה אחרת" בחלון זה, ניתן לבחור קבוצה קיימת מרשימת הקבוצות וממנה יועתקו ההגדרות לקבוצה החדשה.
  3. כעת, ניתן לשייך לקבוצות אלה לחצנים/לשוניות, שדות ודוחות באופן הבא:

    הרשאות לחצן / לשונית

    על מנת להעניק הרשאה לשימוש בלחצן / לשונית, לחץ על הלחצן / לשונית המבוקשים עם לחצן העכבר הימני.

    קבוצות הרשאה ללחצנים ולשוניות

    בחלון "הרשאות לחצן / לשונית" שנפתח, ניתן לבחור בשדה "אפשר גישה לקבוצות" את הקבוצות להן מעוניינים לתת הרשאה. מרשימת הקבוצות בשדה זה ניתן לסמן יותר מקבוצה אחת. באותו אופן, ניתן לתת הרשאה למשתמשים נבחרים בשדה "אפשר גישה למשתמשים".

    אפשר גישה לשדות

    על מנת להגביל גישה לשדות מסויימים ולתת הרשאה לצפייה ו/או עריכה לקבוצות או משתמשים נבחרים, לחץ על השדה המבוקש עם לחצן העכבר הימני ומתוך תפריט הפעולות שיפתח בחר באפשרות הגדר את מאפייני השדות, שדות רזרביים והרשאות.

    קבוצות הרשאה לשדות

    בלשונית הרשאות בחלון זה, ניתן לבחור קבוצות / משתמשים שלהם מעוניינים לתת הרשאה. ישנם שני סוגי הרשאות:

    • Visible to Groups / Users - בשדות אלה ניתן לבחור את הקבוצות / משתמשים שעבורם שדה זה יהיה זמין לצפייה בלבד.
    • Editable to Groups / Users - בשדות אלה ניתן לבחור את הקבוצות / משתמשים שעבורם בלבד שדה זה יהיה זמין לעריכה. עבור משתמשים אלה, הרשאת הצפייה ניתנת באופן אוטומטי על ידי התוכנה.
    בלחיצה על כל אחד משדות אלה, תפתח רשימת הקבוצות / משתמשים ממנה ניתן לבחור את הקבוצות והמשתמשים הרצויים. לסיום, לחץ על שמור הגדרות.

    אפשר גישה למסננים

    על מנת להגביל גישה למסננים ולאפשרה לקבוצות נבחרות, יש להיכנס לעריכת המסנן. בשדה "התר גישה למשתמשים השייכים לקבוצות" ניתן לבחור מתוך רשימה את קבוצת ההרשאה הרצויה. כמו כן, בשדה "התר גישה למשתמשים ע"פ שמם" ניתן לבחור מתוך דיאלוג בחירת המשתמשים שיפתח, את המשתמשים להם מעוניינים לתת הרשאה לדוח זה. לסיום, יש לשמור את השינויים בהגדרות המסנן.

    אפשר גישה לדוחות

    הגבלת גישה לדוחות נוגעת ללשונית "דוחות ורשימות". לשונית זו מרכזת דוחות מובנים של מערכת הCRM ודוחות מותאמים אישית. על מנת לאפשר גישה לדוחות לקבוצות או משתמשים נבחרים, יש לבחור בדוח מרשימת דוחות מותאמים אישית וללחוץ על לחצן ערוך את מבנה הדוח.

    קבוצות הרשאה לדוחות

    בשדה "התר גישה למשתמשים השייכים לקבוצות" ניתן לבחור מתוך רשימה את קבוצת ההרשאה הרצויה. כמו כן, בשדה "התר גישה למשתמשים ע"פ שמם" ניתן לבחור מתוך דיאלוג בחירת המשתמשים שיפתח, את המשתמשים להם מעוניינים לתת הרשאה לדוח זה. לסיום, לחץ על שמור הגדרות.

    עבור דוחות CRM מובנים (קשיחים), יש להגדיר את קבוצות ההרשאה, כפי שנעשה ללחצנים ולשוניות.