פקודת יומן

פקודת יומן נוצרת באופן אוטומטי לאחר כל פעולה חשבונאית המבוצעת במערכת הייפר, פרט למקרים חריגים (המפורטים בהערות למנהל המערכת). כמו כן, המערכת מאפשרת יצירת פקודות יומן באופן ידני על ידי המשתמש. הייפר עובדת בשיטת הנח"ש של חובה וזכות ולכן פקודת יומן חייבת להיות מאוזנת בשני צדדיה על מנת שתתקבל כפעולה תקינה.

פקודת יומן

יצירת פקודת יומן

על מנת ליצור פקודת יומן חדשה או לערוך פקודת יומן קיימת, בצע את הפעולות הבאות:

  1. מלא / עדכן את שדות תיאור פקודת היומן בראש העמוד. פירוט והסברים על שדות אלה, בתחתית עמוד הדרכה זה. בשל חשיבותם, נסביר את השדות "סיווג מסמך מקור" ו-"חודש דיווח PCN874":

    סיווג מסמך מקור

    בחירת סוג המסמך שעבורו נוצרה פקודת היומן באופן ידני. ישנה חשיבות רבה לשדה זה, עבור יצוא קבצים באופן אחיד ועבור דוח המע"מ לספקים 874 ודוח ניכוי מס במקור 856. להלן הסיווגים השונים:
    סיווג הסבר
    לא ידוע או שלא על פי מסמך יצירת פקודת יומן כללית.
    חשבונית מס מערכת הייפר יוצרת פקודת יומן אוטומטית עבור כל חשבונית מס שמופקת. עם זאת, כאשר הארגון מפיק מסמך רשמי של חשבונית מס מחוץ למערכת, יש לעדכן אותה כפקודת יומן ולעדכן את מספר האסמכתא המקושרת לחשבונית.
    קבלה מערכת הייפר יוצרת פקודת יומן אוטומטית עבור כל קבלה שמופקת. עם זאת, כאשר הארגון מפיק מסמך רשמי של קבלה מחוץ למערכת, יש לעדכן אותה כפקודת יומן ולעדכן את מספר האסמכתא המקושרת לקבלה. כמו כן, יש לעדכן אחוזי ניכוי מס במקור, באם קיימים.
    חשבונית זיכוי מערכת הייפר יוצרת פקודת יומן אוטומטית עבור כל חשבונית זיכוי שמופקת.
    החזר כספי מערכת הייפר יוצרת פקודת יומן אוטומטית עבור כל החזר כספי.
    רשומון ייבוא סיווג פקודת יומן זה מיועד למקרים של יבוא סחורה מחוץ למדינת הארגון.
    חשבונית ספק קליטת חשבונית ספק עבור תשלום. כלי זה זמין לשימוש בכרטיס הספק ובמודול הנהלת חשבונות והנו כלי יעיל ופשוט לקליטת חשבונית ספק למערכת.
    תשלום לספק דיווח על מתן תשלום לספק עבור שירות / מוצר. פעולה זו ניתנת לביצוע מכרטיס הספק, ובמודול הנהלת חשבונות.
    משכורות לשכירים מערכת הייפר אינה מערכת ליצירת משכורות, אך עם זאת מאפשרת לייבא קובץ אקסל מתוך מערכת משכורות וליצור דרכה פקודת יומן. מכיוון שפקודת משכורות נעשית מחוץ למערכת הייפר, יש לתעד את העברת הכספים לעובד באופן ידני. בניית פקודת היומן מתבצעת באשף זה. יש להקפיד לרשום בתוכנת המשכורות את חשבון העובד הפנימי בהייפר, על מנת שייבוא נתוני המשכורת ייקלט כראוי בחשבון העובד.
    סגירת מאזן שנתי פקודת יומן הנעשית בסוף שנת העסקים. פעולה זו סוגרת את כל המאזנים ומעבירה יתרות לשנת העסקים החדשה. בתוך מערכת הדוחות של הייפר, ישנן מספר פעולות המאפשרות סגירת שנה בספרים. פקודת היומן נוצרת אוטומטית לאחר אישור רואה החשבון של הארגון ובחינה של המאזן. הסיווג נבחר באופן אוטומטי בעת השימוש באשף.
    רשומון ייצוא סיווג פקודת יומן זה מיועד למקרים של יצוא סחורה אל מחוץ למדינת הארגון.
    דיבידנד כאשר מעוניינים לתת דיבידנד, יש לבחור בסיווג זה. לפרטים אודות ביצוע פעולה זו, לחץ כאן.

    חודש דיווח PCN874

    בחירת חודש הדיווח למע"מ עבור פעולה חשבונאית זו. דוח PCN874 כולל פירוט של חשבוניות מכירה וחשבוניות רכש, על מנת שרשות המסים תוכל להצליב את דיווחי העסקאות עם דיווחי התשומות. במקרה של עדכון חודש דיווח שגוי, ניתן לבצע תיקון חודש דיווח PCN874 לחשבון זה, באמצעות ניהול החשבון.

  2. בצד החובה, יש למלא את סכום החובה של הארגון מול הלקוח/ספק/פרויקט/חשבון פנימי. לאחר מכן יש לבחור מתוך רשימה את החשבון ולציין בשדה הערות פרטים אודות פעולה זו.
  3. בצד הזכות, יש למלא את סכום הזכות של הארגון מול הלקוח/ספק/פרויקט/חשבון פנימי. לאחר מכן יש לבחור מתוך רשימה את חשבון הזכות ולציין בשדה הערות פרטים אודות פעולה זו.
  4. יש לבחור את מטבע הפקודה. בשדה שער המרה, יופיע באופן אוטומטי שער ההמרה נכון ליום יצירת הפקודה. ניתן לשנות ערך זה באופן ידני.
  5. ניתן להוסיף שורות נוספות על ידי לחיצה על Ctrl+Enter או לחלופין באמצעות לחצן העכבר הימני ובחירה ב"הוסף שורה חדשה".
  6. בכל שלב, ניתן להיכנס לניהול החשבון הנבחר על ידי לחיצה על צלמית ניהול חשבון , הנמצאת לצד מספר החשבון.
  7. כאשר צד החובה וצד הזכות זהים, ניתן לשמור את פקודת היומן.

לאחר יצירת פקודת יומן יש לבצע איגוד תנועות (התאמות) בין פקודות החובה והזכות. מטרת איגוד התנועות הינה התאמת כל פקודות הזכות של היומן ופקודות החובה לצורך יצירת איזון בהנהלת החשבונות. פעולה זו מתבצעת באמצעות לחצן ניהול חשבון (F10) הנמצא בעמוד הראשי של לשונית פקודות יומן.

השדות "סכום" ו-"שער המרה", ניתנים לעריכה, כל עוד לא נסגר מאזן ולא בוצעה התאמה בחשבון - באותה השורה.

לחצני פעולה

בעמוד פקודת יומן ישנם מספר לחצני פעולה:

אזן בין הצדדים (F11) לחצן זה זמין בעת יצירת פקודת יומן חדשה ולאחר רישום סכום ובחירת חשבון בצד החובה / זכות, מאפשר בחירה מהירה של חשבון נגדי ומילוי אוטומטי של סכום זהה לצורך איזון הצדדים.
מחק פעולה זו מבטלת את פקודת היומן. פקודת היומן לא תמחק אלא תופיע כפקודה מבוטלת.
החלף (תקן) את הפקודה מכיוון שלא ניתן למחוק / לתקן פקודת יומן, פעולה זו תבטל את פקודת היומן ותיצור פקודת חדשה עם נתונים זהים הניתנים לעריכה. לאחר עדכון הנתונים ושמירת הפקודה, היא תירשם כפקודה חדשה (מספר פקודה חדש).
צור פקודה חדשה במבנה הזה (F8) יצירת פקודה נוספת הזהה לפקודה זו. בלחיצה על לחצן זה, יקפוץ חלון ובו יתבקש המשתמש לענות "האם לשמור את הסכומים בפקודה?". אם יבחר המשתמש ב"כן", יועתקו גם הסכומים. אחרת, המערכת תעתיק רק את שורות פקודות היומן, ללא הסכומים.
הדפסה (F9) הדפסת פקודת היומן בחלוקה לפי חובה / זכות. כמו כן, ניתן באמצעות לחצן זה לשלוח את פקודת היומן בדוא"ל או לחלופין לשמור כ PDF במחשב המקומי.
מחשבון מע"מ (F5) לחצן זה פותח חלון בו ניתן להגדיר את החלוקה של המע"מ לשני חשבונות; האחד חשבון לקוח/ספק/פרויקט/פנימי והשני חשבון המע"מ. פעולה זו משמשת לצורך שיוך המע"מ מחשבון פקודה זו, לחשבון המע"מ הרלוונטי.
Currency Conversion לחצן זה זמין בעת יצירת פקודת יומן חדשה. אשף המרת מטבע המיועד ליצירת פקודת יומן הנוגעת לביצוע המרה. לאחר עדכון המטבעות ושער ההמרה בחלון שיפתח, תיווצר פקודת יומן שתתעדכן בחשבון ההמרות של הארגון.
אפשרויות נוספות לחצן זה פותח תפריט המאפשר את ביצוע הפעולות הבאות:
  • הוסף מסורק / מדפסת וירטואלית - כאשר יש צורך להציג מסמך מקור כגון חשבונית ספק, ניתן לסרוק אותה ישירות לתוך פקודת היומן, כך שניתן יהיה לבצע ביקורת מול המסמך הסרוק.
  • יבא שערי מט"ח לפי תאריך הרישום (אסמכתא) - עדכון ערכי פקודת היומן לפי שערי המטבע בתאריך האסמכתא.
  • Changes Log - קיצור דרך לשאילתת "יומן שינויים בפקודה". לחיצה על לחצן זה תציג את היסטוריית השינויים בפקודת היומן הנבחרת.
  • יבא מידע ממחסנית המערכת - יבוא פעולות חובה / זכות אל פקודת יומן, כפי שיתואר בסעיף הבא. פעולה זו זמינה עבור פקודת יומן חדשה בלבד.

יבא מידע ממחסנית המערכת

המערכת מאפשרת יצירת פקודת יומן על סמך יבוא פעולות מקובץ אקסל. באמצעות לחצן זה, ניתן "להדביק" רשימת חשבונות בהם בוצעו פעולות זכות / חובה מקובץ אקסל (Ctrl+V). כלי זה משמש בין היתר לעדכון חיובי המשכורות הנעשות בתוכנה חיצונית. על מנת לייבא מידע, יש ליצור קובץ אקסל הערוך בהתאם לשדות בטבלת יבוא המידע, תוך הקפדה על סדר השדות. מספר החשבון מייצג את החשבון הפנימי / כרטיס, כפי שרשום בתוכנת הייפר ולכן יש לשים לב ולדייק במספר זה, על מנת שהפעולה אכן תשוייך לחשבון.

טבלת אקסל
יבוא מידע ממחסנית המערכת

התנועות נקלטות לפקודת היומן, בהתאם לערך השדות חובה / זכות. יש לרשום את הערך בצד החובה/זכות המתאים ואת הצד השני להשאיר ריק. שים לב - את כל שורות פקודת היומן יש להכניס ביבוא אחד מרוכז.

טבלת יבוא המידע ממחסנית המערכת
יבוא מידע ממחסנית המערכת

בכל שורה ניתן לעדכן את הערכים ולמלא את יתר השדות בהתאם לצורך. לסיום יש ללחוץ על שמור (F6), על מנת ליצור את פקודת היומן.

פקודת היומן
יבוא מידע ממחסנית המערכת

כעת, לאחר שנוצרה פקודת היומן, יש לעדכן את ערכי השדות בראש העמוד הכוללים את התיאור ואת סיווג מסמך המקור. כמו כן, ניתן לערוך את הנתונים בהתאם לצורך. לסיום ואישור יצירת הפקודה, לחץ על שמור (F6).

פקודת יומן רשומון יבוא

כאשר מבוצע יבוא של טובין עבור הארגון, מתקבל רשימון יבוא בו נרשם סכום המע"מ הנדרש לתשלום. סכום זה מחושב בהתאם לתקנות רשות המסים. על מנת לדווח על תשלום המע"מ בלבד עבור הטובין, יש ליצור פקודת יומן באופן הבא:

  1. צור פקודת יומן חדשה ועדכן את תאריך הרישום על פי הכתוב ברשימון היבוא.
  2. רשום בשדה התיאור את מהות פקודת היומן.
  3. עדכן את חשבון המע"מ כחשבון החובה בפקודה ואת חשבון ההוצאה הרלוונטית כחשבון הזכות.
  4. עדכן את שדות המידע בראש העמוד, הכוללים את סיווג מסמך המקור, ושמור את פקודת היומן.
פקודת יומן רשומון יבוא
יבוא מידע ממחסנית המערכת

מנהל מערכת

עדכון חשבון הכנסות

את חשבון ההכנסות של הארגון יש לעדכן ביסודות המערכת בענף Bookkeeping. בשדות "חשבון הכנסות חייבים במע"מ" ו-"חשבון הכנסות פטורות ממע"מ / שיעור אפס" יש לעדכן את החשבונות הרלוונטיים לפעולה זו.

עדכון חשבון לניהול העברות בנקאיות

ביסודות המערכת בענף Bookkeeping, ניתן להגדיר בשדה "חשבון לניהול העברות בנקאיות" את מספר החשבון. אחרת, אם שדה זה יושאר ריק, לא תיווצר פקודת יומן על קבלה שניתנה בעבור פעולה זו. המערכת מאפשרת שתי דרכי עבודה עם העברות בנקאיות:
  • הפקת קבלה לאחר ביצוע העברה בנקאית לארגון. קבלה זו יוצרת פקודת יומן מכרטיס הלקוח אל חשבון ההעברות הבנקאיות שהוגדר ביסודות המערכת. בחשבון זה תבוצע ההתאמה בין הקבלה לייבוא דפי הבנק של ההעברה הבנקאית.
  • כאשר הקבלה על ביצוע העברה בנקאית לא תיצור פקודת יומן, במקרה שלא הוגדר חשבון לניהול העברות בנקאיות, יש לייבא את דפי הבנק של ביצוע ההעברה ולהתאימם מול ניהול חשבון הלקוח.