ארגז כלים

תוכנת הייפר ERP הכוללת מודול הנהלת חשבונות, מוגדרת לתת מענה לכלל הצרכים של מחלקת הנהלת החשבונות באמצעות כלים ייעודיים, שנבנו למטרת ייעול העבודה וביצוע פעולות בקלות וביעילות. ארגז הכלים של תוכנת הייפר, המיועד למנהלי החשבונות של הארגון, מספק מגוון כלים המיועדים לפעילות השוטפת של הנהלת החשבונות.

ארגז כלים

מבוא

ארגז הכלים של תוכנת הייפר, משמש את הנהלת החשבונות של הארגון לביצוע מספר פעולות ומחולק בהתאמה ללשוניות הבאות:

  • יבוא דפי בנק (כפקודות יומן) - כלי זה משמש לעדכן בתוכנה את הפעולות שבוצעו בכרטיס אשראי ובחשבון הבנק, ללא צורך בכתיבת פקודת יומן ידנית לכל שורה. זוהי הלשונית הראשית בארגז הכלים. הסבר נוסף בהמשך עמוד זה.
  • קליטת חשבונית ספק - בעזרת כלי זה ניתן לקלוט חשבוניות הניתנות על ידי ספקי הארגון אל תוך המערכת, לדווח על תשלום ולהפיק המחאה. למידע אודות כלי זה לחץ כאן.
  • מטבע זר - באמצעות כלי זה ניתן לראות את היסטוריית שערי המטבעות הנמצאים בשימוש הארגון ולבצע עדכון שערים ידני או ממקורות בנקאיים מוגדרים. למידע אודות כלי זה לחץ כאן.
  • חיוב לקוחות אוטומטי - המערכת מאפשרת לחייב באופן אוטומטי ומרוכז את הלקוחות בעלי יתרת חוב, שלהם כרטיסי אשראי או פרטי חשבון בנק המעודכנים במערכת. למידע נוסף אודות פעולה זו לחץ כאן.
  • הפקת חשבוניות אוטומטית - כלי זה מאפשר להפיק ולהדפיס חשבוניות ללקוחות בעלי שירות תקופתי מתחדש. למידע אודות כלי זה לחץ כאן.

יבוא דפי בנק (כפקודת יומן)

כלי זה של תוכנת הייפר, מאפשר למשתמש לייבא דפי בנק / כרטיסי אשראי לתוך המערכת. פעולה זו יוצרת פקודת יומן באופן מהיר ויעיל, ללא צורך בכתיבת פקודת יומן באופן ידני. המערכת מאפשרת את קליטת דפי הבנק על ידי הדבקת הנתונים בטבלה, לאחר העתקתם מקובץ CVS.

שים לב - ניתן להכניס נתונים לטבלה מכל קובץ אקסל ויש להקפיד על הגדרת השדות בהתאם למיקומם בקובץ.

את יבוא הדפים יש לעשות על פי סדר הפעולות הבא:

  1. העתקת טבלת הפלט של דפי הבנק / כרטיסי האשראי / פלטפורמת תשלום אינטרנטית, על ידי סימון אזור הטבלה בקובץ ולחיצה על Ctrl+C (ללא שורת הכותרת).

    יבוא דפי בנק

  2. הדבקת טבלת הפלט שהועתקה אל תוך טבלת התנועות על ידי לחיצה על האזור האפור מתחת לטבלה ולאחר מכן לחיצה על Ctrl+V להדבקת הפלט שהועתק.
  3. עדכון שדות הגדרות היבוא הנמצאים בתחתית העמוד. ניתן להשתמש בתבנית שמורה על ידי לחיצה על לחצן טען הגדרות קודמות ובחירה בתבנית הרצויה מתוך הרשימה. כמו כן, ניתן ליצור תבנית חדשה באמצעות לחצן צור חדש ועדכון מספרי העמודות המתאימות בשדות השונים. יש לשים לב לעדכון מדויק של מספרי העמודות בהתאם לתוכנן וכמו כן לשדה "מסכת התאריך".
    על מנת לאפשר שימוש עתידי בתבנית שנוצרה, יש לשמור תבנית קבועה עבור מיקומי העמודות על ידי מילוי השדות ולחיצה על לחצן שמור.

    חיוב לקוחות אוטומטיים

    המערכת מאפשרת לבצע זיהוי אוטומטי לפי שם לקוח / ספק. על מנת שהמערכת תנסה לבצע את הזיהוי, יש לסמן "כן" בשדות "נסה לזהות לקוחות / ספקים על פי שמם באופן אוטומטי". כמו כן, על מנת לאפשר למערכת לבצע זיהוי אוטומטי של חשבונות נגדיים עבור פעולות שלהן יוגדר חשבון נגדי, יש לסמן "כן" גם בשדה "אפשר כללים ליבוא אוטומטי". פעולה זו תתאפשר בהמשך, כפי שמפורט בסעיפים הבאים.

  4. לאחר עדכון שדות הטבלה, יש ללחוץ על לחצן המשך (F6), על מנת להתקדם לשלב הבא בעדכון פקודות היומן עבור הדפים המיובאים.
  5. אם בוצע יבוא לפעולת עסקאות בכרטיס אשראי (בשדה "טיפוס"), יופיע חלון "עסקאות בכרטיס אשראי", בו יש למלא את שדה "תאריך פירעון בבנק". תאריך זה הינו מועד חיוב חשבון הבנק על ידי הסולק, על פי ההסכם עם חברת האשראי.
  6. כעת, ייפתח חלון בו מופיעות שתי טבלאות:

    • טבלת הפעולות שעבורן בוצע היבוא. בטבלה זו יש לעדכן כעת את שם החשבון הנגדי עבור כל אחת מהפעולות. המערכת יודעת להתאים את החשבון הנגדי באופן אוטומטי על פי הגדרות המעודכנות בטבלה התחתונה בעמוד זה - "רשימת כללים עבור זיהוי אוטומטי של החשבונות הנגדיים". באם נותרו שורות בהן לא הושלם חשבון נגדי או שהמערכת מאפשרת רק בחירה ידנית של חשבונות נגדים, יש לסמן את השורה הרצויה ולבחור את החשבון הנגדי ידנית. על מנת לייעל את פעולת השלמת החשבונות הנגדיים, ניתן לסמן את כל השורות בעלות חשבון נגדי זהה ולאחר מכן לבחור ללחוץ על בחר חשבון ידנית (F11) ולבחור את החשבון הנגדי.
    • "רשימת כללים עבור זיהוי אוטומטי של החשבונות הנגדיים" -טבלה זו זמינה רק כאשר בשדה "אפשר כללים ליבוא אוטומטי" בעמוד הקודם, נבחר הערך "כן". בטבלה זו ניתן להגדיר כללים לזיהוי החשבונות הנגדיים, על פי ערכי שדה "תיאור" בטבלת היבוא. בשדה פונקציית השוואה, יש לבחור את מאפיין הזיהוי מתוך רשימת הפונקציות הנתונות:
      פונקציית השוואה הסבר
      כאשר התיאור מכיל את הטקסט כאשר שורת התיאור מכילה בתוכה את הטקסט המדויק שנרשם (גם כחלק ממילה).
      כאשר התיאור מתחיל בטקסט כאשר שורת התיאור מתחילה בטקסט המדויק שנרשם.
      כאשר התיאור זהה לטקסט כאשר שורת התיאור מכילה אך ורק את הטקסט שנרשם וזהה לו.
      כאשר התיאור מכיל את המילה כאשר שורת התיאור מכילה את המילה שנרשמה בשלמותה וזהה לה.
      כאשר התיאור מתחיל בטקסט + רווח כאשר שורת התיאור מכילה בתחילתה את הטקסט שנרשם בשלמותו ולאחריו ישנו רווח.
      כאשר התיאור מכיל את כל המילים כאשר שורת התיאור מכילה בתוכה את כל המילים שנרשמו (גם אם לא באותו הסדר).
      לאחר בחירת הפונקציה, יש לרשום את המחרוזת להשוואה (זהו הטקסט המופיע בשדה "תיאור" שעל פיו יבוצע הזיהוי). לסיום, יש לבחור את שם החשבון הנגדי מתוך חשבונות פנימיים / חשבון לקוח / חשבון ספק / פרויקטים וללחוץ על לחצן שמור הגדרות. לחיצה על סגור, תחזור למסך הקודם מבלי לשמור את השינויים.
    • חיוב לקוחות אוטומטיים

  7. באמצעות לחצן זהה אוטומטית ע"פ הכללים (F12) הנמצא בראש העמוד, המערכת תמלא אוטומטית את שדה "שם חשבון נגדי" בהתאם להגדרות הנמצאות בטבלת רשימת הכללים עבור זיהוי אוטומטי.
  8. על ידי סימון שורת פעולה ולחיצה על לחצן בחר חשבון ידנית (F11), ניתן לעדכן את שדה "שם חשבון נגדי" בשורה הנבחרת.
  9. קבץ סכומים הנמוכים מ 20 באותו החשבון - כאשר לאותו חשבון קיימות שורות ששוויין הינו פחות מ 20 במטבע ניהול החשבון (לא מטבע ניהול הספרים), המערכת באופן אוטומטי תקבץ את הסכומים בשורות אלו לכדי פקודת יומן אחת. על מנת לאשר פעולה זו, יש לסמן את תיבת הסימון.
  10. לאחר הגדרת החשבונות הנגדיים, יש ללחוץ על לחצן צור פקודות יומן חדשות (F6). פעולה זו תיצור פקודות יומן רק עבור הפעולות שלהן הוגדרו חשבונות נגדיים. המערכת תקפיץ באופן אוטומטי חלון המציג את כלל הפעולות החשודות כפעולות כפולות. על המשתמש לאשר או לבטל פעולות אלה.

    שים לב - לאחר סגירת מודול הנהלת חשבונות, המערכת לא שומרת את הפעולות שלא הפכו לפקודות יומן. לפיכך, אנו ממליצים לקלוט את כל הפעולות בטבלה כפקודות יומן, שכן דחיית הטיפול בקליטתן עלולה לגרום לבלבול ולפספוס חלק מהפעולות.

  11. לאחר יצירת פעולות היומן החדשות, תוצגנה בטבלה כלל הפעולות שעבורן לא הוגדר חשבון נגדי. יש למלא עבורן את פרטי החשבון הנגדי על פי סעיפים 6-9.
  12. לאחר יצירת פקודות היומן עבור כל הפעולות, יש לגשת לאזור ניהול החשבון, על מנת לוודא את נכונות היתרה בחשבון. כמו כן, כאשר מעודכנות פעולות שבוצעו בכרטיסי אשראי ומול פקודות יומן מהעו"ש, יש לבצע התאמות (איגוד תנועות). מידע נוסף אודות פעולות אלה, ניתן למצוא בעמודים פקודות יומן ו- ניהול חשבון.

מנהל המערכת
  • בעת יבוא דפי בנק, עמלות בנקים נחשבות ל"חשבונית ספק", אך עם זאת, אינן נכנסות לדוח ה PCN.