פקודות יומן

פקודת יומן הינה רישום בספר החשבונות של כלל התנועות הכספיות/העסקאות בחברה, ובהן: רישום חשבוניות ספק / לקוח, תשלומים לספק / מלקוח, תנועות בחשבון הבנק של החברה וכו'. מטרת פקודת היומן הינה לקיים בקרה על איזון הסכומים והיא מציגה את פעולות החובה והזכות ומספקת פרטים התומכים ברישום. פקודות היומן נרשמות על בסיס כרונולוגי. מערכת הייפר יוצרת פקודות יומן באופן אוטומטי עבור כל פעולה חשבונאית המבוצעת בתוכנה (הפקת חשבונית, קבלות וכו') ובכך מאפשרת למנהל החשבונות לבצע מעקב וניהול פשוט ויעיל של כלל הפעילות החשבונאית של הארגון.

פקודות יומן

מבוא

לשונית זו מאפשרת בנייה, עריכה (על פי הרשאות), חיפוש וצפייה בפקודות היומן של הארגון. כלי זה מאפשר לנהל את פקודות היומן בכל סוגי החשבונות הקיימים במערכת הייפר: חשבונות פנימיים, לקוחות, ספקים ופרוייקטים.

עמוד זה מחולק לשני אזורים:

  • שדות הסינון ולחצני הפעולה - אזור זה מאפשר למשתמש להגדיר מסננים עבור טבלת פקודות היומן, המסייעים בחיפוש ובהצגת פקודות יומן הנדרשות על ידי המשתמש. כמו כן, לחצני הפעולה מאפשרים את הפעלת הדוח, איפוסו, יצירת מסננים באמצעות אשף החיפוש, יצירת פקודות יומן חדשות וצפייה בפקודות יומן של חשבון נבחר בלבד.
  • טבלת התוצאות - הטבלה במרכז העמוד מציגה את כל פקודות היומן שנוצרו במערכת בהתאם להגדרות הסינון. כמו כן, באמצעות לחיצה כפולה על פקודת יומן, מציגה המערכת את פרטיה ונתוניה ומאפשרת ביצוע עדכונים בהתאם להרשאות.

מנהל חשבונות, שים לב: פקודת יומן נוצרת באופן אוטומטי לאחר כל פעולה חשבונאית המבוצעת במערכת הייפר, פרט למקרה החריג הבא:
כאשר לא מעודכן חשבון בשדה "חשבון לניהול העברות בנקאיות", בענף Bookkeeping ביסודות המערכת, לא תפתח פקודת יומן עבור קבלה שהונפקה לפעולת העברה בנקאית. במצב זה, יש ליצור חשבונית בכרטיס הלקוח ומולה לעדכן טופס העברה באמצעות לשונית "יבוא דפי בנק (כפקודות יומן)", הנמצאת בארגז הכלים, במודול הנהלת החשבונות. לפיכך, על מנהל החשבונות לבחור באחת משתי דרכי העבודה שמציעה המערכת, עבור טיפול בהעברות בנקאיות:

  • הפקת קבלה לאחר ביצוע העברה בנקאית לארגון. קבלה זו יוצרת פקודת יומן מכרטיס הלקוח אל חשבון ההעברות הבנקאיות שהוגדר ביסודות המערכת. בחשבון זה תבוצע ההתאמה בין הקבלה לייבוא דפי הבנק של ההעברה הבנקאית.
  • כאשר הקבלה על ביצוע העברה בנקאית לא תיצור פקודת יומן, במקרה שלא הוגדר חשבון לניהול העברות בנקאיות, יש לייבא את דפי הבנק של ביצוע ההעברה ולהתאימם מול ניהול חשבון הלקוח.

בחלון זה ישנן שלוש פעולות עיקריות:

הפעל דוח הצגת פקודות היומן שנרשמו במערכת, בהתאם להגדרות בשדות הסינון. למידע נוסף, ראה סעיף הבא.
יצירת פקודת יומן חדשה (F8) הוספת פקודת יומן חדשה באופן ידני, עבור פעולת הוצאה / הכנסה של הארגון. למידע אודות יצירת פקודת יומן, לחץ כאן.
ניהול חשבון (F10) מעבר לעמוד ניהול חשבון פנימי / לקוח / ספק / פרוייקט, על מנת ליצור איגוד תנועות (התאמות) בחשבון. פעולה זו יוצרת איזון בין תנועות החובה והזכות בחשבון. למידע אודות ניהול חשבון לחץ כאן.

הפעלת דוח פקודות יומן

על מנת להציג דוח פקודות יומן, השתמש בשדות הסינון הנמצאים בראש העמוד. לאחר הגדרת המסננים הרצויים, לחץ על לחצן הפעל דוח (F5). הטבלה במרכז העמוד תציג את כלל פקודות היומן העונות לקריטריונים שנבחרו. באם לא נבחרו קריטריונים לסינון, תציג הטבלה את כל פקודות היומן הרשומות במערכת. לחצן איפוס, ינקה את הטבלה מתוצאות החיפוש.

כמו כן, ניתן להיעזר באשף החיפוש, באמצעות לחצן אשף חיפוש ולאתר פקודות יומן על פי קריטריונים ומסננים מותאמי לקוח, בהתאם לצרכי מנהל החשבונות.

טבלת פקודות היומן

טבלת פקודות היומן מציגה את כלל פקודות היומן בהתאם למסננים שנקבעו. הטבלה מציגה עבור כל פקודת יומן את מספר הפקודה ופרטיה, הכוללים את סוג הפעולה שבוצעה, סוג המסמך שהופק, תיאור הפעולה, פרטי החשבון עבורו בוצעה הפעולה וערכה הכספי. ניתן להוסיף שדות מידע נוספים בהתאם לצרכי המשתמש. כמו כן, לחיצה על רשומת פקודת יומן, תציג מידע נוסף בשדות המידע הנמצאים בתחתית הטבלה. שים לב - בשדה מספר פקודה ייתכן ויופיעו הסמלים הבאים:

  • פקודות יומן מבוטלות. ניתן להציג את שדות פרטי הביטול בתחתית הטבלה.
  • פקודות יומן מורכבות. אלו פקודות רצף הנוצרות כאשר לפקודה בודדה קיימות יותר מ3 שורות. במקרה זה תיווצר פקודה עוקבת המכילה את יתר השורות (עד 3 שורות בכל פקודה). ניתן להציג את שדות "רצף החל מפקודה" ו- "רצף עד לפקודה" בתחתית הטבלה.

לחיצה כפולה על פקודת יומן, תפתח את פקודת היומן ותציג את חשבונות החובה והזכות עבור פקודת יומן זו. למידע נוסף אודות עמוד פקודת יומן, לחץ כאן.

פקודות יומן ואיגוד תנועות

להלן דוגמא לפקודות יומן חובה וזכות ולביצוע איגוד תנועות (התאמה) עבורן באמצעות כלי ניהול חשבון:

פקודת יומן חובה:

פקודות יומן חובה

פקודת יומן זכות:

פקודות יומן זכות

איגוד הפקודות:

איגוד פקודות יומן