החזר כספי / משיכת כסף מחשבון

פעולה זו מתעדת ביצוע החזר כספי. בעקבות הפעולה יופק מסמך רשמי עבור רשויות המס, המתעד את החזרת הכסף ללקוח.

החזר כספי

מבוא

שים לב - כותרת לשונית זו תהה "החזר כספי" / "משיכת כסף מחשבון", בהתאם להגדרת שדה "השתמש במסמך Refund כמסמך משיכת כסף", בענף Bookkeeping ביסודות המערכת. לפיכך, כל פעולת החזר המוזכרת במדריך זה, מתייחסת באותו אופן לפעולת משיכת כסף מחשבון לקוח, בארגונים נותני שירותי מטבע.

על מנת לבצע החזר כספי ללקוח / משיכת כסף מחשבון הלקוח, יש לשים לב למספר דגשים:

  • ניתן לזכות לקוח / למשוך כסף מחשבון לקוח, עד לסכום יתרת הזכות שלו בלבד. לא ניתן לעקוף הגבלה זו.
  • במקרה של טעות בערך הזיכוי, ניתן להשלים את ההחזר ולאחר מכן לבצע חיוב בטופס קבלה.
  • לאחר זיכוי כרטיס אשראי לא ניתן לסגור את כרטיס הלקוח ו/או את תוכנת הייפר, עד להפקת מסמך החזר.
  • ניתן להשתמש בפעולה זו גם במקרה של שיק שחזר מהבנק (ללא כיסוי או מכל סיבה אחרת). לאחר הפקת המקור, יוסר השיק מרשימת השיקים הנ"ל.

עם פתיחת חלון החזר כספי, יסומן רקע תחום העבודה במערכת בצבע ויכלול שדות ולחצנים הזמינים בהתאם לפעילות המשתמש ומאפשרים את הפעולות הבאות:

  • יצירת מסמך משיכה / החזר כספי חדש. ראה מידע נוסף בסעיף הבא.
  • הפקת מסמך משיכה / החזר כספי. למעבר לסעיף זה לחץ כאן.
  • טעינת מסמך קיים. למעבר לסעיף זה לחץ כאן.
  • ביטול / שחזור מסמך. למעבר לסעיף זה לחץ כאן.

ביצוע משיכה / החזר כספי חדש

על מנת לבצע משיכה / החזר כספי, יש לבצע את הפעולות הבאות:

  1.  לחיצה על לחצן צור חדש.
  2.  מילוי שדות מאפייני טופס המשיכה. הסבר על שדות אלו בסעיף הבא.
  3.  בחירת אמצעי התשלום באמצעות לחצני הפעולה בצדו השמאלי של המסך. ראה סעיף החזרים.
  4.  מילוי הפרטים הנדרשים בהתאם לאמצעי התשלום הנבחר.
  5.  מילוי הפרטים הנדרשים בלשונית הערות. ראה סעיף הערות.
  6.  לחיצה על לחצן הפק מקור ואישור התצוגה המקדימה.
  7.  הדפסת המסמך וחתימה על הטופס באמצעות העכבר.

שדות אפיון טופס החזר כספי / משיכה

בראש עמוד זה ובתחתיתו, ישנם מספר שדות בעלי חשיבות והשפעה על מסמך הההחזר הכספי:

שדה הסבר
מסמך בינ"ל שדה זה יגדיר את שפת המסמך. בחירה ב"כן" תיצור מסמך בשפה האנגלית. כברירת מחדל, מוצגת ההגדרה כפי שנבחרה בשדה "הפק מסמכים בינל כברירת מחדל", בלשונית "תקנות" בכרטיס הלקוח.
מועד הפקת מקור שדה זה יקבל את תאריך הפקת המסמך. המשתמש יכול לשנות את תאריך זה עד לטווח של 7 ימים לאחור.
סניף הסניף המפיק את המסמך. ניתן לבחור סניף אחר מרשימת סניפי הארגון.
סוכן מכירות בשדה זה ניתן לבחור את סוכן המכירות עבור מסמך זה בלבד.
הדפס מסמך במטבע כברירת מחדל יופיע בשדה זה מטבע ניהול החשבון. המערכת מאפשרת בחירה במטבע אחר עבור מסמך זה בלבד.

במרכז המסך, בחלון החזרים, יוצגו כלל ההחזרים עבור הטופס, כפי שמתואר בסעיף הבא.

החזרים

הוספת החזרים לרשימה מתאפשרת על ידי בחירת אמצעי התשלום בצדו השמאלי של המסך ועדכון סכום ההחזר. למידע נוסף אודות אמצעי תשלום, לחץ על סוג ההחזר ברשימה הבאה.
שים לב - ניתן לשלב יותר מסוג החזר אחד בתוך טופס החזר כספי.

מזומן מתן החזר במזומן ללקוח.
כרטיס אשראי תשלום ללקוח בכרטיס אשראי באמצעות שימוש בקורא כרטיסים, במידה והייפר מחוברת לשירות סליקה. כמו כן, פעולה זו נועדה לשימוש בכרטיסים שמורים במערכת (הוראת קבע), כאשר כברירת מחדל נעשה שימוש בכרטיס הראשון ברשימה.
כרטיס אשראי באופן ידני (עסקה טלפונית) תשלום בכרטיס אשראי המעודכן באופן ידני (עסקה טלפונית), כאשר כל פרטי האשראי מוכנסים באופן ידני על ידי המשתמש. פעולה זו מתאפשרת במידה והייפר מחוברת לשירות סליקה.
הזנת שובר מסליקת כ.א חיצונית פעולה זו שימושית במקרים הבאים:
  • כאשר ישנה מערכת סליקה נוספת שאינה מחוברת להייפר וישנו צורך בתיעוד ביצוע הסליקה ובהפקת קבלה עבורה.
  • במקרה של תקלה / קריסה שבעקבותיהן הסליקה דרך ההייפר לא יצרה הפקת קבלה. זהו אירוע נדיר, בעקבותיו יש להשתמש באפשרות זו ולמלא את מספר השובר המופיע מטבלת הסליקות של הייפר.
החזר ללקוח המחאה מקורית שלו החזרת המחאה ללקוח שעדיין לא הופקדה.
המחאה שנכתבה ידנית מתן החזר ללקוח באמצעות המחאה.
העברה בנקאית

מתן החזר ללקוח בהעברה בנקאית. פעולה זו מתבצעת תמיד לאחר ביצוע ההעברה הבנקאית.

הערות

לאחר בחירת הפריטים לזיכוי, יכולים המשתמשים להוסיף הערות אשר יופיעו על מסמך ההחזר הכספי. בלשונית הערות, ניתן לרשום מידע רלוונטי שהמשתמש מעוניין להוסיף למסמך. שים לב - בשדה "משולב עם מסמך קבלה" יש למלא את מסמך הקבלה אליו מעוניינים לקשר את ההחזר הכספי / משיכת הכסף.
כמו כן, יכול המשתמש לערוך את פרטי הלקוח (עבור מסמך זה בלבד). בשדה הערות פנימיות בלשונית זו, ניתן לכתוב הערות עבור המשתמשים בלבד ואשר לא יופיעו על חשבונית הזיכוי.

הערות

שים לב - שדות "בדיקת זהות הלקוח התבצעה על ידי" ו- "איש קשר" הינם למטרת רגולציה ומוצגים רק לאחר הטמעה רגולטורית של התוכנה והגדרת שדה "החברה מפוקחת על ידי רגולציה" בענף Bookkeeping ביסודות המערכת.

הפקת מסמך משיכה / החזר כספי

לאחר עדכון כל הפרטים בלשוניות הנ"ל, ניתן להפיק את מסמך המשיכה / החזר כספי. טרם הפקת המסמך, ניתן להציג תצוגה מקדימה למטרת ביקורת ואימות פרטים באמצעות לחצן תצוגה מקדימה. לאחר אימות הפרטים ניתן להפיק את המסמך באמצעות לחצן הפק מקור.

טעינת מסמך קיים

באמצעות לחיצה על לחצן טען מסמך קיים, ניתן לפתוח מסמך שהופק בעבר. בחלון שפתח, יש לבחור את המסמך הרצוי. לאחר פתיחתה, יהפכו הלחצנים הבאים לזמינים:
הפק נאמן למקור באמצעותו יכול המשתמש להדפיס עותק של התעודה. כמו כן, בהתאם להגדרות בכרטיס הלקוח (בשדה "שלח מסמכים רשמיים לכתובת דוא"ל ראשית"), ניתן לשלוח עותק דיגיטלי חדש.
דפדוף לחצני "הרשומה הקודמת / הבאה" מאפשרים למשתמשים לדפדף בין תעודות ההחזרה שהופקו במערכת.

ביטול ושחזור מסמך

המערכת מאפשרת לבטל את המסמך באופן הבא:
  1.  יש לטעון את המסמך באמצעות לחצן טען מסמך קיים.
  2.  יש ללחוץ על בטל מסמך. לחצן זה זמין בהתאם להרשאות.
  3.  יש למלא את סיבת הביטול בחלון שיקפוץ.
  4.  ניתן לשחזר את המסמך באמצעות לחצן שחזר מסמך הנמצא בצדו השמאלי של המסך.