ספקים

ספקי הארגון מהווים את אחד הצינורות החשובים של הארגון למערכי האספקה, הייצור ובעקבותיהם גם של מערכי השירות והמכירה.

תוכנת הייפר כוללת בתוכה מערכת לניהול הספקים של הארגון. מערכת זו מרכזת ומספקת למשתמש את כל המידע הנוגע לספק, לרבות פרטי התקשרות, תיעוד מגעים והתקשרויות, מסמכים, הזמנות רכש וניהול חשבונות. המערכת מאפשרת לארגון מעקב פשוט וקל אחר ההתנהלות השוטפת מול הספקים, הן אם מדובר ברכישה חד פעמית והן אם מדובר בעבודה שוטפת ורציפה.

המידע במערכת ניהול הספקים, מרוכז ומתויק ומאפשר למשתמש מבט מקיף על כל פעילות והתנהלות הארגון מול הספק. המידע מוצג למשתמש בהתאם להרשאות המוגדרות על ידי מנהל המערכת ובחלוקה למגוון קטגוריות ובהן: פרטי התקשרות, ריכוז ותיעוד מלא של כלל המגעים וההתקשרויות, מסמכים, חשבונאות ועוד.

תוצאות חיפוש ספקים

מבוא

כרטיס הספק מציג למשתמש את כל המידע אודות ספקי הארגון בחלוקה ללשוניות הבאות: פרטי התקשרות, מגעים והתקשרויות, מסמכים, הזמנת רכש וחשבונאות. בחירה בלשונית ספקים בעמוד הבית, מובילה לעמוד החיפוש, המהווה את העמוד המרכזי ומשמש לביצוע הפעולות הבאות:

  • חיפוש ואיתור ספק
  • יצירת ספק חדש

חיפוש ואיתור ספק

בראש העמוד מופיע שדה החיפוש, המאפשר לאתר לקוחות קיימים. על מנת לבצע חיפוש לקוח, יש להקליד את אחד מפרטי הזיהוי הבאים מתוך כרטיס הלקוח: שם, מספר זהות / ח.פ, טלפון, דוא"ל. לאחר רישום פרטי הזיהוי יש ללחוץ על לחצן חפש. רישום חלק מפרט הזיהוי, יציג את כל הספקים אשר מכילים את טקסט זה באחד משדות הזיהוי.

לחלופין, מאפשרת המערכת לבצע חיפוש ממוקד לפי פילוח או מאפיינים אחרים, בהתאם לצרכי המשתמש ודרישות הארגון. חיפוש זה מתבצע באמצעות לחצן אשף החיפוש. באשף זה ניתן לבנות מסננים קבועים לאיתור ספקים, אשר יהיו זמינים למשתמש מתוך האשף או לחלופין מתוך לחצני חיפוש אוטומטיים שימוקמו בראש העמוד, לצד לחצן החיפוש. למידע נוסף אודות אשף החיפוש, לחץ כאן.

טבלת תוצאות החיפוש

הטבלה במרכז העמוד מציגה את תוצאות החיפוש שבוצע. בכל שורה בטבלה מוצג כרטיס ספק ופרטי מידע עיקריים אודות ספק זה הכוללים את פרטי הספק, תקציר האירועים האחרונים ומועד ההתקשרות האחרונה עם הספק. ניתן להציג שדות נוספים בהתאם לצרכי המשתמש. לחיצה כפולה על רשומת ספק, תפתח את כרטיס הספק.
למידע נוסף אודות כרטיס הספק, לחץ כאן.

סטאטוס הספק

לצד שם הספק מוצג סטאטוס הספק, המסמל את מצב פעילותו מול הארגון. סטטוס זה מתעדכן אוטומטית/ידנית בהתאם לפעילות מול הספק. לכל סטאטוס ישנו סימול המוצג בטבלת הספקים:

  • חדש - סטאטוס אוטומטי הניתן לכל ספק חדש שמתווסף במערכת.
  • ספק במעקב - סטאטוס זה ניתן אוטומטית לכל ספק חדש אשר נוצר עמו קשר ועדיין לא הפך לספק פעיל (ספק לא אושר לפעילות שוטפת).
  • מאושר - סטאטוס זה ניתן ידנית מלשונית מגעים והתקשרויות כאשר המשתמש יבחר באפשרות "אשר ספק לפעילות שוטפת" בלחצן "קבע סטאטוס".
  • ספק מוקפא - סטאטוס זה ניתן לקביעה ידנית מתוך "מגעים והתקשרויות".

סימון שורת ספק בטבלה יציג מידע נוסף בשדות המידע שבתחתית העמוד. לחיצה כפולה על שורת ספק, תפתח את כרטיס הספק ותאפשר את עדכון וניהול הכרטיס ופעילות הספק בהתאם להרשאות המשתמש.

יצירת ספק חדש

על מנת ליצור לקוח חדש יש ללחוץ על לחצן צור חדש בלשונית ספקים. לאחר הלחיצה ייפתח חלון כרטיס ספק.

כרטיס ספק חדש
יצירת ספק חדש במערכת ניהול לקוחות

כרטיס הספק הינו תעודת הזהות של הספק במערכת הייפר וכולל לאחר יצירתו את פרטי הספק, מגעים והתקשרויות, מסמכים, הזמנות רכש ופעילות חשבונאית.
הכרטיס מחולק בעת יצירתו לשתי לשוניות (לאחר שמירת הכרטיס יתווספו לשוניות נוספות):

ראשי

בלשונית זו יש למלא את שדות פרטי הספק, כאשר בראש העמוד מופיעים השדות הבאים:

שדה הסבר
שם הספק המורכב מערך השדות שם משפחה / חברה ו- שם פרטי. זהו השם אשר ייצג את הספק במערכת.
מספר ספק מספר ייחודי הניתן באופן אוטומטי על ידי המערכת.
כרטיסי הלקוחות בהייפר ממוספרים החל מ 10,000 ועד 499,999.
מתווך לקוחות ניתן להגדיר ספק כמתווך לקוחות. את ספק זה ניתן יהיה לבחור בהמשך בכרטיס לקוח, בשדה "שם המתווך".
סטאטוס הספק כברירת מחדל יסומן כ"חדש" בעת פתיחתו.

במרכז העמוד יופיעו שדות הזיהוי והמידע על הספק ופרטי ההתקשרות. ניתן להגדיר שדות חובה אשר יסומנו בכוכבית. פירוט השדות ומשמעותם בתחתית עמוד הדרכה זה. לאחר סיום מילוי פרט הזיהוי ושדות המידע, יש ללחוץ על לחצן שמור, הנמצא בתחתית העמוד.

אנשי קשר נוספים

לשונית זו משמשת לעדכון אנשי קשר נוספים אצל הספק בחלוקה למחלקות / סניפים. בראש העמוד ישנו שדה חיפוש לאנשי הקשר של ספק זה. כמו כן ישנם לחצני פעולה הזמינים לאחר עדכון פרטי אנשי הקשר וסימון אחד מהם.

במרכז המסך, יש למלא את פרטי איש הקשר החדש. שים לב - שדות המסומנים בכוכב הינם שדות חובה. כלל השדות ותפקידם מפורטים בתחתית עמוד זה. כמו כן, בלשונית זו ישנם מספר לחצני פעולה:

הוסף רשומה הוספת איש קשר חדש.
דוא"ל חדש שליחת הודעת דוא"ל לאיש הקשר באמצעות תוכנת הדוא"ל של הייפר.
חדש שליחת SMS לאיש הקשר.
פגישה חדשה קביעת פגישה עם איש הקשר.
הדפס על מעטפה הדפסת פרטי איש הקשר על מעטפה.
העתק איש קשר למכתב העתקת פרטי איש הקשר לזכרון המחשב ואפשרות להדבקתם במחשב המשתמש.
מחק מחק איש קשר.

לסיום, יש ללחוץ על לחצן שמור.

מנהל המערכת

מערכת הייפר בנוייה על הרשאות. ניתן לאפשר / לחסום למשתמשים גישה לכרטיסי הספק באמצעות הגדרת הרשאותבכרטיס העובד.