קבלה - Receipt

קבלה הינה מסמך המתעד קבלת תקבול מסוג מזומן, המחאה (שיק), כרטיס אשראי שנסלק בתוכנה או בהתקן אלקטרוני סמוך (Paypal, Applepal וכו') וכמו כן מתעד העברה בנקאית וניכוי מס במקור.
עבור מוסדות פיננסיים, מאפשרת מערכת הייפר לתעד קבלת המחאת זכות או שטר חוב על פי דרישות הרשות למניעת הלבנת הון.

הפקת קבלה במערכת ניהול לקוחות

מבוא

על פי החוק חובה להפיק קבלה מיד בעת קבלת תשלום. זהו מסמך רשמי המהווה אסמכתא והמעיד על כך שהארגון קיבל תשלום על המוצרים או השירותים שסיפק או יספק ללקוח.
הוצאת הקבלה אינה מחייבת בתשלום מסים (מ.ע.מ. ומקדמות מס הכנסה) - חיובים אלה נובעים רק מהוצאת חשבונית מס.
כל קבלה מקבלת מספר ייחודי משלה במערכת הייפר וכן יוצרת פקודת יומן ייחודית המתווספת לרשומות ניהול החשבון של הלקוח.
המערכת מאפשרת ליצור ולהפיק קבלה חדשה או לטעון קבלות קיימות לשם הדפסת "נאמן למקור" או לצורך ביטולן.
התשלום יכול להיעשות במספר אופנים: מזומן, כרטיס אשראי, המחאה, העברה בנקאית, המחאת זכות.
המערכת מאפשרת להפיק קבלה עבור חשבונית אחת או מספר חשבוניות וכמו כן עבור כל סכום אשר מועבר לארגון. הפקת קבלה מתאפשרת גם בעת הפקת חשבונית מס (חשבונית קבלה).
שים לב - לא ניתן להפיק קבלה עד שסכום כל התקבולים שווה או גבוה מסכום הגבייה שעודכן בשדה 'סכום יעד לגבייה בש"ח' (במידה ועודכן).
עם פתיחת חלון זה, יסומן רקע תחום העבודה במערכת בצבע ויכלול שדות ולחצנים הזמינים בהתאם לפעילות המשתמש.
בראש העמוד מופיעים שדות תיאור הקבלה ובמרכזה התקבולים והערות עבור מסמך הקבלה, כפי שיפורט בהמשך.
עמוד זה מאפשר למשתמש לבצע את הפעולות הבאות:

  • יצירת קבלה חדשה. ראה הסבר בסעיף הבא.
  • טעינת מסמך קבלה קיים. למעבר לסעיף זה, לחץ כאן.
  • הפקת מסמך. למעבר לסעיף זה, לחץ כאן.
  • ביטול / שחזור מסמך. למעבר לסעיף זה, לחץ כאן.
בראש העמוד מופיעים מספר לחצנים, המופיעים בהתאם לפעולות המבוצעות על ידי המשתמש ויפורטו בהמשך עמוד זה.

יצירת קבלה חדשה

בעת קבלת תשלום מהלקוח, יש להפיק קבלה באופן הבא:

  1.  לחיצה על לחצן צור חדש.
  2.  מילוי שדות מאפייני הקבלה. הסבר על שדות אלו בסעיף הבא.
  3.  בחירת אמצעי התשלום באמצעות לחצני הפעולה בצדו השמאלי של המסך. ראה סעיף תקבולים .שים לב - ניתן לשלב יותר מסוג תקבול אחד בתוך מסמך הקבלה.
  4.  מילוי הפרטים הנדרשים בהתאם לאמצעי התשלום הנבחר.
  5.  מילוי הפרטים הנדרשים בלשונית הערות. ראה סעיף הערות.
  6.  לחיצה על לחצן הפק מקור ואישור התצוגה המקדימה.
  7.  הדפסת המסמך וחתימה על הטופס באמצעות העכבר.

שדות אפיון מסמך הקבלה

בראש עמוד הקבלה ובתחתיתו, ישנם מספר שדות עיקריים בעלי חשיבות והשפעה על מסמך הקבלה:

שדה הסבר
מסמך בינ"ל שדה זה יגדיר את שפת הקבלה ומוגדר ידנית על ידי הלקוח. בחירה ב"כן" תיצור קבלה בשפה האנגלית. כברירת מחדל, מוצגת ההגדרה כפי שנבחרה בשדה "הפק מסמכים בינל כברירת מחדל", בלשונית "תקנות" בכרטיס הלקוח.
מועד הפקת מקור שדה זה יקבל את תאריך הפקת הקבלה. המשתמש יכול לשנות את תאריך זה עד לטווח של 14 ימים לאחור.
סניף הסניף המפיק את מסמך הקבלה. ניתן לבחור סניף אחר מרשימת סניפי הארגון.
סכום יעד לגבייה בש"ח כלי עבודה להגדרת הסכום לגבייה.
לא ניתן יהיה להפיק את הקבלה עד אשר סכום התקבולים יהיה שווה לסכום זה או גבוה ממנו. את סכום היעד לגבייה ניתן לעדכן בשדה זה באופן ידני, או לחלופין להיעזר בלחצן סכום יתרת החשבון, על מנת להציג ולגבות את כלל יתרת החוב של הלקוח.
הסכום שנגבה בקבלה פחות סכום היעד לגבייה הינו סכום העודף ללקוח, כאשר התקבל סכום מזומן. המערכת תומכת בעודף רב מטבעי, כפי שיוסבר בהמשך עמוד זה.
סוכן מכירות בשדה זה ניתן לבחור את סוכן המכירות עבור מסמך זה בלבד.
הדפס מסמך במטבע כברירת מחדל יופיע בשדה זה מטבע ניהול החשבון. המערכת מאפשרת בחירה במטבע אחר עבור מסמך זה בלבד.

הלשונית תקבולים

הוספת תקבולים לרשימה מתאפשרת על ידי בחירת אמצעי התשלום בצדו השמאלי של המסך ועדכון סכום התקבול. למידע נוסף אודות אמצעי תשלום, לחץ על סוג התקבול ברשימה הבאה.
שים לב - ניתן לשלב יותר מסוג תקבול אחד בתוך קבלה.

מזומן קבלת תשלום במזומן מהלקוח.
כרטיס אשראי תשלום בכרטיס אשראי באמצעות שימוש בקורא כרטיסים, במידה והייפר מחוברת לשירות סליקה. כמו כן, פעולה זו נועדה לשימוש בכרטיסים שמורים במערכת (הוראת קבע), כאשר כברירת מחדל נעשה שימוש בכרטיס הראשון ברשימה.
כרטיס אשראי באופן ידני (עסקה טלפונית) תקבול בכרטיס אשראי באופן ידני (עסקה טלפונית), כאשר כל פרטי האשראי מוכנסים באופן ידני על ידי המשתמש. פעולה זו מתאפשרת במידה והייפר מחוברת לשירות סליקה.
הזנת שובר מסליקת כ.א חיצונית פעולה זו שימושית במקרים הבאים:
  • כאשר ישנו שירות סליקת אשראי נוסף שאינו מחובר להייפר וישנו צורך בתיעוד ביצוע הסליקה ובהפקת קבלה עבורה.
  • במקרה של תקלה / קריסה שבעקבותיהן הסליקה דרך ההייפר לא יצרה הפקת קבלה. זהו אירוע נדיר, בעקבותיו יש להשתמש באפשרות זו ולמלא את מספר השובר המופיע מטבלת הסליקות של הייפר. כמו כן, תקלה זו יכולה להיווצר בעקבות סגירת המערכת בכפייה באמצעות ה task manager.
המחאה קבלת תשלום מהלקוח בהמחאה.
העברה בנקאית קבלת תשלום מהלקוח בהעברה בנקאית. פעולה זו מתבצעת תמיד לאחר ביצוע ההעברה הבנקאית.
ניכוי מס במקור כאשר לקוח עושה ניכוי מס במקור, על סכום זה להירשם כשורה נוספת בקבלה, בנוסף לשורת התקבול עבור יתרת הסכום.
שים לב - יש לוודא שקיים חשבון ניכוי מס במקור מוגדר בחשבונות הפנימיים של הארגון. הסכום בחלון זה יעודכן בחשבון ניכוי המס במקור.
המחאת זכות אפשרות זו זמינה עבור חברה המוגדרת כ "נותן שירותי מטבע / בנקאות". הגדרה זו מבוצעת ב"יסודות המערכת" בלשונית Bookkeeping בשדה "החברה מפוקחת ע"פ רגולציה". זוהי אפשרות לקבלת המחאה אשר ניתנה ללקוח על ידי גוף שלישי והלקוח מעביר אותה לרשות הארגון. באפשרות זו יש למלא את פרטי התקבול ופרטי איש הקשר (בעל החשבון).

הלשונית הערות

לאחר רישום כלל התקבולים עבור הקבלה, יכול המשתמש להוסיף הערות אשר יופיעו על גבי הקבלה.
בלשונית הערות, ניתן לרשום מידע רלוונטי שהמשתמש מעוניין להוסיף לקבלה.
כמו כן, יכול המשתמש לערוך את פרטי הלקוח (עבור קבלה בלבד). בשדה הערות פנימיות בלשונית זו, ניתן לכתוב הערות עבור המשתמשים בלבד ואשר לא יופיעו על הקבלה.

צילום מסך לשונית הערות

שים לב - שדות "בדיקת זהות הלקוח התבצעה על ידי" ו- "איש קשר" הינם למטרת רגולציה ומוצגים רק לאחר הטמעה רגולטורית של התוכנה.

עודף רב מטבעי

המערכת תומכת בעודף רב מטבעי ומבצעת חישוב עודף על תקבול במזומן במטבע חוץ.
ראשית, המערכת תעדיף לתת את העודף במטבע הלקוח וכאשר היתרה שנוצרה הינה במטבע חוץ, תחשב ותציג את ערכו במטבע המקומי.
לדוגמא: עבור תקבולים של 200 שקלים ו 100 דולרים שניתנו על תשלום נדרש של 500 שקלים, תציג המערכת את הקבלה וההודעה הבאות:

עודף רב מטבעי

הודעת עודף

טעינת מסמך קיים

באמצעות לחיצה על לחצן טען מסמך קיים, ניתן לפתוח קבלות שהופקו בעבר ו / או בוטלו.
בפני המשתמש תוצג טבלה המרכזת את כלל הקבלות, כאשר בחירה בקבלה תציג את פרטיה על המסך. לאחר פתיחת קבלה, יהפכו הלחצנים הבאים לזמינים:
הפק נאמן למקור באמצעותו יכול המשתמש להדפיס עותק נאמן למקור של הקבלה. כמו כן, בהתאם להגדרות בכרטיס הלקוח (בשדה "שלח מסמכים רשמיים לכתובת דוא"ל ראשית") ניתן לשלוח עותק דיגיטלי חדש (ראה הסבר בהמשך עמוד זה).
דפדוף לחצני "הרשומה הקודמת / הבאה" מאפשרים למשתמש לדפדף בין הקבלות שהופקו על ידי המערכת לפי סדר הפקתן (או בהתאם לסדר המיון שנבחר בחלון "טען מסמך קיים").
בטל מסמך המערכת מאפשרת ביטול מסמך, כפי שיתואר בהמשך.
שחזר מסמך שחזר מסמך - שחזור מסמך שבוטל. פעולה זו זמינה למשתמשים בהתאם להרשאות.

הפקת מסמך

לאחר סיום עדכון התקבולים עבור קבלה זו, ניתן להפיקה.
טרם הפקת מסמך המקור, ניתן להציג תצוגה מקדימה של הקבלה למטרת ביקורת ואימות פרטים באמצעות לחצן תצוגה מקדימה.
לאחר אימות הפרטים ניתן להפיק את הקבלה באמצעות לחצן הפק מקור.

מסמך קבלה

מסמך קבלה דיגיטלי

מערכת הייפר מאפשרת למשתמשיה, לקבל מסמכי מקור בדוא"ל במקום כמסמך מודפס מהמשתמש.
כמו כן, ישנה אפשרות להגדיר שהעתק של המסמך יישלח ללקוח מיד לאחר הדפסת המקור.
ניתן להגדיר את אפשרות זו בפרטי ההתקשרות בכרטיס הלקוח, בשדה "שלח מסמכים רשמיים לכתובת דוא"ל ראשית" ניתן לבחור בין האפשרויות הבאות:

  • לא - כברירת מחדל מסמך המקור יודפס ממחשב המשתמש, בעת יצירתו.
  • מסמך ממוחשב (מקור) - מסמך המקור לא יודפס ממחשב המשתמש אלא יישלח לכתובת הדואר האלקטרוני של הלקוח / ספק.
  • לקבל העתק לאחר הדפסת מקור - מסמך המקור יודפס ממחשב המשתמש והעתק נאמן למקור יישלח לכתובת הדואר האלקטרוני של הלקוח.

ביטול ושחזור מסמך

המערכת מאפשרת לבטל קבלה באופן הבא:

  1.  יש לטעון את הקבלה לביטול באמצעות לחצן "טען מסמך קיים".
  2.  יש ללחוץ על בטל מסמך. לחצן זה זמין בהתאם להרשאות.
  3.  יש למלא את סיבת הביטול בחלון שיקפוץ.
  4.  בלשונית "הערות" של הקבלה יופיעו פרטי הביטול: מועד הביטול, סיבת הביטול ופרטי המבטל.
  5.  ניתן לשחזר קבלות באמצעות לחצן שחזר מסמך אשר יופיע בצדו השמאלי של המסך.
שים לב - לאחר ביטול מסמך קבלה, תסמן המערכת באופן אוטומטי את פקודת היומן של קבלה זו כמבוטלת.

מנהל המערכת

ישנן מספר הגדרות הנוגעות לקבלות, אותן יש להגדיר ביסודות המערכת:

תשלום במזומן

ניתן להגדיר את אופן עדכון קבלת התשלום במזומן, בענף Bookkeeping, בשדה "ממשק מזומן בקבלות והחזרים". רישום כמות השטרות/מטבעות מכל סוג שהתקבלו, רישום סכום סופי מלא שהתקבל או שתי האפשרויות גם יחד.

שדות חובה להפקת חשבונית או קבלה

בענף Bookkeeping, בשדה "שדות חובה להפקת חשבונית או קבלה", יש לעדכן מהם שדות החובה עבור הנפקת קבלה בהתאם למדיניות הארגון.

הדפסת העתקים

בענף Bookkeeping, בשדה "הדפס # העתקים אחרי כל קבלה מקורית", ניתן להגדיר את כמות ההעתקים שיודפסו לאחר כל הנפקת קבלה בהתאם לדרישות הארגון.

הדפסה לפי מטבע הלקוח

כאשר רוצים לתרגם ללקוחות לא מקומיים את הקבלה למטבע שלהם.בענף Bookkeeping, בשדה "במסמכי הנח"ש בינ"ל – תרגם סכומים למטבע הלקוח", יש לבחור ב"כן" על מנת לתרגם ו- "לא" על מנת להשאיר את המטבע המקומי.

התחלת מספור קבלה

מערכת הייפר מאפשרת להתחיל את מספור הקבלות ממספר לפי בקשת המשתמש.בענף Bookkeeping, יש להגדיר זאת בשדה "מספר קבלות החל מ". המערכת תייצר קבלות בסדר עולה החל ממספר זה.

דרישות ת"ז לעסקאות מעל סכום

בהתאם לחוק המקומי, רישום הסכום עבורו חובה להכניס ת"ז על מנת לייצר קבלה. בענף Sales, בשדה "דרוש ת.ז./ע.מ. בעסקאות מעל # ש"ח", יש לרשום את הסכום. במידה ולפי מדיניות החברה נדרשת תעודת זהות מכל לקוח, יש לרשום 1.

הערות קבועות עבור טופס קבלה

בענף Agencies, יש להגדיר בשדה "הערות ב.מ. עבור טופס קבלה מקומי" את ההערות שיודפסו על גבי הקבלה. שים לב לכך שההערות הן לפי סניף ויש להעתיק את ההערות באם יש יותר מסניף אחד.

עדכון חשבון לניהול העברות בנקאיות

ביסודות המערכת בענף Bookkeeping, ניתן להגדיר בשדה "חשבון לניהול העברות בנקאיות" את מספר החשבון. אחרת, אם שדה זה יושאר ריק, לא תיווצר פקודת יומן על קבלה שניתנה בעבור פעולה זו. המערכת מאפשרת שתי דרכי עבודה עם העברות בנקאיות:

  • הפקת קבלה לאחר ביצוע העברה בנקאית לארגון. קבלה זו יוצרת פקודת יומן מכרטיס הלקוח אל חשבון ההעברות הבנקאיות שהוגדר ביסודות המערכת. בחשבון זה תבוצע ההתאמה בין הקבלה לייבוא דפי הבנק של ההעברה הבנקאית.
  • כאשר הקבלה על ביצוע העברה בנקאית לא תיצור פקודת יומן, במקרה שלא הוגדר חשבון לניהול העברות בנקאיות, יש לייבא את דפי הבנק של ביצוע ההעברה ולהתאימם מול ניהול חשבון הלקוח.

שדות הזמינים לאחר הטמעה רגולטורית

שדות "בדיקת זהות הלקוח התבצעה על ידי" ו- "איש קשר" בלשונית הערות הינם למטרת רגולציה ומוצגים רק לאחר הטמעה רגולטורית של התוכנה. כמו כן, שדות "בעל החשבון כאיש רגולציה" ו- "הארץ שממנה הגיע הכסף" בדיווחי קבלת המחאה / העברה בנקאית, יהיו זמינים בהתאם להגדרת הארגון בשדה "החברה מפוקחת על ידי רגולציה", בענף Bookkeeping ביסודות המערכת.