סגירת מאזן שנתי (לאחר אישור רו"ח) והעברת הפקודות לארכיון.

המאזן השנתי הינו דוח כספי, המתאר את מצבה הפיננסי של ישות חשבונאית בסופו של היום האחרון בשנת הכספים. המאזן מציג את הנכסים של הישות החשבונאית, אל מול ההתחייבויות וההון העצמי, כאשר ההון העצמי מהווה את ההפרש בין ערך הנכסים לערך ההתחייבויות. למאזן חשיבות רבה בשיקוף מצבה הכלכלי של החברה, בפני בעלי החברה ובפני גורמים חיצוניים, והוא נבנה על פי עקרונות חשבונאיים מוסכמים, חוקים ותקנות. הדוח משמש לקבלת תמונת מצב של שווי הנכסים מול ההתחייבויות, השוואה מול תקופות קודמות, ביצוע ניתוחי ביצועים הסקת מסקנות ויעול. לאחר הכנתו של הדוח, על רואה חשבון חיצוני לבחון אותו כחלק מתהליך ביקורת, על מנת לוודא את אמינותו, נכונותו וכי עומד בתנאים ובעקרונות החשבונאיים המקובלים. המאזן השנתי, מוגש בסוף כל שנה תקציבית לרשויות המס, כחלק מביקורת הרשויות על פעילות ודיווחי היישות החשבונאית.

סגירת מאזן שנתי

מבוא

תוכנת הייפר מאפשרת לכל יישות חשבונאית לבצע את תהליך סגירת המאזן השנתי (לאחר אישור רו"ח) ומלווה את המשתמש לאורך התהליך, על פי השלבים הבאים:

  1. דוח לביקורת: פקודות שאינן מאוזנות.
  2. בצע התאמות אוטומטיות ותקן שבורות.
  3. סגירת מאזן שנתי (לאחר אישור רו"ח) והעברת הפקודות לארכיון.
  4. העברת הצהרת רווח והפסד למאזן.
לצורך הפקת מאזן תקין, יש לבצע את הפעולות הנ"ל, כמתואר להלן:

דוח לביקורת: פקודות שאינן מאוזנות

דוח זה מציג פקודות שאינן מאוזנות כתוצאה ממידע שגוי או חסר. הדוח מציג את פקודות יומן שבהן קיימת אחת או יותר מהבעיות הבאות:

  • בפקודה לא קיים איזון בין ערכי החובה והזכות.
  • מספר חשבון לא קיים. (לקוח / ספק / פרוייקט).
  • ערכי הפקודה הינם 0 או לחלופין שער ההמרה למטבע זר הינו חריג.
  • פקודות המרת מטבע זר לחשבון עם מטבע מקומי.
  • תאריך הרישום בספרים הינו לאחר חודש ינואר 2003, ושמועד העברת הכסף אינו פוחת מ 100 ימים.

עבור כל אחת מהבעיות הנ"ל, תוצג בדוח טבלה המרכזת את כלל הפקודות בהן נמצאו בעיות אלה. באם לא קיימות שגיאות, לא תוצג טבלה.

CRM With an Email System

טבלת פקודות לא מאוזנות

בטבלה זו מוצגות כלל פקודות היומן בתקופת הדוח שאינן מאוזנות. בכל שורה מוצגת פקודת יומן ופרטיה, הכוללים את מספר ותיאור הפקודה, תאריך רישום, סיווג מסמך מקור, אסמכתא, תאריך תזרים ואת ערכי הזכות והחובה בפקודה. כמו כן, מוצגת היתרה, המהווה את הפער הקיים בין הזכות והחובה ושבגינו הפקודה אינה מאוזנת.

Report Missing Accounts

טבלה זו מציגה פקודות יומן השייכות למספרי חשבונות שאינם קיימים. עבור כל פקודה המוצגת בטבלה זו, יוצגו פרטיה הכוללים תיאור, תאריך רישום, סיווג מסמך, אסמכתא, תאריך תזרים ואת פרטי החשבון החסר אליו משוייכת הפקודה.

Report Zero Amount OR Exceptional Exchange Rate

טבלה זו מציגה פקודות יומן בעלות ערך 0 או פקודות יומן בעלות שער המרה חריג.

Report of foreign currency transferred to a local currency account

טבלה זו מציגה פקודות המרת מטבע זר לחשבון עם מטבע מקומי. עבור כל פקודת המרה מוצגים תאריך הרישום, פרטי חשבון ההמרה הפנימי, הסכום שהומר, המטבע ושער ההמרה.

Check that BK Entry Date is beyond Jan 1st 2003 and Cash Flow Date is not less than 100 days

בטבלה זו יוצגו כלל פקודות היומן מתאריך הקודם לתחילת שנת 2003 ושמועד התזרים עבורן הינו יותר מ100 ימים מתאריך דיווח הפקודה.

בהתאם לשגיאות המוצגות בדוח זה, יש לטפל ולתקן את פקודות היומן, על מנת להגיע למצב של דוח שגיאות ריק.

בצע התאמות אוטומטיות ותקן שבורות

פעולה זו נועדה לביצוע פעולת התאמת פקודות יומן באופן אוטומטי, במידת האפשר. למידע נוסף אודות התאמת (איגוד) תנועות, ראה הסברים בעמוד ניהול חשבון. בעת הרצת הפעולה יוצג בפני המשתמש דוח המרכז את כלל פקודות היומן שאינן מאוגדות.

בצע התאמות אוטומטיות ותקן שבורות

בעת הבחירה בפעולה זו, תציג המערכת בקשת אישור לביצוע הפעולה. יש לאשר את הפעולה על מנת להציג את דוח התנועות שאינן מותאמות. שים לב - בשלב זה יוצג הדוח ולא תבוצע עדיין פעולת ההתאמה / תיקון.

הדוח מוצג באופן הבא:

  • תנועות מאוזנות - חשבון בעל תנועות מאוזנות אשר ניתן לאגד במלואן, יסומן ברקע ירוק.
  • איגוד תנועות שגוי (לא מאוזן) - חשבון בו ישנן תנועות המאוגדות באופן שגוי, יסומנו ברקע אדום.
  • תנועות שבורות - תנועות להן חסרות תנועות נגדיות לא יודגשו בצבע רקע.
בעמודת Balance יוצג הפער בין תנועות החובה והזכות. עבור תנועות מאוזנות שלהן ניתן לבצע איגוד, ישאר שדה זה ללא ערך.
בעמודת ToDo תוצג הפעולה המיועדת להתבצע על ידי המערכת:
  • Bundle All - עבור פקודות יומן הניתנות לאיגוד, יבוצע האיגוד על ידי המערכת.
  • Mark as Incomplete -
  • Reset -

בעת סגירת הדוח, תציג המערכת בקשת אישור לביצוע בפועל של הפעולות שנרשמו בעמודת ToDo עבור כל אחת מהתנועות בדוח. בקשת האישור לביצוע הפעולות תוצג פעמיים, על מנת לוודא שאכן המשתמש מעוניין לבצען. שים לב - פעולות אלה אינן הפיכות ועל כן יש לוודא כי אכן מעוניינים בביצוען האוטומטי על ידי המערכת.

לאחר ביצוע האישור יבוצעו פעולות האיגוד בהתאם לפעולה שנרשמה בעמודת ToDo. על מנת לבצע את סגירת המאזן באופן תקין, יש להגיע למצב שכלל פקודות היומן מאוגדות ובהרצת פעולה זו תוצג ההודעה: "לא נמצאו תוצאות".

העבר הצהרת רווח והפסד למאזן

פעולה זו נועדה לשם יצירת פקודת יומן עבור הצהרת הרווח וההפסד אל תוך המאזן. כברירת מחדל יוצג תאריך סוף השנה.

סגירת מאזן שנתי

לאחר אישור הפעולה, תיצור המערכת פקודת יומן.

סגירת מאזן שנתי (לאחר אישור רו"ח) והעברת הפקודות לארכיון

פעולה זו מבוצעת לאחר טיפול בפקודות שאינן מאוזנות, ביצוע התאמות חסרות לפקודות היומן ותיקון התאמות שבורות. סגירת המאזן מתבצעת למעשה רק לאחר שמתקיים איזון בחשבון החברה בין הנכסים לבין סך ההתחייבויות וההון העצמי.
שים לב - על רואה החשבון של החברה לוודא את תקינות הפרטים טרם ביצוע פעולה זו. לשם כך, יש להפיק עבור רואה החשבון דוח "הצהרת רווח והפסד" ו"דוח מאזן" לצורך בדיקתם.
בבחירה באפשרות זו, יפתח חלון המאפשר לבחור את שנת הדיווח הרצויה. יש לרשום את שנת הדיווח וללחוץ על אישור (F6).

סגירת מאזן שנתי

לאחר אישור הפעולה, תבקש המערכת אישור נוסף מהמשתמש על ביצוע סגירת המאזן השנתי לאחר אישור רואה חשבון והעברת הפקודות לארכיון עד ליום סוף השנה.
עם אישור הפעולה תיווצר במערכת פקודת יומן מורכבת, עבור כלל החשבונות:

סגירת מאזן שנתי

פקודת היומן שנוצרה תעודכן באופן אוטומטי עם הפרטים הבאים (הניתנים לעריכה):

שדה הסבר
תאריך רישום בשדה זה יירשם יום תחילת השנה העוקבת לשנה המדווחת.
תיאור בשדה זה יירשם "יתרת פתיחה" בצירוף שעת חצות של היום הראשון בשנה העוקבת לדוח.
סיווג מסמך מקור בשדה זה יש לבחור ב"סגירת מאזן שנתי".
תאריך תזרים (ערך) בשדה זה יירשם יום תחילת השנה העוקבת לדיווח.

לאחר פתיחתה, יש לאזן את פקודת היומן מול חשבון יתרות פנימי ייעודי לסגירת המאזן. את חשבון ניתן להגדיר כחשבון שנתי (שייפתח עבור כל שנה), כדוגמת חשבון "עודפות בשל סגירת מאזן שנתי 2015". לחלופין, ניתן להשתמש בחשבון יתרות קבוע כדוגמת חשבון "הפרשים רווח והפסד". את מטרת החשבון הפנימי יש להגדיר כ"כללי (שיערוך מטח מקובע)". פעולת האיזון מבוצעת באמצעות לחצן אזן בין הצדדים (F11), בתוך פקודת היומן. לסיום, לחץ על שמור (F6).

שים לב - לאחר ביצוע סגירת המאזן השנתי, כל פקודות היומן מועברות לארכיון ואינן ניתנות לצפייה מעמודי ניהול החשבון של חשבונות הייפר וממודול הנהלת החשבונות.