חשבונית מס - Tax Invoice

חשבונית מס הינה מסמך חשבונאי המייצג עסקה עם לקוח ומתאר את השירות / הטובין שנמסרו בתמורה לסכום כסף. המסמך משמש את רשות המיסים בעניין גביית מע"מ ומס על הכנסה, לכן יש להפיקו רק בגין עסקאות שבוצעו בפועל.

תוכנת הייפר מציעה תהליך הפקת חשבונית מס פשוט ויעיל. החשבונית מופקת על סמך הזמנות הקיימות במערכת ויכולה להכיל (וגם לשלב) פריטים שסופקו ממערכת ההזמנות, חיובים ידניים ותשלום מראש עבור פריטים שיסופקו בעתיד (ניהול חוזים מול הלקוח).

חשבונית מס במערכת הייפר

מבוא

מערכת הייפר מאפשרת הפקת חשבוניות, חשבוניות מס וחשבוניות מס / קבלה. ניתן לייבא פריטים ממספר הזמנות או ממספר תעודות משלוח לתוך חשבונית מס אחת. במערכת הייפר, לא קיים מאגר נתונים עבור חשבונית מס / קבלה (ישנו מאגר נפרד עבור חשבוניות מס ועבור קבלות) ולכן המערכת מקשרת בין שני מסמכים אלה ומדפיסה אותם ברצף במסמך אחד. בהתאם לחוקי המדינה בה הארגון רשום, המערכת מסכמת את כל המע"מ מתוך חשבוניות המס ומעדכנת את דוח המע"מ. עדכון אחוז המע"מ נעשה אוטומטית על ידי מערכת הייפר, בסנכרון עם מוסדות המדינה.

למערכת שלושה סוגי חיובים:

חיוב ידני - עבור מוצרים ללא הזמנה.
חיוב מהזמנות קיימות – המערכת תייבא פריטים מהזמנות הקיימות במערכת ותציג בפני המשתמש את רשימת הפריטים שעדיין לא חוייבו.
תשלום מראש עבור מוצרים – בהתאם למדיניות הארגון או עבור לקוחות המעוניינים לשלם מראש עבור מוצרים או שירותים שעדיין לא סופקו.

עם פתיחת חלון חשבונית מס, יסומן תחום העבודה במערכת בצבע רקע ייחודי ויכלול שדות ולחצנים הזמינים בהתאם לפעילות המשתמש. במרכז המסך מוצגת טבלת פריטי החשבונית והערות הנוגעות לחשבונית זו. בטבלה זו יוצגו כלל המוצרים הנבחרים עבור החשבונית ויופיעו שדות תיאור המוצרים הכוללים את פרטי המוצר, כמויות ומחירים.

השדות המוצגים בראש הטבלה משמשים להגדרת נמען החשבונית, כפי שיוסבר בהמשך. שים לב - ניתן להוסיף ולהוריד שדות בהתאם לצרכי המשתמש והארגון.

עמוד זה מאפשר למשתמש את ביצוע הפעולות הבאות:

  • טעינת מסמך קיים - טעינת מסמך חשבונית מס שהופק בעבר. ראה הסבר בסעיף הבא.
  • יצירת מסמך חשבונית מס חדש. למעבר לסעיף זה, לחץ כאן.
  • תשלום במעמד הפקת החשבונית. למעבר לסעיף זה, לחץ כאן.
  • הפקת מסמך מקור. למעבר לסעיף זה, לחץ כאן.
  • ביטול / שחזרו מסמך. למעבר לסעיף זה, לחץ כאן.

טעינת מסמך קיים

באמצעות לחיצה על לחצן טען מסמך קיים ניתן לפתוח חשבוניות שהופקו בעבר או שבוטלו. בפני המשתמש תוצג טבלה המרכזת את כלל החשבוניות שהופקו, כאשר בחירה בחשבונית תציג את פרטיה על המסך. לאחר פתיחת חשבונית, יהפכו הלחצנים הבאים לזמינים:
הפק נאמן למקור באמצעות לחצן זה יכול המשתמש להדפיס עותק חשבונית נאמן למקור. בראש העמוד, לצד מספר החשבונית, יירשם "העתק". כמו כן, בהתאם להגדרות בכרטיס הלקוח (בשדה "שלח מסמכים רשמיים לכתובת דוא"ל ראשית"), ניתן לשלוח עותק דיגיטאלי חדש (ראה הסבר בהמשך עמוד זה).
דפדוף לחצני "הרשומה הקודמת / הבאה" מאפשרים למשתמש לדפדף בין החשבוניות שהונפקו על ידי המערכת לפי סדר הנפקתן.
בטל מסמך המערכת מאפשרת ביטול מסמך. הסבר נוסף על פעולה זו בהמשך עמוד הדרכה זה.
שחזר מסמך שחזור מסמך שבוטל ותנועות המלאי המקושרות אליו. פעולה זו זמינה למשתמשים בהתאם להרשאות.

יצירת חשבונית מס חדשה

על מנת ליצור חשבונית מס, יש ללחוץ על לחצן צור חדש. פעולה זו תנקה את טבלת פריטי החשבונית מכל תוכן קודם. לאחר פעולה זו, במידה וישנם פריטים הממתינים לחיוב, תציע התוכנה למשתמש באופן אוטומטי לבחור את המוצרים שהוזמנו וממתינים לחיוב, מתוך חלון "יבא פריטים הממתינים לחיוב מתוך הזמנות / תעודות משלוח".

השדות המוצגים בראש הטבלה משמשים להגדרת נמען החשבונית. בשדה "איש קשר", ניתן לבחור על פי הצורך איש קשר אשר יופיע על החשבונית בשורת "נא למסור לידי", בעוד החשבונית תירשם על שם החברה. אם הפנייה הינה עבור איש הקשר עצמו, יש לבחור באפשרות "איש קשר" בשדה "פנייה אל".

עדכון פרטי החשבונית מתבצע בשלוש הלשוניות - פריטי החשבונית, הערות, תשלום מראש על מוצר לאספקה עתידית המפורטות בהמשך סעיף זה:

פריטי החשבונית

המערכת מאפשרת הוספת פריטים לחשבונית בשני אופנים:

  • הוספת פריטים ידנית.
  • יבוא פריטים ממערכת ההזמנות.

הוספת פריטים ידנית

הוספת פריטים ידנית מתאפשרת באמצעות הוספת שורה בטבלה (Ctrl+Enter או שימוש בלחצן הימני בעכבר ובחירה בהוספת שורה) ומילוי השדות הרלוונטיים בשורה זו. כמו כן, ניתן להוסיף פריטים באמצעות לחיצה על לחצן הוסף פריט ובחירת המוצרים באשף החיפוש. כאשר מוסיפים פריט באופן ידני, ישנה אפשרות בשדה "מחיר חייב במע"מ", לעדכן מחיר מלא ולחשב את המחיר ללא מע"מ, באמצעות לחיצה על סימן הנמצא לצד המחיר. פעולה זו זמינה אך ורק כאשר נבחרה בשדה "תכונה מיוחדת למכירה בקופה (POS)" בכרטיס המוצר, האפשרות "המוצר מחייב הזנת מחיר ידנית".

ניתן להוסיף לכל אחת משורות המוצר בחשבונית, הערות הנוגעות לשורה זו בלבד. על מנת לעשות זאת יש ליצור שורה חדשה מעל שורת המוצר הרצויה ולמלא בה את ההערות בשדה "תיאור" בלבד. ההערה תירשם בחשבונית בשדה "תיאור", מעל שם הפריט.

יבוא פריטים ממערכת ההזמנות - "חשבונית מרכזת":

באמצעות לחצן יבא פריטים הממתינים לחיוב מתוך הזמנות / תעודות משלוח, ניתן לייבא פריטים הממתינים לחיוב מתוך מערכת ההזמנות והנמצאים במעקב ביצוע. באמצעות תיבות הסימון ניתן לבחור את הפריטים הרלוונטיים אותם רוצים להוסיף לחשבונית.

יבוא פריטים הממתינים לחיוב מתוך הזמנות / תעודות משלוח

חלון יבא פריטים הממתינים לחיוב מתוך הזמנות / תעודות משלוח, מרכז ומציג את כלל ההזמנות ותעודות המשלוח, שעבורן עדיין לא בוצע חיוב. בחלון זה ניתן לייבא פריטים הממתינים לחיוב מתוך מערכת ההזמנות והנמצאים במעקב ביצוע. לצד כל פריט רשומים פרטי ההזמנה לרבות: מספר הזמנה, כמות ויחידות מידה. כמו כן, מצויינות לצד כל פריט הכמות המוכנות לאספקה, כמות שהועברה לתעודת משלוח וכמות שהועברה לחשבונית. על מנת להוסיף לחשבונית מס את הפריטים הרצויים מהרשימה, יש לסמנם באמצעות תיבות הסימון שלצד המספר הקטלוגי. בתחתית הטבלה ישנם לחצני פעולה לסימון כלל התיבות ולביטול הסימון. לסיום יש ללחוץ על לחצן אישור (F6).

בתחתית עמוד "פריטי החשבונית", מופיעים שדות סיכום החשבונית, כאשר חלקם ניתנים לעריכה:

  • סוכן מכירות - שם סוכן המכירות לבחירה מתוך "דיאלוג בחירת משתמשים".
  • % מע"מ - ניתן לבחור את שיעור המע"מ הקודם.
  • הדפס מסמך במטבע - בחירת המטבע עבור הפקת המסמכים.

הערות

לאחר בחירת המוצרים, יכול המשתמש להוסיף הערות אשר יופיעו על החשבונית. בלשונית הערות, ניתן לרשום מידע רלוונטי שהמשתמש מעוניין להוסיף לחשבונית. כמו כן, יכול המשתמש לערוך את פרטי הלקוח (עבור החשבונית בלבד). בשדה הערות פנימיות בלשונית זו, ניתן לכתוב הערות עבור המשתמשים בלבד ואשר לא יופיעו על החשבונית.

תשלום מראש על מוצר לאספקה עתידית

באמצעות לחצן שלם מראש על מוצר, המערכת מציעה אפשרות לתשלום על מוצרים / שירותים שעדיין לא סופקו. זמינות לחצן זה הינה בהתאם למדיניות החברה ומוגדרת ב"יסודות המערכת" בלשונית "Bookkeeping", בשדה "אפשר מנגנון מוצרים משולמים מראש". פעולה זו תוסיף את המוצר לרשימת "מוצרים ששולמו מראש או שיש לגביהם הסכמים מיוחדים", המופיעה בלשונית "תקנות" במערכת המכירות.

חשבונית עצמית

חשבונית עצמית הינה מסמך המופק על ידי העסק, כאשר מתקבל שירות מספק שאינו עוסק מורשה ולפיכך לא מפיק חשבוניות מס. במקרה זה, מופקת על ידי העסק חשבונית מס עבור עצמו, במטרה לתעד עסקה שעבורה ישנה חובה להפיק חשבונית מס. מסמך זה יחליף את המסמך שאמור היה להיות מופק על ידי ספק השירות, וישמש לצורך דיווח של העסק על ביצוע עסקה לרשויות מע"מ, בדוחות הנדרשים להגשה.

דוגמא נפוצה למקרה זה הינה שכירות של משרד, כאשר בעל המשרד הינו אדם פרטי (שאינו עוסק מורשה וללא תיק ברשות המסים), שאינו יכול להפיק חשבוניות, אך עם זאת ישנה חובה להפקת חשבונית מס על עסקה זו.

חשבונית עצמית יש להפיק באופן הבא:

  1. יש ליצור כרטיס לקוח חדש על שם החברה, הכולל ח.פ ופרטי התקשרות.
  2. צור חשבונית מס חדשה (וסגור את חלון יבוא פריטים, במידה ונפתח).
  3. בלשונית "פרטי החשבונית", מלא בטבלה את הפרטים הנדרשים. שים לב לשדות תיאור, כמות, מחיר חייב במע"מ.
  4. בלשונית "הערות", שנה את השם בשדה "שם הלקוח" ל - "חשבונית עצמית". בשדה "הערות" רשום הסבר אודות חשבונית עצמית זו.
  5. הפק את החשבונית. ניתן לעדכן את התשלום התואם בלשונית "משלם עכשיו" על מנת להפיק מסמך חשבונית מס / קבלה (כמתואר בסעיף הבא).
  6. אם התשלום לא עודכן במסמך הקבלה (חשבונית מס / קבלה), יש ליצור מסמך קבלה עבור הסכום. בהערות מסמך זה יש לציין שמדובר בקבלה עבור חשבונית עצמית.
פעולות אלה של הוצאה מול הכנסה מבטלות אחת את השנייה מבחינת המאזן וכמו כן גם מבחינת המע"מ (מע"מ תשומות מול מע"מ עסקאות). כמו כן, יש לוודא שהכנסה זו לא תיכלל בתשלומים של מקדמות מס.

תשלום במעמד הפקת החשבונית - "חשבונית מס / קבלה"

הייפר מאפשרת לקבל מהלקוח תשלום מיידי עבור המוצרים ולהפיק חשבונית קבלה. פעולה זו מתבצעת בלשונית "משלם עכשיו", בה יכול המשתמש לבחור את אופן התשלום ואת אמצעי התשלום ולקבלו מהלקוח. מאחר והייפר אינה מכילה מאגר נפרד עבור חשבוניות מס / קבלה, המערכת מקשרת בין שני המסמכים ומדפיסה אותם ברצף.
שים לב - ניתן להפיק קבלה רק כאשר סכום התקבולים שווה או גבוה מסכום החשבונית.

הוספת תקבולים לרשימה מתאפשרת על ידי בחירת אמצעי התשלום בצדו השמאלי של המסך ועדכון סכום התקבול (ניתן לשלב יותר מסוג תקבול אחד בתוך קבלה):

מזומן בחלון פרטי התקבול שיפתח, ניתן לעדכן את הסכום שהתקבל במזומן. ניתן לעדכן את כמות השטרות / המטבעות שהתקבלה והסכום יחושב אוטומטית בשדה "סכום" בחלון זה. כמו כן, ניתן לרשום את הסכום ישירות. בתחתית החלון מופיעה יתרת החשבון (החוב) של הלקוח.
כרטיס אשראי שימוש בקורא כרטיסים. יש להעביר את הכרטיס ופרטיו יעודכנו בשדות המתאימים.
כרטיס אשראי באופן ידני (עסקה טלפונית) נפתח חלון פרטי התקבול בו יש למלא את הפרטים הבאים:
  • סכום - הסכום לחיוב. ניתן לרשום כל סכום (במידה ומבוצע תשלום חלקי בלבד באשראי)
  • מטבע – בחירת המטבע הרצוי לתשלום הסכום הרשום בשדה "סכום".
  • פרטי הכרטיס – מספר כרטיס, תוקף (לבחירה בלוח שנה), 3 ספרות הביטחון (cvv).
  • קרדיט – לפי מדיניות החברה.
  • כמות תשלומים חודשיים – כמות התשלומים המבוקשת ובהתאם למדיניות הארגון. סכום התשלום הראשון יעודכן אוטומטית על ידי המערכת וניתן לשינוי ידנית. יתרת הסכום תחולק באופן שווה בין יתר התשלומים.
  • פרטי הזיהוי של בעל הכרטיס – מכיוון שמדובר בעסקה טלפונית יש למלא את פרטי הזיהוי המלאים של בעל הכרטיס.
הזנת שובר מסליקת כ.א חיצונית בדומה לביצוע עסקה טלפונית, יש לעדכן את פרטי המשלם ומספר התשלומים. המערכת מבקשת מספר המחאה / 4 ספרות אחרונות, מספר שובר ומותג כרטיס האשראי.
המחאה בחלון "המחאה" שייפתח, יש למלא את פרטי הבנק והחשבון. ניתן לבחור את סניף הבנק באמצעות לחצן "רשימת הבנקים" ופרטיו יעודכנו אוטומטית בשדות המתאימים. בטבלה יש למלא את פרטי ההמחאה בשדות הנתונים. לחיצה על לחצן "הוסף שיק עוקב" תוסיף שורה עם פרטי המחאה עוקבת, תאריך פירעון עוקב וסכום זהה. פרטים אלו ניתנים לשינוי.
העברה בנקאית

בחלון העברה בנקאית שנפתח, יש למלא את פרטי ההעברה הבנקאית הכוללים סכום, תאריך פירעון ופרטי הבנק.

מנהל חשבונות, שים לב: כאשר לא מעודכן חשבון לניהול העברות בנקאיות", לא תפתח פקודת יומן עבור קבלה שהונפקה לפעולת העברה בנקאית. במצב זה, יש ליצור חשבונית בכרטיס הלקוח ומולה לעדכן טופס העברה באמצעות לשונית "יבוא דפי בנק (כפקודות יומן)", הנמצאת בארגז הכלים, במודול הנהלת החשבונות. לכן, על מנהל החשבונות להחליט באיזו משתי דרכי העבודה שמציעה המערכת לבחור, עבור טיפול בהעברות בנקאיות:

  • הפקת קבלה לאחר ביצוע העברה בנקאית לארגון. קבלה זו יוצרת פקודת יומן מכרטיס הלקוח אל חשבון ההעברות הבנקאיות שהוגדר ביסודות המערכת. בחשבון זה תבוצע ההתאמה בין הקבלה לייבוא דפי הבנק של ההעברה הבנקאית.
  • כאשר הקבלה על ביצוע העברה בנקאית לא תיצור פקודת יומן, במקרה שלא הוגדר חשבון לניהול העברות בנקאיות, יש לייבא את דפי הבנק של ביצוע ההעברה ולהתאימם מול ניהול חשבון הלקוח.

מחק פריט מאפשר מחיקת פעולת תשלום טרם אישורה.
לאחר עדכון אופן התשלום והפקת מסמך המקור, יתבקש הלקוח לחתום באופן ממוחשב על הטופס. חתימת הלקוח תתווסף למסמך החשבונית מס / קבלה.

הפקת מסמך

לאחר סיום הכנסת כל הפריטים לטבלת פריטי החשבונית, ניתן להפיקה. טרם הפקת מסמך המקור, ניתן להציג תצוגה מקדימה של החשבונית למטרת ביקורת ואימות פרטים באמצעות לחצן תצוגה מקדימה. לאחר אימות הפרטים ניתן להפיק את חשבונית המס באמצעות לחצן הפק מקור.

חשבונית המס מכילה את פרטי הלקוח ומפיק הקבלה ומציגה כברירת מחדל את פירוט ההזמנות והפריטים הכלולים בחשבונית, עלויות, תנאי תשלום, ערך מע"מ וסה"כ לתשלום. בראש העמוד מופיע מספר החשבונית.

כאשר נוצר מסמך חשבונית מס / קבלה, תוצג גם הקבלה, בחלקו התחתון של המסמך.

מסמך חשבונית מס / קבלה חשבונית מס / קבלה

חשבונית מס דיגיטאלית

מערכת הייפר מאפשרת למשתמשיה, לקבל מסמכי מקור בדוא"ל במקום כמסמך מודפס מהמשתמש. כמו כן, ישנה אפשרות להגדיר שהעתק של המסמך יישלח ללקוח מיד לאחר הדפסת המקור. ניתן להגדיר את אפשרות זו בפרטי ההתקשרות בכרטיס הלקוח. בשדה "שלח מסמכים רשמיים לכתובת דוא"ל ראשית" ניתן לבחור בין האפשרויות הבאות:

  • לא - כברירת מחדל מסמך המקור יודפס ממחשב המשתמש, בעת יצירתו.
  • מסמך ממוחשב (מקור) - מסמך המקור לא יודפס ממחשב המשתמש אלא יישלח לכתובת הדואר האלקטרוני של הלקוח / ספק.
  • לקבל העתק לאחר הדפסת מקור - מסמך המקור יודפס ממחשב המשתמש והעתק נאמן למקור יישלח לכתובת הדואר האלקטרוני של הלקוח.

ביטול / שחזור מסמך

המערכת מאפשרת לבטל מסמך אשר הופק בטעות וכמו כן גם את פקודות היומן המקושרות למסמך באופן הבא:
  1.  יש לטעון את החשבונית הרצויה באמצעות לחצן טען מסמך קיים ובחירה בחשבונית המבוקשת.
  2.  יש ללחוץ על לחצן בטל מסמך. לחצן זה זמין בהתאם להרשאות.
  3.  יש למלא את סיבת הביטול בחלון שיקפוץ.
  4.  בלשונית "הערות" של החשבונית יופיעו פרטי הביטול: מועד הביטול, סיבת הביטול ופרטי המבטל.
  5.  ניתן לשחזר חשבוניות שבוטלו באמצעות לחצן שחזר מסמך . פעולה זו זמינה למשתמשים בהתאם להרשאות ותיצור שחזור של המסמך שבוטל ואת תנועות המלאי המקושרות אליו.
שים לב - ביטול מסמך חשבונית אינו מהווה חשבונית זיכוי! ניתן לבטל מסמך זה רק כאשר הופק בטעות ולא נמסר עדיין ללקוח. יש לשמור את מסמך המקור ולציין בספרים שמסמך זה בוטל. הביטול מתאפשר על פי הרשאות ועד חודש לאחר הפקת המסמך. מנהל המערכת יכול לבטלו גם במועד מאוחר יותר.
לאחר מסירת חשבונית ללקוח, ניתן לבטלה רק באמצעות חשבונית מס זיכוי.
מנהל מערכת

מערכת הייפר פועלת בהתאם לחקיקה ולכן לא ניתן למחוק חשבוניות מס מהמערכת ולא ניתן למחוק פקודות יומן.
כמו כן, ישנם מספר נושאים שעל מנהל המערכת להגדיר:

הערות קבועות בחשבונית מס

בתוך יסודות המערכת בAgencies יש להגדיר בשדה "הערות ב.מ. עבור חשבונית מס מקומית" את ההערות שיודפסו על גבי החשבונית. שים לב לכך שההערות הן לפי סניף ויש להעתיק את ההערות באם יש יותר מסניף אחד.

שדות חשבונית המס

כברירת מחדל מוצגים בחשבונית המס שדות מידע הכוללים את פרטי ההזמנות והפריטים הכלולים בחשבונית, עלויות, תנאי תשלום, ערך מע"מ וסה"כ לתשלום. ניתן להגדיר שדות נוספים או אחרים ב"יסודות המערכת", בענף Built-in Docs Printing Customization.

מע"מ

מע"מ חשבונית מס מוגדר ביסודות המערכת בענף sales , באמצעות לחצן "עדכן טבלת שערי מע"מ באופן אוטומטי". יש ללחוץ עליו ולאשר על מנת שהמע"מ יעודכן בארגון. לחיצה על לחצן זה תעדכן את טבלת המע"מ באופן אוטומטי מתוך נתוני רשות המיסים (בהתאם למדינת הארגון המוגדרת ב - Global&Basic Settings. אחרת, יש לעדכן את שערי המע"מ באופן ידני. כמו כן, פעולה זו תסנכרן את רשימת כל הבנקים המעודכנים במערכת.

מוצרים

כדי שלקוח יוכל להשתמש בלחצן הוסף פריט, יש לבנות פריטים ב"ניהול ובניית מוצרים" ולאפשר לראותם בתוך חשבונית והזמנות.

תשלום מראש

זמינות לחצן "שלם מראש על מוצר", הינה בהתאם למדיניות החברה ומוגדרת ב"יסודות המערכת" בלשונית bookkeeping, בשדה "אפשר מנגנון מוצרים משולמים מראש". ביצוע פעולה זו יוסיף את המוצר לרשימת "מוצרים ששולמו מראש או שיש לגביהם הסכמים מיוחדים" המופיעה בלשונית "תקנות" במערכת המכירות.

תשלום במזומן

בפרטי תקבול במזומן, ישנן שלוש אפשרויות לרשימת קבלת התשלום: רישום כמות השטרות/מטבעות מכל סוג שהתקבלו, רישום סכום סופי מלא שהתקבל או שתי האפשרויות גם יחד. ניתן להגדיר את האפשרות הרצויה ב"יסודות המערכת" ב-bookkeeping בשדה "ממשק מזומן בקבלות והחזרים".

שדות חובה בכרטיס לקוח

ניתן להגדיר שדות חובה בכרטיס לקוח, שבלעדיהם לא ניתן להפיק חשבונית מס. ההגדרה מתבצעת ב"יסודות המערכת" בלשונית "Bookkeeping" בשדה "שדות חובה להפקת חשבונית או קבלה"

הערות קבועות בחשבונית מס

בתוך "יסודות המערכת" בלשונית "Agencies" יש להגדיר בשדה "הערות ב.מ. עבור חשבונית מס מקומית" את ההערות שיודפסו על גבי החשבונית. שים לב לכך שההערות הן לפי סניף ויש להעתיק את ההערות באם יש יותר מסניף אחד.

הדפסת העתקים

כאשר הארגון דורש הדפסת העתקים אחרי הוצאת מסמכי מקור, יש להגדיר זאת ב"יסודות המערכת" בלשונית "Bookkeeping" , בשדה "הדפס # העתקים אחרי כל חשבונית מס מקורית". יש לרשום בשדה זה את מספר ההעתקים להדפסה באופן אוטומטי וכברירת מחדל.

התחלת מספור חשבוניות מס

מערכת הייפר באופן אוטומטי מתחילה מספור מ1, אך ניתן לשנות מספור התחלתי זה, על ידי הגדרה ב"יסודות המערכת" בלשונית "Bookkeeping" בשדה "מספר חשבוניות מס החל מ". ממספר זה המערכת תייצר חשבוניות מס בסדר עולה.

מטבע לקוח

ישנם ארגונים העובדים עם לקוחות שאינם מקומיים, בעלי מטבעות שונים מהמטבע המקומי, שמעוניינים לתרגם את המסמכים למטבע שלהם. על מנת לעשות זאת, יש להיכנס ל"יסודות המערכת" ללשונית Bookkeeping לשדה "במסמכי הנח"ש בינ"ל - תרגם סכומים למטבע הלקוח" ולבחור ב"כן" על מנת לתרגם ו"לא" על מנת להשאיר את המטבע המקומי.

דרישת ת"ז לעסקאות מעל סכום

בהתאם לחקיקה המקומית ולמדיניות הארגון, יש להגדיר מאיזה סכום חובה להכניס ת"ז על מנת לייצר חשבונית מס. ב"יסודות המערכת" בלשונית "Sales" בשדה "דרוש ת.ז./ע.מ. בעסקאות מעל # ש"ח" יש לרשום את הסכום. ישנם ארגונים הדורשים מספר ת"ז מכל הלקוחות ובמקרה זה יש לרשום סכום 1.