ספקים - פרטי התקשרות

כרטיס הספק הינו תעודת הזהות של הספק במערכת הייפר וכולל את פרטי הספק, מגעים והתקשרויות, מסמכים, הזמנות רכש ופעילות חשבונאית. לשונית זו מרכזת את כל המידע הנוגע לפרטי הספק והכולל את פרטי העסק, פרטי התקשרות, ורשימת אנשי קשר. לשונית זו אינה זמינה עבור ספקים המוגדרים כמתווכים.

פרטי התקשרות במערכת ניהול לקוחות

כרטיס הספק מחולק ללשוניות לפי הנושאים הבאים:

  • פרטי התקשרות - העמוד הראשי המכיל את ריכוז המידע על הספק, כפי שיתואר בהמשך עמוד זה.
  • מגעים והתקשרויות - מעקב ותיעוד של כלל המגעים וההתקשרויות של הארגון עם ההספק. למידע נוסף לחץ כאן.
  • מסמכים - אחסון קבצים ומסמכים המקושרים לספק. למידע נוסף לחץ כאן.
  • הזמנת רכש - ריכוז הזמנות הרכש מספק זה ויצירת הזמנות רכש חדשות. למידע נוסף לחץ כאן.
  • חשבונאות - ריכוז תהליכי הרכישה וניהול החשבונות של הספק. למידע נוסף לחץ כאן.
  • מידע נוסף - הוספת פונקציות מותאמות ספק בהתאם לצרכי המשתמש ודרישות הארגון. למידע נוסף לחץ כאן.

במסך הראשי, בלשונית הספקים, ניתן לראות ולערוך את כרטיס הספק, המציג את כל פרטי הספק כפי שעודכנו על ידי המשתמש ובחלוקה ללשוניות נוספות הנוגעות לפרטי הלקוח והארגון: ראשי, אנשי קשר נוספים ומפה.

ראשי

זהו העמוד הראשי של כרטיס הספק בהייפר ומציג את כלל פרטיו. שדות אלו ניתנים לעריכה. בלשונית זו יש למלא את שדות פרטי הספק, כאשר בראש העמוד מופיעים השדות הבאים:

שדה הסבר
שם הספק המורכב מערך השדות שם משפחה / חברה ו- שם פרטי. זהו השם אשר ייצג את הספק במערכת.
מספר ספק מספר ייחודי הניתן באופן אוטומטי על ידי המערכת.
מתווך לקוחות ניתן להגדיר ספק כמתווך לקוחות. את ספק זה ניתן יהיה לבחור בהמשך בכרטיס לקוח, בשדה "שם המתווך".
סטאטוס הספק כברירת מחדל יסומן כ"חדש" בעת פתיחתו.

במרכז העמוד יופיעו שדות הזיהוי והמידע על הספק ופרטי ההתקשרות. ניתן להוסיף ו/או לערוך שדות בהתאם לצרכי המשתמש ודרישות הארגון. למידע נוסף אודות הגדרת שדות לחץ כאן. פירוט שדות כרטיס הספק ומשמעותם בתחתית עמוד הדרכה זה. לאחר סיום מילוי פרטי הזיהוי ושדות המידע, יש ללחוץ על לחצן שמור, הנמצא בתחתית העמוד.

לאחר יצירת כרטיס ספק, יהפכו לחצני הפעולה הבאים לזמינים, בהתאם להרשאות המשתמש:

מחק מחיקת כרטיס הספק.
ערוך זהות עריכת פרטי הספק הראשיים: שם משפחה / חברה, שם פרטי, שם אמצעי / כינוי, סוג מסמך זהות, ארץ, מספר זהות / ח.פ.
ניהול חשבון מספק למשתמש מבט כולל על התנועות והפעילות בחשבון הלקוח, פירוט המסמכים שהונפקו, פתיחת פקודות היומן של כל פעולה וריכוז כלל הפעולות החשבונאיות של הלקוח. ראה עמוד ניהול חשבון.
הדפס על מעטפה הדפסת פרטי איש הקשר על מעטפה כפי שמוגדר ביסודות המערכת. שים לב - אם הוגדר שדה "שלח דואר לכתובת אחרת" יודפסו על המעטפה פרטי שדה זה.

אנשי קשר נוספים

לשונית זו משמשת לעדכון אנשי קשר נוספים בחלוקה למחלקות / סניפים. בראש העמוד ישנו שדה חיפוש לאנשי הקשר של ספק זה. כמו כן ישנם לחצני פעולה הזמינים לאחר עדכון פרטי אנשי הקשר וסימון אחד מהם.

במרכז המסך, יש למלא את פרטי איש הקשר החדש. שים לב - שדות המסומנים בכוכב הינם שדות חובה. כלל השדות ותפקידם מפורטים בתחתית עמוד זה. בלשונית זו ישנם מספר לחצני פעולה:

הוסף רשומה הוספת איש קשר חדש.
דוא"ל חדש שליחת הודעת דוא"ל לאיש הקשר.
SMS חדש שליחת SMS לאיש הקשר.
פגישה חדשה קביעת פגישה עם איש הקשר.
הדפס על מעטפה הדפסת פרטי איש הקשר על מעטפה.
העתק איש קשר למכתב העתקת פרטי איש הקשר לזכרון המחשב ואפשרות להדבקתם במחשב המשתמש.
מחק מחק איש קשר.

מפה

לשונית זו מציגה את מיקום הספק במפה על ידי שימוש ב"גוגל מפות".

לחצני פעולה:

אימות כתובת בגוגל מפות על מנת לראות את מיקום הלקוח, יש לסמן את הכתובת וללחוץ על לחצן זה. התוכנה תציג בתחתית העמוד גם את שדות GIS latitude, GIS Longitude ותעדכן אותם בכרטיס הלקוח.
התקרב / התרחק שינוי המבט על המפה.
שמור תמונת מפה שמירת המפה בעמוד זה.
פתח מפה בדפדפן פתיחת "גוגל מפות" בדפדפן על כתובת זו.