קליטת חשבונית ספק

כחלק מהתנהלות החברה מול ספקיה, ישנו צורך במעקב אחר חשבוניות הספקים, תיעודן וביצוע תשלום באופן עקבי ומסודר. כלי זה של תוכנת הייפר, מאפשר להנהלת החשבונות לבצע קליטת חשבוניות ספקים, הפיכתן לפקודות יומן וביצוע תשלומים עבור חשבוניות אלה. כלי זה זמין למשתמשי התוכנה גם בכרטיס הספק.

קליטת חשבונית ספק

מבוא

כלי זה מאפשר לקלוט חשבוניות ספקים באופן פשוט ויעיל אל תוך מערכת הנהלת החשבונות של הייפר.

פעולה זו, מוגבלת ביצירת פקודת יומן אחת, אך עם זאת ניתן לפצל הוצאה עד לשני חשבונות + חשבון מע"מ. פעולה זו מתאפשרת גם עבור חשבונית רב מטבעית, כפי שיפורט בהמשך.

מסך זה מחולק לשני אזורים: בחלקו העליון של המסך מוצגים פרטי הספק הנבחר, עבורו מעוניין המשתמש לקלוט חשבונית. בחלקו התחתון של המסך ישנן שתי לשוניות, אותן יש למלא לאחר בחירת הספק:

  • כותרת החשבונית - משמשת לקליטת החשבונית ופרטיה. בלשונית זו מתבצעת קליטת החשבונית / חשבונית זיכוי. עבור כל חשבונית נוצרת פקודת יומן אחת. בצד הזכות יופיע הספק ובצד החובה עד 3 שורות (במקרה של פיצול ההוצאה לשני חשבונות וחשבון חובה נוסף למע"מ).
  • קליטת תשלומים - דיווח על ביצוע תשלום עבור חשבונית ספק. בלשונית זו מתבצעת קליטת התשלומים לספק. עבור כל שורת תשלום נוצרת פקודת יומן.

בחירת ספק לקליטת חשבונית

על מנת לקלוט חשבונית ספק, יש לבחור תחילה את הספק המבוקש מתוך רשימה. בראש העמוד מופיע כלי חיפוש חפש ספק (F5). באמצעות כלי זה, ניתן לבחור ספק / חשבון פנימי. לאחר הבחירה, יופיעו פרטי הספק / חשבון פנימי בראש העמוד.

לחיצה על לחצן ניהול חשבון, תפתח את חלון "חיפוש לקוח / ספק / חשבון פנימי / פרויקט" ותאפשר לבחור את החשבון הרצוי על מנת להציג את אזור ניהול החשבון של חשבון זה.

כותרת החשבונית

בשדות לשונית זו, יש למלא את פרטי החשבונית שקולטים למערכת. השדות המסומנים בכוכב הינם שדות חובה. שים לב - הערך בשדה "סה"כ פטורים ממע"מ", מתייחס אך ורק לחשבון החובה הראשון. כמו כן, סכום ההוצאה של החשבון השני יחוסר תמיד מהחשבון הראשון.

בלשונית זו מופיעים לחצני הפעולה הבאים:

איפוס מחיקת תוכן השדות בלשונית זו.
שמור יצירת פקודת יומן. המערכת תקפיץ חלון ובו יוצג מספר הפקודה החדשה שנוצרה. לאחר מכן תאפס המערכת את שדות לשונית זו. המערכת תנסה למנוע הזנה כפולה של פקודת יומן באמצעות ביצוע הבדיקות הבאות:
  • בחינת מספר האסמכתא
  • בדיקת פקודות שהוזנו בטווח של חודש (15 ימים לפני ואחרי תאריך ההזנה).
  • הפקודה חייבת להיות בסטאטוס "חשבונית ספק".
שים לב - במידה ועל פי אחת הבדיקות, יעלה חשד להזנה כפולה, תתריע המערכת באמצעות הקפצת חלון המציג את החשבוניות החשודות כזהות להזנה זו. על המשתמש להשיב בחלון זה האם להמשיך בשמירה. בחירה ב"לא" תחזיר את המשתמש לכותרת החשבונית לעדכון הפרטים.
החשבונית כבר שולמה לחצן זה מעביר ללשונית "קליטת תשלומים" להמשך הפעולה. לאחר עדכון פרטי התשלום, יש ללחוץ על לחצן שמור.
הדפס המחאה לחצן זה פותח את חלון "הדפס המחאה". למידע נוסף אודות הדפסת המחאות, לחץ כאן.

במקרה של חשבונית רב מטבעית, ניתן לחלק את פקודת היומן לחשבון הוצאה אחד + מע"מ או שני חשבונות הוצאה ללא מע"מ. במקרה זה, יש לעדכן את ערך שדה "אחוז מע"מ להעברה" בהתאם. על מנת לאפשר קבלת חשבונית זו, יש לבצע את הפעולות הבאות:

  • הגדרת הנח"ש רב מטבעי - הגדרת זו מתבצעת ביסודות המערכת, בענף Bookkeeping, בשדה "הנהלת חשבונות בעלת איזון רב מטבעי".
  • הגדרת חשבון המרות מט"ח - הגדרת זו מתבצעת גם היא ביסודות המערכת, בענף Bookkeeping, בשדה "חשבון ב.מ. להמרות מטבע". יש לבחור את החשבון המתאים, כאשר מטרת החשבון חייבת להיות מוגדרת כ - "כללי (שערוך מט"ח רציף)".

קליטת תשלומים

בלשונית זו מבוצעת קליטת התשלומים לספק. שני השדות בראש הטבלה ("תיאור" ו- "תאריך רישום") ימולאו על ידי המערכת באופן אוטומטי, על פי לשונית "כותרת החשבונית" ועל מנת להקל על שיוך פעולת החיוב לחשבונית. עם זאת, שדות אלה ניתנים לעריכה. את שדות הטבלה יש למלא בהתאם לתשלום שבוצע. ניתן להוסיף שורות תשלום על ידי לחיצה על Ctrl+Enter או לחלופין שימוש בלחצן העכבר הימני ובחירה בהוספת שורה. לכל שורה תייצר הייפר פקודת יומן.

קליטת תשלומים - חשבונית ספק

בלשונית זו ישנם מספר לחצני פעולה:

הוסף שיק עוקב הוספת רשומה חדשה מתחת לרשומה הקיימת של שיק נוסף. הרשומות זהות, למעט התאריך העוקב שנוצר. ערכי השדות ניתנים לעריכה.
הוסף תשלומים בכ.א. נפתח חלון בו יש למלא את מספר התשלומים. הסכום שיירשם בכל תשלום יהיה זהה ומועדי התשלומים יעודכנו כחודשים עוקבים. ניתן לערוך את ערכי השדות.
איפוס מחיקת תוכן השדות בלשונית זו.

מתחת לטבלה תוצג סה"כ הזכות המעודכנת בלשונית "קליטת תשלומים". במידה והסכום גדול מהסכום הנדרש בלשונית "כותרת החשבונית" תיצבע יתרה זו באדום, אם נמוכה תיצבע בצהוב ואם זהה לסכום זה, תיצבע היתרה בירוק.

לאחר עדכון פרטי התשלומים, יש ללחוץ על לחצן שמור (F6), על מנת ליצור פקודת יומן. פעולה זו תתאפשר רק לאחר מילוי כל שדות החובה בטבלת קליטת התשלומים. המערכת תקפיץ חלון ובו יוצג מספר הפקודה החדשה שנוצרה. לאחר מכן תאפס המערכת את שדות לשונית זו. המערכת תבצע באופן אוטומטי איגוד תנועות כאשר ערך קליטת התשלום זהה לערך החיוב בכותרת החשבונית.

לתשומת לבך:

  • מומלץ שלא להזין תשלומי כ.א. או העברה בנקאית מחשבונות העסק, אלא לייבא את דפי כ.א. ודפי הבנק דרך אשף "יבוא דפי בנק (כפקודות יומן)".
  • במקרה של הזנת חשבונית זיכוי, הפעולות יעודכנו כפקודות יומן בצדדים הפוכים מבחינה חשבונאית - הזכות תירשם בצד החובה ולהפך.