יצירת אירוע יומן חדש / עריכת אירוע יומן

משתמשי הייפר יכולים ליצור אירוע יומן חדש (פגישה חדשה) ו / או לערוך אירוע יומן קיים, בהתאם להרשאות וכפי שיפורט בהמשך עמוד זה. כותרת עמוד זה משתנה בהתאם לקשר של המשתמש לפגישה זו, באופן הבא:

  • פגישה חדשה - כאשר המשתמש יוצר פגישה חדשה. למידע נוסף אודות פגישה חדשה, ראה סעיף הבא.
  • עריכת פגישה - כאשר המשתמש יצר את הפגישה ו/או מנהל אותה. למידע נוסף לחץ כאן.
  • הזמנה לפגישה - כאשר המשתמש הוזמן לפגישה זו. למידע נוסף לחץ כאן.

יצירת אירוע חדש ועריכת אירוע, מתאפשרות הן ממערכת היומנים של הייפר והן מכרטיסי הלקוח / ספק פרויקט, מתוך לשונית מגעים והתקשרויות.

יצירת אירוע חדש

יצירת אירוע יומן חדש, מתבצעת על ידי לחיצה כפולה על שעת תחילת הפגישה ביום הרצוי במערכת היומנים או לחלופין באמצעות לחצן פגישה חדשה, מתוך אזור "מגעים והתקשרויות" בכרטיס הלקוח / ספק / פרויקט. פעולה זו תפתח את חלון "פגישה חדשה", בו ישנן שתי לשוניות:

ראשי - בלשונית זו יש לעדכן את פרטי המידע הרלוונטיים של הפגישה ולהגדיר את המשתתפים.

התאמה אישית - לשונית המאפשרת שדות להגדרה בהתאמה אישית לפי צרכי המשתמש.

אירוע יומן

בפתיחת אירוע קיים ישנן לשוניות נוספות הזמינות למשתמש, כפי שיפורט בהמשך.

ראשי

חלון זה משמש ליצירת פגישה חדשה ולעדכון הנתונים והמידע הרלוונטיים באירוע קיים. בחלון פגישה חדשה שיפתח יש למלא את השדות הרלוונטיים למשתמש. שדות החובה יסומנו בכוכבית וניתנים להגדרה על ידי מנהל המערכת. כלל השדות מפורטים בטבלת השדות הנמצאת בתחתית עמוד זה, אך ישנם מספר שדות בעלי חשיבות למילוי על ידי המשתמש:

שדה הסבר
נושא תיאור קצר של נושא הפגישה
שעות בחירת טווח הזמנים של הפגישה.
סטאטוס הפגישה שדה זה מתעדכן על ידי כל משתמש בנפרד. ישנם שלושה סטאטוסים:
  • ממתינה לאישור – המשתמש עדיין לא אישר / ביטל את השתתפותו.
  • מאושרת – המשתמש אישר את השתתפותו בפגישה.
  • מבוטלת – המשתמש דוחה את ההזמנה להשתתפות ולא יופיע לפגישה.
עבור המשתמש קובע את מנהל הפגישה. כאשר מדובר בחלונית "עריכת פגישה" (נוצרה על ידי המשתמש), יציין שדה זה את מנהל הפגישה. כאשר מדובר בחלונית "הזמנה לפגישה", יציין שדה זה את המשתמש אליו הופנתה ההזמנה. במקרה זה המשתמש אינו מנהל הפגישה.
הערות פנימיות טקסט חופשי המיועד למשתתפי הארגון בלבד. הטקסט לא יהיה חשוף לאורחים מחוץ לארגון.

הוספת נמענים

באמצעות לחצן הוסף נמענים, יש להוסיף משתתפים לפגישה. ניתן לחפש ולהוסיף אנשי קשר פרטיים, עמיתים לעבודה, ספקים / לקוחות / פרוייקטים. מחיקת משתמש תבוצע על ידי סימונו ולחיצה על מקש Delete או באמצעות לחיצה על הלחצן הימני בעכבר ובחירה ב"מחק את השורות המסומנות". על מנת לצרף לקוח/ספק מתוך הרשימה, יש לוודא את קיומו של כרטיס הספק / הלקוח ואת הימצאותם של פרטי ההתקשרות עמו.

כמו כן, ניתן להזמין לפגישה משתתפים שאינם רשומים, על ידי הוספתם באופן ידני. לשם כך, מלא את פרטי המוזמנים בטבלת "רשימת מוזמנים (גם נמענים)". יש למלא את כל שדות החובה. בשדה "שלח הערה פרטית למוזמן", ניתן להוסיף הודעה שתישלח אך ורק ונמען הנבחר.

לחצני פעולה

לאחר עדכון שדות פרטי האירוע, ישנם מספר לחצני פעולה שימושיים הזמינים למשתמש:

פגישה פרטית / מוסתרת פגישה אשר פרטיה ניתנים לצפיית יוצר הפגישה בלבד. על מנת ליצור פגישה פרטית יש ללחוץ על צלמית המנעול בראש חלון הפגישה.
אשף תיאום מועד לפגישה מאפשר לצפות בלו"ז המעודכן של המשתתפים, בהתאם להרשאות, על מנת לוודא את זמינותם. הודעת דוא"ל תישלח לכל המוזמנים.
טווח ארוך הרחבת מועד הפגישה לטווח ארוך הכולל גם ימים.
שלח הזמנות בדוא"ל שליחת הזמנה ועדכונים באופן אוטומטי לאחר כל שינוי בשדות הבסיסיים ובפרטי המשתתפים. לחצן זה פעיל כברירת מחדל וניתן לבטל פעולה זו על ידי לחיצה נוספת.

התאמה אישית

לשונית המאפשרת שדות להגדרה בהתאמה אישית לפי צרכי המשתמש.

עדכון פגישה קיימת

לחיצה כפולה על פגישה קיימת, תפתח חלון המאפשר ביצוע עריכה ועדכונים לפגישה בהתאם להרשאות שניתנו למשתמש. ישנם שני חלונות פגישה שונים:

  • עריכת פגישה - פגישה שנוצרה על ידי המשתמש.
  • הזמנה לפגישה - פגישה שאליה הוזמן המשתמש.

שים לב - ניתן לעקוב אחר השינויים והעדכונים בלשונית "יומן שינויים". כמו כן, כמות העדכונים מעודכנת באופן אוטומטי בשדה "עדכון מספר" בלשונית "ראשי".

לאחר יצירת פגישה ושמירתה, תיווצרנה בחלון עריכת פגישה / הזמנה לפגישה הלשוניות הבאות:

סיכום הפגישה

לשונית זו פעילה עבור מנהל הפגישה בלבד. טקסט חופשי לרישום סיכום הפגישה. הודעה אוטומטית למילוי סיכום הפגישה תקפוץ לאחר סיומה בהתאם לפרק הזמן שהוגדר למשתמש במערכת ניהול עובדים / משתמשים בשדה "הכרח את המשתמש לסכם פגישות ביומן". רק מנהל הפגישה יידרש למילוי שדה זה.

יומן שינויים

בלשונית זו מרוכזים כלל השינויים והעדכונים שבוצעו בפרטי הפגישה. תיעוד השינויים מבוצע אוטומטית על ידי המערכת לאחר כל עדכון.

אנשי קשר

לשונית זו שימושית לאחר צירוף לקוח / ספק לרשימת המוזמנים ומציגה את אנשי הקשר בכרטיס הלקוח / ספק. החלון שיפתח יציג את פרטי יצירת הקשר של הלקוח / ספק המסומן בעמודת "שם ישות ב Hyper" בצדו הימני של המסך.

ישנם שני לחצני פעולה הזמינים בחלון זה:

שלח דוא"ל לכל המוזמנים שליחת פרטי הפגישה לכתובות הדוא"ל של המוזמנים בהודעת דוא"ל חדשה עם אפשרות להוספת טקסט חופשי.
שלח SMS לכל המוזמנים שליחת מסרון עם פרטי הפגישה למוזמנים.

משימות

בלשונית זו מרוכזות המשימות הנוגעות לאירוע זה. בטבלה מוצגות כברירת מחדל המשימות הפתוחות, אך ניתן להציג את כלל המשימות באמצעות לחצן הפעולה "כל המשימות" הנמצא בראש הטבלה. על מנת ליצור משימה יש ללחוץ על לחצן צור חדש. למידע נוסף אודות יצירת משימות בהייפר לחץ כאן.

תת פגישות ודואר אלקטרוני

תת פגישה הינה פגישה או אירוע המשך לאירוע הקיים, הנוצרים בעקבות הפגישה הנוכחית. ישנן 3 לשוניות בחלון זה:

  1. תת פגישה - יצירת פגישה נוספת בהמשך לפגישה הנוכחית. אפשרות זו זמינה אך ורק ליוצרי הפגישה המקורית. הטבלה תציג את פרטי הפגישה הראשית אשר תסומן ב - ותת הפגישה תסומן ב . לחיצה כפולה על הפגישה תפתח את כרטיס הפגישה. ניתן ליצור תת פגישה אחת בלבד עבור כל פגישה. בראש טבלה זו לחצני פעולה המאפשרים יצירת תת פגישה חדשה, עדכון פרטי תת הפגישה ורענון הטבלה לאחר עדכון הנתונים.
  2. אירוע חוזר - יצירת אירוע חוזר בתדירות שתקבע על ידי המשתמש. ניתן להוסיף בלשונית זו אירועים חדשים וכמו כן לערוך אירועים קיימים. על המשתמש להגדיר את תדירות האירוע והמשתתפים.
  3. דואר אלקטרוני - ריכוז תכתובות הדואר האלקטרוני שנשלחו למשתתפי הפגישה.

פעולות נוספות

בלחיצה על פגישה באמצעות לחצן העכבר הימני, יפתח בפני המשתמש תפריט לחצני הפעולה הבאים:

עריכת פגישה פתיחת חלון עריכת פגישה לפגישה קיימת.
פגישה חדשה יצירת פגישה חדשה.
הדפסה הדפסת עמוד היומן לפי פריסת התצוגה הנוכחית.
הדפס פגישות עם אנשי הקשר (מוזמנים) הדפסת ריכוז כל הפגישות.
שינויים חריגים במשמרות מאפשר ליצור שינויים בשעות העבודה של אנשי הצוות בהתאם לצורך ובכפוף להרשאות. השינויים יעודכנו במערכת ניהול עובדים / משתמשים בהתאמה.

מנהל מערכת
  • הרשאות צפייה למשתמשים - על מנהל המערכת להגדיר את המשתמשים אשר את יומנם יוכל כל חבר צוות לראות וכמו כן להגדיר את הרשאות הצפייה והעריכה לכל משתמש. כברירת מחדל, כל משתמש חשוף ליומנם האישי של כל יתר המשתמשים ובעל הרשאות צפייה ועריכה ביתר היומנים.
  • שדות חובה ביצירת פגישה חדשה - על מנהל המערכת להגדיר את שדות החובה הנדרשים ביצירת פגישה חדשה. הגדרה זו מבוצעת באמצעות הגדרת באמצעות הגדרת מאפייני השדות.
  • לוח חגים ומועדים – על מנת להגדיר את לוח החגים והמועדים המתאים למיקום הסניף, יש להיכנס ל"יסודות המערכת" ללשונית "Agencies". בשדה "שכבות מידע ליומנים" יש לבחור את הגדרות החגים המתאימים למיקום הסניף.
  • קביעת סופ"ש ביומן - על מנת לקבוע תצוגת בררת מחדל של חמישה ימי עבודה יש להיכנס ל"יסודות המערכת"- "Agencies" תחת שדה "מסכת תאריך: סופ"ש בשישי-שבת". באם רוצים תצוגה של חמישה ימים מסמנים "כן" אחרת בוחרים "לא".
  • שליחת עדכונים אוטומטית לפגישות בדוא"ל - כל עדכון פגישה ישלח באופן אוטומטי על ידי מערכת Hyper לכל המשתתפים בדוא"ל. ע"מ להגדיר זאת יש להיכנס ל"יסודות המערכת" - "Global & Basic Settings" לשדה "שלח עדכונים לפגישות בדוא"ל- כברירת מחדל". בבחירה כן ישלחו עדכונים בבחירת "לא" לא ישלחו עדכונים והמשתמשים יצטרכו באופן יזום לשלוח עדכונים על ידי לחיצה בתוך פגישה בלחצן "שלח הזמנות בדוא"ל".
  • תצוגת משבצת פגישה ביומן – כל משבצת פגישה ביומן מציגה מידע מסוים הנראה למשתמשים ב Hyper. ישנם שדות ברירת מחדל המופיעים במשבצת (ראה הסבר למעלה) אך ניתן לשנות שדות אלו. על מנת להגדיר זאת יש להיכנס ל"יסודות המערכת"- "Global & Basic Settings" לשדה "רשימת שדות לתצוגה במשבצת הפגישה ביומן". בלחיצה על תוכן השדה נפתח חלון בן ניתן לבחור מתוך רשימה את השדות שיראו למשתמשים במשבצת הפגישה. כמות המידע המוצג מוגבלת לגודל המסגרת. המידע יוצג בשלמותו בחלון שיפתח על ידי מיקום הסמן על משבצת הפגישה.
  • הגבלת כמות משתתפים בפגישה - ארגון יכול לקבוע שהוא מגביל את כמות המשתתפים המוזמנים לפגישה. על מנת להגדיר זאת יש להיכנס ל"יסודות המערכת"- "Global & Basic Settings" לשדה "הגבלת כמות כלל המשתתפים בפגישות בו זמנית". המספר שירשם יהווה את הכמות המשתתפים המקסימלית כולל מזמין הפגישה, שיכולים להשתתף בפגישה אחת.
  • תצוגת תאריכים - יש לקבוע תצוגת תאריכים ב Hyper. ע"מ להגדיר זאת ע"פ סניף יש להיכנס ל"יסודות המערכת" ללשונית Agencies ולשדה "מסכת תאריך: הצג יום לפני חודש (MM/DD)". זהו שדה בחירה דו ערכי. בחירה בערך "כן", תציג תאריכים כמקובל באירופה (קודם יום ולאחר מכן חודש). כאשר בוחרים בערך "לא", התצוגה תהיה כמו בארה"ב (קודם חודש ולאחר מכן יום).
  • הגדרת משמרות עובדים - בתוך כרטיס עובד בלשונית "תנאי העסקה" יש להגדיר את שעות המשמרת הקבועות של העובד. משבצות הזמן של שעות העבודה המוגדרות יצבעו בצבע לבן.
  • הגדרת היומן לעבודה במסך מגע / טאבלט / שולחן עבודה מרוחק (RDP) - גש למרכז התמיכה למשתמש ופתח את חלון הגדרות המחשב המקומי . בשדה "Running on Desktop Type" בחר בערך הרצוי. רק הערך "Local PC with Windows" יציג את חלונית הרמז ביומנים השונים. על מנת להפסיק את הופעת חלונית הרמז (Hint) עליך לבחור בכל ערך אחר המתאים לסביבת העבודה של המשתמש. עליך להגדיר בכרטיס העובד את הרשאות הצפייה והעריכה ביומן עבור כל משתמש.
  • הגדרת הרשאות עריכה וצפייה ביומני משתמשים - Hyper תומכת בהפרדה ומידור הרשאות יומנים בכמה רמות.
  • צבע ליומן צוות - בבחירת סניף בתצוגה ניתן לצבוע את שם הסניף לבחירה בצבעים שונים. צביעה זו נעשית ב"יסודות המערכת"- "Agencies" בשדה "צבע ליומן צוות (שחור = ללא)" נפתח חלון בחירת צבעים.
  • משוב על הזמנות – חלק מתוכנות הדואר האלקטרוני אינן תומכות במערכת ולכן לא יתקבל מהן משוב על הזמנה שנשלחה למשתמש בתוכנות אלו.