מזומנים והמחאות

פעולות תנועת מזומנים והמחאות בארגון חייבות מעקב ותיעוד וישנה חשיבות רבה לניהול נכון ומסודר של פעולות אלה. לשונית זו מציעה לארגון כלים שימושיים ומידע, המיועדים לניהול פעולות המזומנים וההמחאות.

ניהול קופת מזומנים

מבוא

בלשונית זו, מבוצע ניהול קופת המזומנים, ניהול המחאות להפקדה והמחאות שהודפסו. נושאים אלו מחולקים לשלוש תתי הלשוניות הנמצאות בראש העמוד:

  • ניהול קופת מזומנים - ריכוז תנועות המזומן שבוצעו בארגון. ראה הסבר בהמשך עמוד זה.
  • המחאות להפקדה (שטל"ק) - ניהול ההמחאות שהתקבלו בארגון. למידע נוסף לחץ כאן.
  • המחאות מודפסות (שטל"פ) - ניהול ההמחאות היוצאות והפקתן. למידע נוסף לחץ כאן.
תת הלשונית הראשית משמשת לניהול קופת המזומנים של הארגון, מאפשרת תצוגת תנועות מזומן על פי מסננים וביצוע פעולות הכנסת / הוצאת מזומן, כפי שיוסבר בסעיף הבא.

ניהול קופת מזומנים

בלשונית "ניהול קופת מזומנים" מוצגות תנועות המזומן שבוצעו בארגון (דוח זה מוכר בארגונים רבים גם כ"דוח Z" - יתרת המזומנים בקופה). התנועות מוצגות בהתאם לערכים בשדות הסינון בראש העמוד. המערכת מאפשרת לבצע את החיפוש על פי תאריכים, מטבע, סכום, סניף ועוד. ניתן להוסיף ולהסיר שדות חיפוש בהתאם לצורכי המשתמש והארגון.

לעמוד זה ארבעה אזורים:

  • שדות סינון הנתונים - הגדרות סינון עבור תוצאות הדוח. לפרטים נוספים, ראה סעיף הבא בעמוד זה.
  • טבלת התוצאות - מציגה את פעולות המזומן שבוצעו בהתאם להגדרות הסינון. הסבר נוסף בהמשך עמוד זה.
  • יתרה מחושבת - סיכום היתרה על פי טבלת התוצאות.
  • לחצני הפעולה - בראש הטבלה מופיעים לחצני הפעולה המאפשרים הכנסת / הוצאת מזומן. שים לב - לחצני הפעולה אינם זמינים אם ישנם מסננים המוגדרים בשדות הסינון. למעבר לסעיף זה, לחץ כאן.

הפעלת הדוח

דוח זה, המציג את יתרות המזומן בקופה, מאפשר חישוב יתרה תוך שימוש בשדות הסינון הבאים:

שדה הסבר
החל מתאריך / עד לתאריך טווח התאריכים הרצוי לתנועות המזומן בקופה.
החל מסכום / עד לסכום הגבלת טווח הסכומים לדוח, בפעולות המזומן בקופה.
מטבע בחירת המטבע להצגת תנועות מזומן שבוצעו עם מטבע זה בלבד.
סניף בחירת סניף לצורך הצגת תנועות המזומן בקופות סניף זה בלבד.
מספר קופה בחירת קופה מסויימת להצגת נתוני הפעולות בקופה זו בלבד.

לאחר מילוי ערכי השדות, יש ללחוץ על לחצן הפעל דוח (F5).

טבלת התוצאות

טבלת התוצאות מציגה את כלל תנועות המזומן העונות למסננים שהוגדרו בראש העמוד. בתחתית העמוד מופיעים שדות מידע נוספים על הפעולות המוצגות בטבלה. שדות אלו כוללים את סוג האסמכתא ומספרה, שם המשתמש שביצע את הפעולה והערות הכוללות את אופן ביצוע התשלום. ניתן להוסיף שדות מידע בהתאם לצורכי המשתמש.

יתרה מחושבת

טבלה זו מסכמת את יתרת המזומן בארגון בחלוקה לפי סוג המטבע ועבור הפעולות המוצגות בטבלה בלבד. לאחר ביצוע הפקדה / משיכה של מזומן, תתעדכן היתרה אוטומטית ובאופן מיידי.

לחצני הפעולה

בראש העמוד ישנם שלושה לחצני פעולה. לחצנים אלו זמינים רק כאשר הדוח מופעל ללא מסננים ומציג את מצב הקופה העדכני:

הכנסת מזומן על ידי ההנהלה / בעלים - לחצן זה מאפשר לעדכן הכנסת מזומן לארגון על ידי ההנהלה או הבעלים. לאחר הלחיצה ייפתח חלון לעדכון הסכום. לאחר מילוי השדות ואישור הפעולה בחלון זה, תיווצר שורה חדשה עם פרטי הכנסת מזומן על ידי ההנהלה / בעלים בתוך כלי ניהול קופת מזומנים.

CRM With an Email System

הוצאת מזומן להפקדה בבנק - באמצעות לחצן זה, מעדכנים משיכת מזומן לצורך הפקדה בבנק. בחלון שייפתח יש לעדכן את הפרטים הנדרשים. לאחר מילוי השדות ואישור הפעולה בחלון זה, יודפס פלט "הוצאת מזומן להפקדה בבנק", איתו יש לגשת לבצע את ההפקדה. כמו כן, תיווצר שורה חדשה עם פרטי הוצאת המזומן להפקדה בבנק בתוך כלי ניהול קופת מזומנים.

CRM With an Email System

הוצאת מזומן על ידי ההנהלה / בעלים (או לקופה קטנה) - לחצן זה יפתח חלון בו יש לרשום את פרטי הוצאת המזומן. לאחר אישור הפעולה בחלון זה, ייפתח חלון נוסף "חיפוש חשבון פנימי", בו יש לבחור את החשבון ממנו נמשך סכום הכסף. פעולת החובה תירשם בחשבון זה. לחצן זה הינו היחיד בלשונית זו שיוצר פקודת יומן.

CRM With an Email System

מנהל מערכת

הגדרת חשבונות פנימיים

על מנת לבצע הכנסה / הוצאה של סכומי כסף מבעלי החברה או מקופה קטנה, יש לבנות חשבונות פנימיים מתאימים - פנה למנהל חשבונות.