Web Data Port

אחת הפעולות החשובות בכל מערך שיווק ומכירות הינה איסוף וריכוז ה"לידים" – פרטי לקוחות פוטנציאליים המתעניינים בשירותיו / מוצריו של הארגון. בשוק תחרותי ישנו משקל רב לביצוע פעולה זו באופן יעיל ורציף, על הצלחה במירוץ להגעה אל הלקוח לפני המתחרים והשפעה רבה על מינוף העסק, הרחבת תיק הלקוחות והרווחים.

מערכת הייפר מאפשרת למשתמשיה לקבל נתונים ממערכות חיצוניות, כאשר אחד הכלים השימושיים ביותר הינו הכלי לקליטת נתונים (לידים, הזמנות, קריאות שירות, ופניות). דוגמאות לכך הינן קליטת לידים מדף נחיתה ישירות לתוך טבלת הלקוחות, קבלת משוב וביקורות וריכוזן במערכת וכו'.

מערכת פרופילים לקליטת נתונים במערכת ניהול לקוחות

מבוא

הייפר מאפשרת קבלת לידים במספר דרכים המוצעות בעמוד זה, על ידי בניית פרופיל מתאים, בהתאם לצרכי הארגון והמשתמש. בחלקו העליון של העמוד יוגדרו מאפייני הפרופיל, הכוללים את בחירת סוג הממשק עבור פרופיל זה. השדות המסומנים בכוכב הינם שדות חובה וזמינותם לעריכה תלויה בסוג הממשק שנבחר עבור הפרופיל. בטבלה במרכז המסך יוגדרו השדות עבור הממשק ובחלקו התחתון יוגדרו מאפייני הדוא"ל עבור הממשק.

באמצעות כלי זה מאפשרת המערכת את קבלת הנתונים הבאים:

  • לידים של לקוחות פוטנציאליים באמצעות הודעת דוא"ל.
  • משובים וסטטיסטיקה על הלידים שהתקבלו במערכת.
  • קבלת לידים מדף נחיתה באמצעות פקודת POST.
  • קבלת הזמנה באמצעות הודעת דוא"ל.
  • קבלת קריאות שירות מדף נחיתה באמצעות פקודת POST.

לחצני הפעולה בעמוד זה מאפשרים את ביצוע הפעולות הבאות:

  • יצירת פרופיל חדש
  • טעינת פרופיל קיים, ביצוע שינויים בפרופיל ושמירתם.
  • מחיקת פרופיל.

יצירת פרופיל חדש והגדרות Data Port Type

לחיצה על לחצן Create New , ייצור פרופיל חדש. כל השדות פרט למאפייני הממשק הנמצאים בתחתית העמוד יתאפסו.

ישנם חמישה ממשקים שונים לקליטת לידים, הניתנים לבחירת המשתמש בהתאם לדרישות הארגון. בשדה Data Port Type ניתן לבחור מרשימת ממשקים אלה:

  • Import New Client Leads from EMail - קבלת לידים מהודעת דוא"ל. למעבר לסעיף זה לחץ כאן.
  • Feedback about Leads Results - למעבר לסעיף זה לחץ כאן.
  • Import New Client Leads from HTTP POST - קבלת לידים מדף נחיתה. למעבר לסעיף זה לחץ כאן.
  • Import New Sale Orders from EMail - למעבר לסעיף זה לחץ כאן.
  • Import Service Ticket from HTTP Post - קבלת קריאות שירות מדף נחיתה. למעבר לסעיף זה לחץ כאן.
להלן הסברים על הממשקים השונים ואופן הגדרתם.

Import New Client Leads from HTTP Post

אפשרות זו נועדה לקבלת לידים מדף נחיתה. על מנת לעשות כן, יש לפעול באופן הבא:
  1.   בניית הטופס בעמוד הנחיתה באופן הבא:

    טופס ייבוא לידים למערכת ניהול הלקוחות

  2. מילוי שדות ההגדרה. בראש העמוד מופיעים שדות מאפייני הפרופיל הכוללים את בחירת סוג הממשק עבור פרופיל זה. השדות המסומנים בכוכב הינם שדות חובה וזמינותם לעריכה תלויה בסוג הממשק שנבחר עבור הפרופיל. בתחתית עמוד זה ישנם הסברים על כלל השדות, אך בשל חשיבותם נסביר את חלקם כעת:
    שדה הסבר
    Profile Number מספר סידורי אוטומטי הניתן לפרופיל על ידי המערכת.
    Profile Name שדה טקסט חופשי. תיאור / מטרת הפרופיל (עד 30 תווים).
    שדות קליטת נתונים מדוא"ל
    • Accept from Fixed Email Address – קבלת הנתונים על פי זיהוי כתובת דוא"ל קבועה. יש לעדכן בשדה זה את כתובת הדוא"ל השולחת ממנה יתקבלו הנתונים.
    • Accept by Fixed Subject String – קבלת הנתונים על פי זיהוי נושא הודעת דוא"ל קבוע. יש לעדכן בשדה זה את נושא הודעת הדוא"ל.
    שדות הגדרות POST לקליטת נתונים
    • Input Http Form Name – שם הטופס ממנו נלקח הפוסט.
    • Redirect Browser (to URL) after POST – כתובת להפניית משאיר הליד, לאחר שליחת הפרטים מעמוד הנחיתה.
    • Output Http Form URL –

  3. מילוי שדות הטבלה על פי הטופס. דוגמא:

    הגדרות ייבוא לידים למערכת ניהול הלקוחות

  4. מילוי שדה Default Value בהתאם לצורך. בשדה זה ניתן לקבוע ערך ברירת מחדל. שים לב - יש הכרח לקבל שם לאחד משדות השמות לפחות ולשדה טלפון / אימייל.
  5. שמור את הגדרות שדות הטבלה באמצעות לחצן Save , הנמצא בראש העמוד.
  6. ניתן לבדוק הודעות שגיאה ולבחון את קליטת המידע במערכת במנהל המערכת בענף Automation Log & Web Services.
  7. המערכת משיבה לפקודת ה - POST אחד מארבעה ערכים אפשריים:
    • OK - הליד נקלט בצורה תקינה.
    • BAD - התקבל ליד עם חוסר בנתוני החובה (שם / טלפון או אימייל).
    • ERROR - שליחה לא נכונה. יש לפנות לבית התוכנה לבדיקה.
    • DUP - הליד התקבל אך נרשם בטבלת הכפולים, עקב היותו קיים במערכת.
  8. לידים שהתקבלו יופיעו כלקוחות חדשים ויפתח עבורם כרטיס לקוח הכולל את פרטי המידע שהתקבלו מהטופס.

Import Service Ticket from HTTP Post

אפשרות זו נועדה לקבלת פניות שירות מדף נחיתה. על מנת לעשות כן, יש לפעול באופן הבא:
  1.   בניית הטופס בעמוד הנחיתה באופן הבא:

    טופס ייבוא קריאות שירות ופניות למערכת ניהול הלקוחות

  2. שדה Profile Name – רשום את תיאור / מטרת הפרופיל.
  3. שדה Input HTTP Form Name – רשום את שם הטופס.
  4. מילוי שדות הטבלה על פי הטופס. דוגמא:

    הגדרות ייבוא קריאות שירות ופניות למערכת ניהול הלקוחות

  5. מילוי שדה Default Value בהתאם לצורך. בשדה זה ניתן לקבוע ערך ברירת מחדל. שים לב - יש הכרח לקבל ערכים לשדה "שם המתלונן" ולשדה "נושא/תלונה".
  6. שמור את הגדרות שדות הטבלה באמצעות לחצן Save , הנמצא בראש העמוד.
  7. ניתן לבדוק הודעות שגיאה ולבחון את קליטת המידע במערכת במנהל המערכת בענף Automation Log & Web Services.
  8. טפסים שהתקבלו יופיעו כקריאות שירות חדשות ויפתח עבורם כרטיס קריאת שירות הכולל את פרטי המידע שהתקבלו מהטופס.

Import New Client Leads from Email

אפשרות זו נועדה לקבלת לידים באמצעות הודעת דוא"ל. לשם כך, יש לעדכן את ההגדרות הבאות:

  1. מילוי שדות ההגדרה. בראש העמוד מופיעים שדות מאפייני הפרופיל. שים לב לשדות החובה המסומנים בכוכב:
    שדה הסבר
    Profile Number מספר סידורי אוטומטי הניתן לפרופיל על ידי המערכת.
    Profile Name שדה טקסט חופשי. תיאור / מטרת הפרופיל (עד 30 תווים).
    שדות קליטת נתונים מדוא"ל עבור פרופיל זה, יש למלא לפחות אחד משני שדות ההגדרה הבאים.
    • Accept from Fixed Email Address – קבלת הנתונים על פי זיהוי כתובת דוא"ל קבועה. יש לעדכן בשדה זה את כתובת הדוא"ל השולחת ממנה יתקבלו הנתונים.
    • Accept by Fixed Subject String – קבלת הנתונים על פי זיהוי נושא הודעת דוא"ל קבוע. יש לעדכן בשדה זה את נושא הודעת הדוא"ל.
  2. מילוי שדות הטבלה על פי הצורך. על מנת להוסיף שדות נוספים, הוסף שורה לטבלה באמצעות לחיצה על Ctrl+Enter. דוגמא:

    import service ticket form

  3. דגשים לגבי מבנה ההודעה הנשלחת:
    • נושא ההודעה (subject) יהיה תמיד new lead, באותיות קטנות וללא כל תוספת (הנושא משמש כאבטחה נגד ספאם).
    • תוכן ההודעה יהיה תמיד במבנה הבא: Field Name="data string / text"; < br>. שים לב שעל הערך הנשלח להופיע בתוך גרשיים (").
    • מומלץ לבצע ירידת שורה לאחר הסימן ; באמצעות תגית מתאימה.
    • אין לצרף לגוף ההודעה תמונה או כל מידע אחר. כל חריגה מפורמט זה, תגרום לפליטת הליד מהמערכת.

Import New Sale Orders from Email

Feedback about Leads Results

טבלת זיהוי השדות

בטבלה זו יש להגדיר את השדות המתקבלים ואת התאמתם לשדות בטבלת הלקוחות של הייפר:

שדה הסבר
External Field Name שם השדה במערכת החיצונית.
Hyper Field Name שם השדה בהייפר. בחירת השדה מתוך טבלת הלקוחות, לשם שיוך הערך שהתקבל מהמערכת החיצונית.
Default Value ערך ברירת מחדל לשדה.
Post Back Field Name בחירת ערך עבור תשדורת POST חוזר. שליחה חוזרת של ערך השדה הנבחר מטבלת הלקוחות.

לחצני הפעולה:

לחצני הפעולה בעמוד זה מחולקים בין שני חלקי העמוד. בראש העמוד מופיעים לחצני הפעולה הנוגעים לשדות ההגדרה שבחלקו העליון של העמוד ולטבלת השדות:
Create New יצירת פרופיל קליטת נתונים חדש.
Load Profile טעינת פרופיל מרשימת הפרופילים הקיימים.
Save שמירה ויציאה מהפרופיל.
Delete מחיקת הפרופיל.
הלחצנים הבאים, הנמצאים בתחתית העמוד, משמשים להגדרת מאפייני הדוא"ל עבור הממשק בלבד.
שחזר הגדרות שחזור ההגדרות למצב השמירה האחרונה שבוצעה.
שמור הגדרות שמירת ההגדרות והשינויים שבוצעו.