משימות

רישום המשימות בארגון חיוני למעקב אחר ההתקדמות בביצוע משימות אלה.

עמוד זה משמש ליצירת וחלוקת משימות בארגון וכמו כן מאפשר לראות את כלל המשימות הקיימות המקושרות ללקוח/ספק/פרויקט (סגורות ופתוחות). עמוד זה במערכת הייפר, מאפשר לכתוב למשתמשים, לקבוצות ולמשתמש הנוכחי משימות. משימות אלו יכולות להיות מקושרות ללקוח/ספק/פרויקט או משימות פנים ארגוניות ללא קישור מסוים.

העמוד מחולק לשלוש לשוניות המאפשרות מבט על כלל המשימות, באופן הבא:

  • מבט גראפי - ריכוז כלל המשימות שנוצרו בחלוקה למשימות אישיות וציבוריות.
  • חיפוש אישי - ריכוז המשימות המקושרות למשתמש, על פי הגדרות חיפוש.
  • דוח - בניית דוחות חיפוש למשימות, וייצואן בהתאם לצורך.
כמו כן, בעמוד זה ניתן ליצור משימה חדשה. למעבר לסעיף זה, לחץ כאן.

מבט גראפי


משימות במערכת ניהול לקוחות

לשונית זו מציגה את כלל המשימות אשר טווח ביצוען כולל את היום הנוכחי. תצוגת המשימות מחולקת לשלוש עמודות:
  • המשימות שלי - עמודה זו מציגה משימות עבור המשתמש. (המשימה אינה משימה משותפת)
  • משימות ציבוריות - משימות המוגדרות כ"משימה משותפת" לסניף / לכל הארגון.
  • משימות שיצרתי לאחרים - משימות שנוצרו על ידי המשתמש עבור משתמשים אחרים.

לחיצה כפולה על כל משימה, תפתח חלון משימה , בו ניתן על פי הרשאות לערוך את המשימה ולעדכן את ההתקדמות בה. כל משבצת משימה מציגה את המידע הנוגע למשימה זו:

תצוגת המשימה

  • סטאטוס המשימה - ישנם שלושה סטאטוסים אפשריים המסומנים בצלמיות באופן הבא:
    - משימה בביצוע
    - ממתין למישהו אחר
    - לא התחלתי
  • תאריך התחלה ("מתחיל ב") יעד לסיום / הגשה.

    משימות שמועד הגשתן הנו היום הנוכחי, יצבעו ברקע אדום.

  • עדיפות: - עדיפות גבוהה. - עדיפות נמוכה.
  • עבור מי יוצרה המשימה - פרטי המעורבים במשימה.
  • נושא המשימה - הפרטים שנרשמו בשדה "נושא המשימה".

ניתן לערוך את רשימת השדות שפרטיהם יופיעו במשבצת המשימה לנוחות המשתמש. על מנת לערוך רשימה זו, לחץ עם לחצן העכבר הימני על חלון המשימה ובחר מתוך התפריט באפשרות עיצוב שדות אישי למשתמש. בחלון "עיצוב שדות אישי למשתמש" שיפתח, ניתן לבחור את השדות אותם מעוניינים להציג מתוך רשימת השדות הזמינים. לאחר בחירה בשדה, ניתן להוסיף שדות נוספים על ידי הקשה על מקש Tab או לחילופי באמצעות לחיצה על Carl+Enter והוספת שורה חדשה.

בראש לשונית זו, ישנם שני לחצני פעולה:
רענן רשימה רענון רשימת המשימות בשלוש העמודות בהתאם לשינויים שבוצעו.
צור משימה חדשה יצירת משימה חדשה. (הסבר מפורט בהמשך העמוד)

חיפוש אישי


חיפוש משימות במערכת ניהול לקוחות

לשונית זו מאפשרת לבצע חיפוש משימה שהמשתמש יצר או נמען אליהן. את החיפוש ניתן לבצע באמצעות שדות החיפוש המופיעים בחלון ולחיצה על לחצן חפש:
חיפוש חיפוש משימות בהתאם לקריטריונים שנקבעו בשדות החיפוש.
איפוס איפוס הקריטריונים לחיפוש.

דוח

לשונית זו מאפשרת בניית דוחות חיפוש למשימות, הדפסתן וייצואן למערכות חיצוניות מהייפר.

לחצני פעולה:

אשף חיפוש פותח אשף חיפוש ובו ניתן לבנות את החיפוש ואת הדוחות שרוצים לראות מהמשימות
הדפסה מאפשר הדפסה של נתוני תוצאות החיפוש.
יצא נתונים ייצוא נתונים לטבלת אקסל.
העתק נתונים למחסנית מאפשר העתקת כל הנתונים על המסך לתוך המחסנית (Clip Board) של המחשב.

צור משימה חדשה

בלחיצה על לחצן צור משימה חדשה יפתח חלון משימה בו יש להגדיר את מאפייני המשימה, תאריך היעד לביצוע ועבור מי המשימה מיועדת.

משימה חדשה

בחלון זה ישנן שתי לשוניות:

נושא

בלשונית זו יש לפרט את תוכן המשימה ולמלא את פרטיה בשדות הבאים:
שדה הסבר
מתחיל ב שדה חובה. מועד תחילת המשימה.
יעד לסיום / הגשה בהתאם לשדה זה, תוגדר דחיפות המשימה. במועד זה יצבע רקע המשימה באדום.
כרטיס לקוח / ספק כאשר המשימה נוגעת לכרטיס הייפר, ניתן לבחור בו בשדה זה.
עדיפות על מנת לסייע בקביעת סדרי העדיפויות לטיפול במשימה, ניתן לבחור בשדה זה את דחיפות הביצוע. עדיפות המשימה תסומן גם באופן ויזואלי בחלון המשימות, על ידי הסמלים: - עדיפות גבוהה, - עדיפות נמוכה.
משימה משותפת בשדה זה ניתן להגדיר האם המשימה הינה משימה אישית של המשתמש או משימה ציבורית, בה שותפים משתמשים אחרים מהארגון.
עבור המשתמש (נמען) כאשר המשימה מיודעת למשתמש אחר, יש לבחור אותו בשדה זה. באמצעות תיבת הבחירה חסום שינויים ע"י הנמען, יש להגדיר האם יוכל לבצע שינויים בנתוני המשימה.
סניף / מחלקה בהתאם לערך הנבחר בשדה "משימה משותפת" יהיו שדות אלו זמינים.

משוב ומידע

לשונית זו משמשת למעקב אחר ההתקדמות בביצוע המשימה ואחר השינויים והעדכונים שבוצעו בה. ישנם שני שדות הניתנים לעריכה:
שדה הסבר
מצב עדכון סטאטוס המשימה. בשדה בחירה זה ניתן להגדיר את מצב המשימה:
  • לא התחלתי - טרם בוצעה פעילות הנוגעת למשימה.
  • בביצוע - החלה פעילות הנוגעת לביצוע המשימה.
  • משימה הושלמה - המשימה בוצעה. סטאטוס זה יסגור את המשימה.
  • ממתין למישהו אחר - המשך הטיפול במשימה תלוי במישהו / משהו אחר. יש לפרט בשדה "משוב / הערות".
  • אני מסרב לבצע - אין בכוונת המשתמש לבצע משימה זו. סטאטוס זה יסגור את המשימה.
שים לב - בחירה בסטאטוסים "משימה הושלמה" או "אני מסרב לבצע" יהפכו את המשימה לסגורה מבחינת המערכת.
משוב / הערות לאחר עדכון סטאטוס, יש לרשום פרטים לגבי הסטאטוס החדש ואופן התקדמות המשימה בשדה זה.

כל יתר השדות בחלון זה הינם אוטומטיים.

לחצני פעולה

לאחר שמירת המשימה, יופיעו לחצני הפעולה הבאים:
כתוב דוא"ל אודות המשימה לחצן זה ייצור הודעת דוא"ל חדשה, המיועדת לנמען המשימה וכוללת את כל פרטיה.
קישורים פתיחת תיק הלקוח/ספק המקושר למשימה זו.
מחק מחיקת המשימה וביטולה.

מעקב ביצוע משימות

לאחר יצירת משימה, היא תתווסף לרשימת המשימות. כמו כן, כל עוד המשימה לא הגיעה לסיומה, היא תופיע ברשימת התזכורות בסרגל הראשי של תוכנת הייפר, המסומנת ב - .

לשונית זו משמשת למעקב אחר ההתקדמות בביצוע המשימה ואחר השינויים והעדכונים שבוצעו בה.