חשבונות פנימיים

באמצעות כלי זה ניתן לבנות ולנהל חשבונות פנימיים, לשימוש הנח"ש ולצרכי ניהול דוחות מאזן וחשבונות במערכת הייפר. באמצעות החשבונות הפנימיים ניתן לבצע מעקב אחר כל ההוצאות וההכנסות של העסק מול גורמים פנימיים (כדוגמת קופה קטנה), חיצוניים ומוסדיים (כדוגמת בנקים, נ.מ.ב, מע"מ וכו'), אשר אינם מוגדרים בכרטיסי לקוח וספקים. יש להגדיר באופן מדויק את החשבונות הפנימיים, על מנת שבבניית פקודות יומן אוטומטיות, הדוחות והמאזנים יהיו נכונים מבחינה חשבונאית.

חשבונות פנימיים

מבוא

לשונית זו מרכזת את כלל החשבונות הפנימיים של הארגון ומחולקת לשני אזורים:

  1. בטבלה בצדו הימני של המסך, מרוכזים כלל החשבונות הפנימיים של הארגון. פרטי חשבונות אלו ניתנים לעריכה (בהתאם להרשאות) וכמו כן החשבונות ניתנים לפתיחה לצרכי צפייה, מעקב וניהול. פעולות אלה מבוצעות באמצעות לחצני הפעולה, כפי שיוסבר בהמשך עמוד זה.
  2. בצדו השמאלי של המסך נמצא עץ החשבונות עבור מערכת הדוחות. בעץ זה מוצגים כלל החשבונות בחלוקה לפי הקטגוריות הבאות:
    • Profit & Loss Statements - הצהרות רווח והפסד.
    • Assets - נכסים.
    • Liabilities & Equity - התחייבויות והון עצמי.
    כמו כן, בתוך כל אחת מהקטגוריות, ניתן ליצור תתי קטגוריות למיון החשבונות הפנימיים.
לנוחות המשתמשים, לחיצה כפולה על חשבון באחד הצדדים, תסמן אותו גם בצד השני.

טבלת חשבונות פנימיים

בטבלה זו מופיעים כלל החשבונות הפנימיים של הארגון. לכל חשבון מופיע תיאור, סטאטוס החשבון, כמות תנועות ויתרה. ערכי שני השדות האחרונים יופיעו (וירועננו) רק לאחר לחיצה על לחצן מאזן בוחן, הנמצא בראש הטבלה. שים לב - פתיחת החשבון לצורך שינוי פרטים ושינוי סטאטוס מתאפשרת אך ורק באמצעות שימוש בלחצן ערוך את כותרת החשבון (F6).

בראש הטבלה ישנם מספר לחצני פעולה:

צור חדש יצירת חשבון פנימי חדש. הסבר מפורט על יצירת חשבון בהמשך עמוד הדרכה זה.
ערוך את כותרת החשבון פתיחת כרטיס החשבון לעריכה. שינוי סטאטוס ופרטי החשבון מתאפשרים אך ורק באמצעות שימוש בלחצן זה.
ניהול חשבון מעבר לעמוד ניהול החשבון המסומן (כרטסת). לפרטים נוספים אודות ניהול חשבון לחץ כאן.
מאזן בוחן לחצן זה מוסיף לטבלה את עמודת "יתרה", המציגה את יתרת החשבון. לחצן זה משמש גם לרענון הנתונים במידה ונוצרו פקודות יומן נוספות ו/או שונתה היתרה.
מחק מחיקת החשבון המסומן. ניתן למחוק אך ורק חשבונות ריקים. לא תתאפשר מחיקת חשבונות הנמצאים בשימוש והמערכת תקפיץ הודעה המתריעה על כך. באמצעות לחיצה על לחצן "מאזן בוחן" ניתן לראות אם יש שימוש בחשבון.

בתחתית הטבלה, ישנם שדות תיאור עבור החשבונות הפנימיים. שדות אלה יציגו את פרטי החשבון המסומן בטבלת החשבונות הפנימיים. ניתן לערוך ולהוסיף לשדות אלה שדות נוספים.

יצירת חשבון חדש

מערכת הייפר מאפשרת ניהול מלא של חשבונות הארגון. באמצעות כלי זה ניתן לבנות את החשבונות הפנימיים של הארגון עבור תנועות הנח"ש הרלוונטיות.

חשבון חדש

על מנת ליצור חשבון פנימי חדש יש לבצע את הפעולות הבאות:

  1. לחץ על לחצן צור חדש הנמצא בראש העמוד.
  2. בחלון שייפתח יש להגדיר את השדות הבאים:
    שדה הסבר
    שם החשבון שדה חובה. יש להשתמש בשמות ברורים והגיוניים למטרת שימוש קל והבנת תפקידם על ידי מנהלי החשבונות בשימוש עתידי.
    מטרת החשבון ישנה רשימת מטרות מובנות במערכת הייפר:
    • כללי - חשבונות שלא ניתן לשייכם לאף אחד ממטרות החשבון האחרות ברשימה זו.
    • הכנסות - כלל החשבונות שיש לשייכם לרווחים בדוח "רווח והפסד" ובמאזן.
    • הוצאות - כלל החשבונות שיש לשייכם להפסדים בדוח "רווח והפסד" ובמאזן.

      שים לב - שלושת החשבונות הנ"ל (כללי, הכנסות, הוצאות) מתנהלים במטבע ניהול הספרים בלבד ובשער הקבוע בפקודה.

    • חשבון בנק (עו"ש) - כל החשבונות שיש לשייכם לפקודות עו"ש מול הבנק.
    • קופת תקבולים במזומן - חשבונות במערכת אליהם מתקבל מזומן.
    • קופת תקבולים בהמחאות - חשבונות במערכת אליהם מתקבלות המחאות.
    • תקבולים באמצעים אלקטרוניים - חשבונות במערכת אליהם מתקבלים תשלומים באמצעים אלקטרוניים.
    • קופת תשלומים במזומן - חשבונות במערכת מהם מוציאים מזומן.
    • קופת תשלומים בהמחאות - חשבונות במערכת מהם מוציאים המחאות.
    • תשלומים באמצעים אלקטרוניים - חשבונות במערכת המוציאים תשלומים באמצעים אלקטרוניים.
    • חשבון מע"מ - מערכת הייפר מחייבת להכניס ארבעה חשבונות מע"מ : "מע"מ עסקאות חייבות", "מע"מ תשומות ציוד ונכסים", ו"מע"מ תשומות אחרות". חשבון מע"מ נוסף הינו "מע"מ חובה וזכות". בפקודות יומן, ביצירת פקודה חדשה, כאשר משתמשים בכלי מחשבון מע"מ (ראה "חלון פקודות יומן") ניתן להעביר את המע"מ לחשבונות אלו. בתוך חשבונות פנימיים ניתן להגדיר אחד מאותם חשבונות כחשבון המע"מ של אותו חשבון פנימי (ראה הסבר בשדה "שם חשבון מע"מ").
    • מוסד / רשות - חשבון בו מתחשבנים על תשלומי המסים (חובה וזכות) מול מוסדות המדינה.
    • עובד שכיר - חשבונות עובדים. בחשבון זה מתחשבנים מול עובד על נטו לתשלום, החזרי הוצאות והלוואות. כאשר מעוניינים לתת לעובד דיבידנד, חובה להכניס את מספר ת.ז. שלו כפי שרשום בכרטיס העובד במערכת.
    • כללי (שערוך מט"ח רציף) - זהו חשבון אשר אינו חייב להתנהל לפי מטבע הספרים. חשבון זה משמש להמרת מטבע ונמצא בשימוש בעיקר בחברות המבצעות המרות מטבע ללקוחותיהם. ביסודות המערכת, בענף Bookkeeping, ארגונים אלה יוגדרו כרב מטבעיים (בשדה "הנהלת חשבונות בעלת איזון רב מטבעי") ועבורם יוגדר חשבון זה בשדה "חשבון ב.מ. להמרות מטבע".
    הערה מטרת החשבון. פירוט קצר המשמש לזיהוי החשבון והבנת תפקידו.
    שם חשבון מע"מ אם ישנו חשבון מע"מ קבוע שאליו נשלח המע"מ מחשבון זה, יש לסמנו כאן. אפשרות זו זמינה עבור חשבונות שמטרתם הוגדרה כהכנסות / הוצאות בלבד.
    אחוז מע"מ להעברה האחוז מתוך המע"מ שיש להעביר לחשבון זה. לעלויות עבור שירותים / מוצרים מסויימים, כגון עלויות חנייה ודלק, ישנן עלויות מע"מ שונות בהתאם לתקנות המס. בשדה זה יש לעדכן את אחוז המע"מ להעברה.
    קישור לת.ז או מספר חברה באם החשבון הפנימי מקושר לעובד או לחברה יש למלא את השדה עם המספר הרלוונטי. במקרה ומדובר בחשבון עובד על מנת לקשר אותו לכרטיס עובד יש לרשום את הת.ז. כפי שנרשם בכרטיס עובד.
    קבוצת מיון לדוחות הנח"ש מערכת הייפר מאפשרת למיין את הלקוחות לקבוצות בחלוקה המתאימה לצרכי המשתמש, למטרת סדר וארגון פנימי במחלקת הנח"ש ובניהול החשבונות. ניתן לבחור את קבוצת המיון מרשימת הקבוצות בשדה זה.
    מספר חשבון ביצוא לתוכנה זרה מספר חשבון לעבודה ותיאום מול תוכנת הנח"ש חיצונית קודמת. מספר זה משמש לצורך מעקב פנימי אחר החשבון במחלקת הנח"ש.
  3. לחץ על לחצן אישור (F6). החשבון החדש יצורף לרשימת החשבונות בטבלת החשבונות הפנימיים. מספר חשבון ייחודי יינתן אוטומטית ובאופן רציף על ידי המערכת. מספרי החשבונות הפנימיים ממסופרים החל מ 1 ועד 999. מספרי החשבונות של העובדים ממוספרים החל מ 20,000,000.
    מעתה, ניתן לנהל ולעקוב אחר הפעילות בחשבון זה באמצעות ניהול חשבון (F10).

עץ חשבונות עבור מערכת הדוחות

בעץ זה ניתן לבנות את הדוחות השונים עבור חשבונות פנימיים בארגון, על פי שיוך החשבונות השונים למיקום שלהם בעץ. בעץ רשומים כברירת מחדל הדוחות הבאים:

  • Profit & Loss Statement - הצהרת רווח והפסד.
  • Assets - נכסים. דוח זה משמש את דוח המאזן.
  • Liabilities and Equity - התחייבויות והון עצמי. דוח זה משמש את דוח המאזן.

כל הפעולות באזור זה נעשות באמצעות התפריט הנפתח בלחיצה על לחצן העכבר הימני. להלן הפעולות העיקריות בתפריט זה:

הוסף כותרת הוספת תיקייה (צומת) תחת דוח או תחת תיקייה אחרת. אל תיקייה זו ניתן לשייך חשבונות או תיקיות נוספות לצורך חלוקה לטובת הדוחות.
חפש פותח חלון חיפוש בו ניתן לרשום את כותרת הצומת או החשבון המבוקש. תוצאת החיפוש תיצבע ברקע צהוב. ניתן לעבור בין תוצאות החיפוש בעזרת מקש F3.
שמור הגדרות באמצעות לחצן זה נשמר העץ. חשוב מאד - עץ זה וכל השינויים הנערכים בו אינם נשמרים באופן אוטומטי! השמירה מתבצעת אך ורק באופן ידני באמצעות לחצן זה.
מחק צומת מחיקת הצומת וכל הצמתים והחשבונות מתחתיה. לא ניתן למחוק דוח.
מיון ע"פ מק"ט / טקסט מיון הפריטים בתוך התיקייה ע"פ שם החשבון.
הזזת צמתים בעץ למעלה / למטה סידור ידני של מיקום הצמתים. ניתן לבצע פעולה זו גם באמצעות לחיצה על Ctrl ומקשי החצים.
הוסף מאזן לתיקייה זו פעולות אלה זמינות עבור דוחות המאזן.
  • הוסף את מאזן הלקוחות לתיקייה זו - בדוח המאזן תתווסף שורת מאזן הלקוחות לכותרת זו.
  • הוסף את מאזן הספקים לתיקייה זו - בדוח המאזן תתווסף שורת מאזן הספקים לכותרת זו.
  • הוסף את מאזן השכירים לתיקייה זו - בדוח המאזן תתווסף שורת מאזן השכירים לכותרת זו.
הוסף יתרת רווח/הפסד לתיקייה זו פעולה זו זמינה עבור דוחות המאזן. בדוח מאזן, תתווסף לכותרת זו שורת "רווח / הפסד נקי לתקופה".

הגדרת הדוחות

על מנת לשייך את החשבונות הפנימיים לדוחות הרלוונטיים, יש לבצע את הפעולות הבאות:

  1. יש לבחור את הדוח הרלוונטי ולסמנו.
  2. כעת יש ללחוץ על לחצן העכבר הימני ולבחור מהתפריט שייפתח את האפשרות הוסף כותרת. בחלונית שתפתח יש לתת שם לכותרת וללחוץ על אישור. באופן זה ניתן להוסיף תתי כותרות לכותרות קיימות. כותרת (צומת) תסומן בצלמית .
  3. על מנת לשייך חשבון לכותרת (צומת), יש לסמנה ומתוך רשימת החשבונות הפנימיים לסמן בתיבות הסימון את החשבונות הרלוונטיים. לאחר סימון צומת, יופיעו לצד החשבונות בטבלת החשבונות הפנימיים הסמלים הבאים:
    • תיבת סימון ריקה - זהו חשבון שלא שוייך עדיין לדוח וזמין לבחירה.
    • תיבת סימון מלאה - חשבון שסומן ושוייך לדוח / כותרת המסומנת. ניתן לבטל את הבחירה על ידי הקלקה על תיבת הסימון.
    • תיבת סימון אדומה - חשבון ששוייך לדוח אחר ואינו ניתן לבחירה. חשבון יכול להיות משוייך אך ורק לכותרת אחת. לאחר שיוכו לא יהיה זמין לבחירה.
  4. לאחר הוספת חשבון לכותרת, יתווסף החשבון כענף מתחת לצומת זו ויסומן בסמל ולצידו שם החשבון.
  5. יש להקפיד ולשמור את השינויים והעדכונים באמצעות האפשרות שמור הגדרות, לאחר לחיצה על לחצן העכבר הימני.

מנהל מערכת

הגדרת חשבונות פנימיים ביסודות המערכת

על מנת ליצור פקודות יומן אוטומטיות במערכת הייפר מהאשפים השונים, יש לבנות חשבונות פנימיים מסויימים ולעדכן אותם בתוך "יסודות המערכת" בלשונית Bookkeeping.

הרשאות גישה

יש לוודא שהרשאות הלחצנים השונים והרשאות צפייה ועריכת העץ הינם רק למנהלי חשבונות ובהתאם לנהלי הארגון.