מידע נוסף

כמערכת יעילה ומכוונת משתמש, הייפר מאפשרת להוסיף פונקציות בהתאם לצרכי המשתמש ודרישות הארגון. לשונית זו, יכולה להכיל מספר תתי לשוניות בעלות פונקציונאליות שונה ומותאמת לקוח. באזור זה ניתן לעקוב אחר שינויים בכרטיס הלקוח, לשמור מסמכים שנשלחו למשתמש, לצפות בריכוז לידים כפולים/פיקטיביים, להוסיף ולערוך לשוניות בהתאם לצרכי הארגון.

מידע נוסף

בלשונית זו ארבע תתי לשוניות מובנות:

  • Spare Fields - לשונית שדות רזרביים בה ניתן לערוך את השדות ולהוסיף שדות לפי צרכי הארגון. מידע נוסף אודות לשונית זו, בסעיף הבא.
  • תצהירים/מכתבים אוטומטיים - מסמכים אשר נשמרו על ידי מערכת שליחת המסמכים האוטומטית. למעבר לסעיף זה לחץ כאן.
  • יומן שינויים - ריכוז השינויים שבוצעו בכרטיס הלקוח. למעבר לסעיף זה לחץ כאן.
  • לידים כפולים / פיקטיביים - ריכוז הלידים הכפולים / הפיקטיביים שמצאה המערכת. למעבר לסעיף זה לחץ כאן.

Spare Fields

זוהי הלשונית הראשונה תחת "מידע נוסף". בלשונית זו ניתן להציג את מגוון הנתונים והמאפיינים של הלקוח לפי צרכי המשתמש.

spare fields

בארגונים בהם יושב איש המכירות מול לקוח כאשר מערכת הייפר פתוחה, ניתן להכניס ללשונית זו את כל השדות והמידע שהמשתמש לא מעוניין לחשוף בפני הלקוח בעת פתיחת כרטיסו. במקרים אלה, יש להנחות את נציגי המכירות לא להיכנס ללשונית זו בנוכחות הלקוח.

לפרטים נוספים אודות הגדרת / עריכת שדות, לחץ כאן.

תצהירים/מכתבים אוטומטיים

לשונית זו מרכזת עבור המשתמש, את כלל התצהירים, המכתבים האוטומטיים והמסמכים הממוחשבים המופקים במערכת. כמו כן, כלי זה משמש חברות המשתמשות במערכת המסחר לשליחת מסמכים הנוגעים לפעילות הלקוחות. כאשר לארגון יש מערכת שליחת תצהירים/מסמכים אוטומטיים ללקוחות, המערכת מציגה בטבלה את ריכוז המסמכים שנשלחו, את פרטי שליחת המסמך והערות הנוגעות למסמך זה.

על פי המחוקק, יש לשמור תיעוד של מסמכים אלקטרוניים לתקופה של שבע שנים. לפיכך, טבלה זו משמשת לבקרה, תיעוד ומעקב אחר מסמכים אלו.

הטבלה מציגה עבור כל אחד מהמסמכים את פרטי המידע הבאים:

שדה הסבר
מועד יצירה מועד יצירת המסמך בתוכנת הייפר.
סטאטוס בשדה זה מוצג סטאטוס שליחת ההודעה.
אישור שליחה מהשרת מועד קבלת אישור מהשרת על שליחת התצהיר / מכתב.
כתובת הדוא"ל שאליה נשלח המקור הנמען אליו נשלח מסמך המקור מהמערכת.

כל שורה בטבלה מציינת תיעוד מסמך שנשלח ללקוח. בחירה בשורה ולחיצה על לחצן הצג את תוכן הקובץ, תפתח את הקובץ לצפייה. באמצעות תוכנות ייעודיות, המתאימות לסוג הקובץ (כדוגמת PDF) ניתן לצפות במסמך ובפרטיו, הכוללים את החתימה הדיגיטאלית של הארגון המשתמש בתוכנה.

תצהירים / מכתבים אוטומטיים

יומן שינויים

בלשונית זו מוצגים כל השינויים שבוצעו בכרטיס הלקוח. שינויים אלה מתועדים באופן אוטומטי על ידי המערכת ואינם ניתנים למחיקה. רשומה חדשה תיווצר על כל שדה שעודכן על ידי המשתמש.

יומן שינויים

בטבלה זו יוצג מועד השינוי, פרטי המשתמש שביצע את השינויים, פרטי הטבלה אליה משוייך השדה, שם השדה, הערך הקודם והערך החדש. הטבלה מאפשרת למשתמש מעקב אחר שינויים שבוצעו במכוון או בטעות ובעצם כך מאפשרת מעקב נוח אחר פרטי הלקוח לצרכי ביקורת ומונעת כל אפשרות לשינוי פרטים ללא ידיעת מנהל תיק הלקוח או האחראי על הלקוחות.

בתחתית הטבלה ישנם שלושה לחצנים המאפשרים את ביצוע הפעולות הבאות:

מזג כרטיס לקוח אחר (עם כל המסמכים שלו) אל תוך הכרטיס הנוכחי מיזוג כרטיס לקוח אל הכרטיס הנוכחי. בחירה באפשרות זו תפתח חלון חיפוש לקוח. לאחר הבחירה בלקוח אותו מעוניינים למזג לכרטיס זה, תבקש המערכת את אישור המשתמש למיזוג הכרטיס. פעולה זו תמזג את כרטיס הלקוח, הרשומות והמסמכים אל תוך לקוח זה. פרטי הלקוח ישמרו בלשונית "אנשי קשר נוספים" ושם הלקוח שמוזג ימשיך להופיע בעמודי הפעילויות שביצע (כדוגמת הזמנות, חשבוניות וכו').
שכפל ככרטיס בן

פעולה זו תפתח כרטיס לקוח חדש (מספר לקוח חדש יינתן על ידי המערכת), אליו יועתקו פרטי לקוח זה.

שים לב - אך ורק פרטי ההתקשרות הראשיים של הלקוח ישוכפלו. לאחר ביצוע פעולה זו ייפתח מיידית הכרטיס החדש ככרטיס בן, הכולל את כל פרטי ההתקשרות של הכרטיס המקורי. כל יתר הפרטים לא מועתקים.

שכפל למסד נתונים אחר שכפול כרטיס הלקוח למסד נתונים אחר מתוך מסדי הנתונים הקיימים בארגון. לאחר הלחיצה על לחצן זה, ייתפח חלון לבחירת מסד הנתונים מתוך רשימת מסדי הנתונים הקיימים.

לידים כפולים/פיקטיביים

מערכת הייפר עוזרת למשתמשיה ליצור מאגר לקוחות אמיתי (מטוייב). המערכת בודקת את הלידים בעת קבלתם / שמירתם במערכת ומוודאת שאינם כפולים, באמצעות בחינת פרטי הליד, מספר הטלפון וכתובת הדוא"ל של הליד.

לידים כפולים / פיקטיביים

טבלה זו מציגה את הלידים הכפולים שהתקבלו ללקוח זה. לצפייה בכלל הלידים הכפולים / פיקטיביים שהתקבלו, עבור לעמוד "דוחות ורשימות" בתוכנה, ללשונית לידים כפולים / פיקטיביים. לידים כפולים הינם פרטי לקוחות שהתקבלו למערכת או נשמרו באופן ישיר על אף שפרטיהם זהים לפרטי לקוח זה. ניתן להציג מידע נוסף על הלידים בטבלה זו בשורת השדות הנמצאת מתחת לטבלה. ניתן להוסיף ולערוך שדות בשורה זו בהתאם לצרכי המשתמש.

טבלה זו משמשת את מנהלי השיווק והמכירות ואת מנהלי המערכת למדידת איכות הלידים. זהו עמוד לקבלת מידע בלבד, המהווה כלי חשוב לארגון בבדיקה ומעקב אחר שני המדדים הבאים:

  1. כמות הלידים ש"נפלו" בשלבי השיווק ויצירת הקשר הראשוני של הנציגים - אלו הלידים שהוכרזו כפיקטיביים על ידי נציגי החברה.
  2. יחס המרה - בחינת כמות הלידים שלא הומרו ממערכות חיצוניות אל תוך טבלת הלקוחות של החברה.
הלידים הכפולים/פיקטיביים נשמרים במאגר הלידים הכפולים בטבלת Bad Client Leads המפורטת בתחתית עמוד זה.

שחזור ומחיקת לידים

פעולות שחזור ומחיקת לידים מתאפשרות אך ורק מטבלת "לידים כפולים/פיקטיביים" בלשונית דוחות ורשימות. למידע נוסף לחץ כאן .

טבלאות רזרביות