מודול הנהלת חשבונות

מודול הנהלת חשבונות של מערכת הייפר, הינו כלי העבודה העיקרי עבור מנהל החשבונות של החברה הכולל ביצוע פעולות, קבלת מידע והפקת דוחות. מגוון הפעולות מחולקות ללשוניות לפי תחום הפעולות והמידע. להלן פירוט הלשוניות והסבר קצר על תפקידן:

  • סקירת מסמכי מכירות - העמוד הראשי במודול הנהלת חשבונות. זהו דו"ח המציג את ריכוז כלל המסמכים שהופקו במערכת ופירוט על פעולות יצירת מסמכים אלה. הסבר על דוח זה בסעיף הבא.
  • מזומנים והמחאות - ניהול קופת המזומנים, ניהול המחאות להפקדה והדפסת המחאות. למעבר למדריך לחץ כאן.
  • פקודות יומן - בנייה, עריכה (על פי הרשאות), חיפוש וצפייה בפקודות היומן של הארגון. כלי זה מאפשר לנהל את פקודות היומן בכל סוגי החשבונות הקיימים במערכת הייפר: חשבונות פנימיים, לקוחות, ספקים ופרויקטים. למעבר למדריך לחץ כאן.
  • ארגז כלים - ארגז הכלים של תוכנת הייפר, המיועד למנהל החשבונות של הארגון, מספק מגוון כלים לפעילות הנהלת החשבונות: יבוא דפי בנק (כפקודות יומן), קליטת חשבונית ספק, מטבע זר, מדד מחירים, חיוב לקוחות אוטומטי, והפקת חשבוניות אוטומטיות. למעבר למדריך לחץ כאן.
  • תנועות מלאי - ניהול מלאי הארגון במחסנים / חנויות המוגדרים במערכת. למעבר למדריך לחץ כאן.
  • דוחות - מסך זה מרכז את כלל הדוחות המובנים של הנח"ש, בחלוקה לארבע קטגוריות: סקירת מסמכי מכירות, פקודות יומן, תנועות מלאי, דוחות עבור רשויות הממשלה. למעבר למדריך לחץ כאן.
  • חשבונות פנימיים - בניית חשבונות פנימיים לשימוש הנח"ש בניהול דוחות מאזן וניהול החשבונות במערכת הייפר. למעבר למדריך לחץ כאן.

סקירת מסמכי מכירות

כלי סקירת מסמכי מכירות הינו העמוד הראשי במודול הנהלת החשבונות. זהו דו"ח המציג את ריכוז כלל המסמכים שהופקו במערכת ופירוט על פעולות יצירת מסמכים אלה, על פי חלוקה לסוג מסמך וביצוע סינון נתונים בהתאם להגדרות המשתמש. כמו כן, מאפשר דוח זה לבצע עדכונים והשלמות לשדות במסמכים הרשמיים.

סקירת מסמכי מכירות

מבוא

עמוד זה מחולק לשלושה אזורים:

  • שדות סינון הנתונים - שדות אלו, הנמצאים בראש העמוד, משמשים למיקוד הנתונים המוצגים בדוח על פי צרכי המשתמש.
  • טבלת התוצאות - אזור זה מחולק למספר לשוניות, בהתאם לסוג המסמך / פעולה. לצד כותרת הלשוניות, מופיעה כמות המסמכים המופיעים בה, בהתאם להגדרות הסינון. לחיצה כפולה על שורת מסמך, תפתח את כרטיס הלקוח.
  • טבלת פירוט - בטבלה זו מוצג מידע נוסף אודות שורת המסמך / פעולה המסומנת בטבלת התוצאות. ניתן להוסיף שדות בהתאם לצורכי המשתמש ודרישות הארגון.

הפעלת הדוח

על מנת להפעיל את הדוח, בהתאם לדרישות וצרכי המשתמש, ישנם שדות סינון המאפשרים להגדיר את הנתונים הרצויים עבור הדוח:

שדה הסבר
החל מתאריך / עד לתאריך טווח התאריכים עבור פלט הדוח. כברירת מחדל מוצג החודש הנוכחי.
מספר אסמכתא / מסמך מילוי שדה זה יציג אך ורק את המסמכים בעלי מספר אסמכתא זה.
החל מסכום / עד לסכום הגדרת טווח סכומים למסמכי המקור.
סניף הצגת מסמכים אך ורק מסניף הארגון הנבחר.
מספר קופה הצגת מסמכים שהופקו מהקופה הנבחרת.
מספר לקוח / שם לקוח הצגת המסמכים עבור הלקוח הנבחר בלבד.

לאחר בחירת הסינון הנדרש, ניתן להציג את הדוח באמצעות לחצן הפעל דוח (F5).

פלט הדו"ח

פלט הדו"ח מוצג בחלוקה ללשוניות בהתאם לסוגי המסמכים השונים: חשבונית מס, קבלה, חשבונית מס זיכוי, החזר כספי, היסטורית תנועות בכ.א. ותעודות משלוח. הפלט מוצג עבור כל אחד מסוגי המסמכים, בפריסה לשתי טבלאות: בטבלה העליונה מוצגת רשימת כלל המסמכים העונים לסינון שהוגדר בראש העמוד ובטבלה התחתונה פירוט נוסף הנוגע למסמך המסומן ברשימה זו. ניתן להוסיף ולהסיר שדות בטבלאות אלה, בהתאם לצורכי המשתמש ודרישות הארגון. לצד כותרת הלשונית, מופיע סיכום כמות המסמכים / פעולות המוצגות בלשונית זו, בהתאם לתוצאות הסינון.

לחיצה כפולה על שורת מסמך / פעולה, תפתח את כרטיס הלקוח. כמו כן, בכל אחת מלשוניות מסמכי המקור, לצד מספר המסך, מופיע הסמל . לחיצה על סמל זה, תפתח את חלון "תיקון / השלמה של שדות במסמך רשמי" ותאפשר עדכון נתונים, כפי שיפורט בהמשך סעיף זה.

חשבונית מס

בלשונית זו מוצגות בטבלת התוצאות כלל חשבוניות המס שהופקו במערכת על פי הסינון שנקבע בראש העמוד. כמו כן, בטבלת פריטי החשבונית מוצגת רשימת הפריטים המשוייכים לשורת החשבונית הנבחרת ופרטי ההזמנה.

תיקון / השלמה של שדות במסמך רשמי

חלון זה, מאפשר למשתמש להשלים שדות עבור חשבונית המס שנבחרה. מכיוון שמדובר במסמך רשמי, אין אפשרות לשנות את נתוני החשבונית שהופקה, אך ניתן לעדכן עבורה סוכן מכירות ו/או להוסיף הערות פנימיות. פרטים אלו יעודכנו בכרטיס הלקוח בנתוני החשבונית, בשדות סוכן מכירות והערות פנימיות בהתאמה.

תיקון / השלמה של שדות במסמך רשמי

קבלה

בלשונית זו מוצגות כלל הקבלות שהופקו במערכת על פי הסינון שנקבע בראש העמוד. בטבלת התקבולים, יוצגו פרטי התקבולים עבור שורת הקבלה הנבחרת בטבלת התוצאות.

תיקון / השלמה של שדות במסמך רשמי

תיקון / השלמת שדות בחלון זה, מתבצע בהתאם לנהלי הארגון וכמו כן משמש ארגונים נותני שירותי מטבע לעדכון פרטים בהתאם לתקנות הרגולציה. על פי הרגולציה, ישנה חובה על חברות נותנות שירותי מטבע ומזוהות בתוכנה כ"רישום מסמך / תאגיד" (בשדה סוג מסמך זהות בכרטיס הלקוח), לעדכן את איש הקשר בחברה שביצע את הפעולה וכמו כן לזהותו באמצעות עובד בארגון. בחירת איש קשר תתאפשר רק מתוך רשימת אנשי הקשר של הארגון שלהם עודכנו פרטים מזהים מלאים (שם מלא, מספר זהות, סוג מסמך זהות, מין, תאריך לידה) ומעמד משפטי. כמו כן, יש לוודא את זהות הלקוח ולבחור מתוך רשימת העובדים את העובד שביצע את הזיהוי. בשדה "הערות פנימיות" ניתן להוסיף הערות אודות קבלה זו.

תיקון / השלמה של שדות במסמך רשמי

בטבלת התקבולים, מאפשרת המערכת בחלון זה, לתקן פרטי בנק עבור פעולות העברה בנקאית או הפקדת המחאה. ניתן לעדכן את הפרטים באופן ידני ו/או להיעזר בלחצני הפעולה:

רשימת בנקים בעזרת לחצן זה ניתן לאתר סניף בנק מתוך רשימת הבנקים הקיימים במערכת. לאחר בחירת הבנק ימולאו פרטיו בשדות פרטי הבנק. את יתר השדות יש למלא באופן ידני.
סרוק צד א / ב לחצנים אלה מאפשרים לבצע סריקה או לחלופין להעלות קובץ שנסרק בעבר.

תיקון / השלמה של שדות במסמך רשמי

יש להקפיד ולמלא את מספר החשבון הרלוונטי וכמו כן בשדה "כמות הסבות בהמחאה", יש למלא לצורכי בקרה את כמות הידיים שעברה ההמחאה במידה ואינה "למוטב בלבד".

חשבונית מס זיכוי

בלשונית זו מוצגות חשבוניות מס זיכוי שהופקו במערכת על פי הסינון שנקבע בראש העמוד. בטבלת פריטי החשבונית מוצגת רשימת הפריטים המשוייכים לשורת חשבונית הזיכוי הנבחרת ופרטי ההזמנה.

תיקון / השלמה של שדות במסמך רשמי

מכיוון שמדובר במסמך רשמי, אין אפשרות לשנות את נתוני החשבונית שהופקה, אך חלון זה מאפשר למשתמש להשלים או לעדכן את שדה הערות פנימיות עבור חשבונית הזיכוי. פרטים אלו יעודכנו בכרטיס הלקוח בנתוני חשבונית הזיכוי.

תיקון / השלמה של שדות במסמך רשמי

החזר כספי

בלשונית זו מוצגים ההחזרים הכספיים שבוצעו ללקוחות, על פי הסינון שהוגדר בראש העמוד. בטבלת ההחזרים, מוצגים אמצעי החזר התשלום ומידע נוסף על פעולה זו.

תיקון / השלמה של שדות במסמך רשמי

תיקון / השלמת שדות בחלון זה, מתבצע בהתאם לנהלי הארגון וכמו כן משמש ארגונים נותני שירותי מטבע לעדכון פרטים בהתאם לתקנות הרגולציה. על פי הרגולציה, ישנה חובה על חברות נותנות שירותי מטבע ומזוהות בתוכנה כ"רישום מסמך / תאגיד" (בשדה סוג מסמך זהות בכרטיס הלקוח), לעדכן את איש הקשר בחברה שמולו בוצעה הפעולה וכמו כן לזהותו באמצעות עובד בארגון. בחירת איש קשר תתאפשר רק מתוך רשימת אנשי הקשר של הארגון שלהם עודכנו פרטים מזהים מלאים (שם מלא, מספר זהות, סוג מסמך זהות, מין, תאריך לידה) ומעמד משפטי. מכיוון שמדובר בהחזר כספי, יש לשייכו לקבלה שעבודה בוצע החזר זה. כמו כן, יש לוודא את זהות הלקוח ולבחור מתוך רשימת העובדים את העובד שביצע את הזיהוי. בשדה "הערות פנימיות" ניתן להוסיף הערות אודות החזר כספי זה.

תיקון / השלמה של שדות במסמך רשמי

בטבלת ההחזרים, ניתן לעדכן את פרטי הבנק עבור פעולות העברה בנקאית או מתן המחאה. ניתן לעדכן את הפרטים באופן ידני ו/או להיעזר בלחצני הפעולה:

רשימת בנקים בעזרת לחצן זה ניתן לאתר סניף בנק מתוך רשימת הבנקים הקיימים במערכת. לאחר בחירת הבנק ימולאו פרטיו בשדות פרטי הבנק. את יתר השדות יש למלא באופן ידני.
סרוק צד א / ב לחצני אלה מאפשרים לבצע סריקה או לחלופין להעלות קובץ שנסרק בעבר.

תיקון / השלמה של שדות במסמך רשמי

היסטוריית תנועות בכ.א.

לשונית זו מציגה את פירוט התנועות שבוצעו בכרטיסי אשראי ואת פרטיהן. לצד כל מספר בקשה מוצג הסמל עבור פעולות שבוצעו בהצלחה, הסמל עבור פעולה בעייתית והסמל עבור פעולות שכשלו. העברת סמן העכבר על סמל זה, תציג את סיבת אי ביצוע הפעולה. בחלקו התחתון של העמוד, יוצגו פרטים נוספים אודות שורת הפעולה הנבחרת בטבלת התוצאות. לשונית זו הינה לשונית מידע בלבד.

תעודת משלוח

לשונית זו מציגה בטבלה את תעודות המשלוח שהופקו, בהתאם לסינון שהוגדר בראש העמוד. בטבלת פריטי תעודת המשלוח, מוצגות ההזמנות הכלולות בתעודת המשלוח הנבחרת בטבלת התוצאות ומידע נוסף אודות פריטי הזמנות אלה. לשונית זו הינה לשונית מידע בלבד.

הדפסת הנתונים

לצד כל אחת משורות הפלט, ישנה תיבת סימון. ניתן לסמן באופן פרטני או לסמן את כולן בעזרת לחיצה על לחצן העכבר הימני לצד מספר המסמך ובחירה ב סמן את כולם. סימון תיבות אלה יהפוך את שני לחצני הפעולה הבאים לזמינים:

הדפס מעטפות ע"פ לשונית נבחרת מערכת הייפר מאפשרת שליחה מרוכזת של מסמכים בדואר רגיל. לשם כך, המערכת מציעה להדפיס את כל המעטפות הדרושות באופן מרוכז (ללקוח בעל יותר ממסמך אחד מאותו סוג, תודפס מעטפה אחת בלבד). על כל מעטפה יודפסו שם הלקוח וכתובתו - ע"פ הנתונים בכרטיס הלקוח. ההדפסה תכלול אך ורק את לשונית המסמכים הנבחרת. יש לבחור את המדפסת הרצויה ולאשר.
הדפס העתקים ע"פ לשונית נבחרת באמצעות לחצן זה ניתן להדפיס ולצפות בהעתקי מסמכים על פי תוצאות השאילתא שבוצעה. לאחר בחירה במסמכים הרצויים, ניתן להדפיס העתקים נאמנים למקור עבורם.

שחזור פקודות יומן

לחצן שחזר פקודות יומן מאפשר לשחזר פקודות ופעולות קופה שלא נוצרו בפועל, עקב נפילת תקשורת או כל תקלה אחרת. המערכת בודקת האם בטווח התאריכים ישנם מסמכי מקור שאין להם פקודות יומן ויוצרת עבורם את פקודות היומן החסרות.

מנהל מערכת

ישנן הגדרות הנוגעות לכל אחד מהמסמכים השונים המוצגים בעמוד זה. לביצוע הגדרות אלה, ראה הנחיות למנהל המערכת המופיעות בעמודי ההדרכה של המסמכים.

הגדרת הדפסת מעטפות

יש להגדיר את גודל המעטפות להדפסה. ב"יסודות המערכת" בענף "Countries & Logo" בשדות "הדפסת מעטפות". כמו כן, ניתן להגדיר גם את כתובת הארגון, למקרים של החזרת המכתב לשולח.