אחסון קבצים בכרטיסי לקוחות, ספקים ופרויקטים

עץ המסמכים של תוכנת הייפר הינו אחת מסביבות העבודה השימושיות בתוכנה. העץ מתפקד כ- drop Box עבור כלל המסמכים המקושרים ללקוח / ספק / פרויקט. תוכנת הייפר מאפשרת לאחסן קבצים ללא הגבלת כמות ועם משקל מקסימלי של עד 200MB לכל קובץ בפני עצמו.

בלשונית מסמכים, מרכזת מערכת הייפר את כלל הקבצים והמסמכים הנוגעים ללקוח ולהתקשרות עמו ומאפשרת תיוק ומיון המותאם לצרכי המשתמש.

עץ מסמכים של מערכת ניהול לקוחות

מבוא

לשונית המסמכים בנויה מעץ מסמכים הממוקם במרכז המסך ומלחצני פעולה הממוקמים בצדו הימני וזמינים בהתאם לסימון הקבצים / תיקיות. בעץ המסמכים ניתן לראות את כלל התיקיות והמסמכים המקושרים ללקוח, כאשר לכל קובץ/מסמך ישנו שם הניתן לעריכה ושינוי. לחיצה כפולה על קובץ תפתח אותו לעריכה בתוכנה המתאימה.

לאחר פתיחת תיק לקוח חדש, תהה לשונית המסמכים ריקה. המשתמש יכול להגדיר תיקיות למיון קבצים ומסמכים ומנהל המערכת יכול להגדיר תיקיות קבועות (בענף Agencies ביסודות המערכת). אל תיקיות אלו ניתן יהיה להכניס בהמשך קבצים לצרכי תיעוד, מעקב ומיון.

המערכת מאפשרת לשמור את המסמכים תחת תיקיות, אשר יכולות להיות קבועות או זמינות בהתאם לצרכי המשתמש. לנוחות המשתמש, לצד כל מסמך ישנה צלמית המייצגת את סוג הקובץ. כמו כן, לצדן של כל התיקיות והקבצים ישנה תיבת בחירה - על ידי סימון תיבה זו ניתן לבצע פעולות שונות על הקובץ / תיקייה, באמצעות לחצני הפעולה השונים, כפי שיתואר בהמשך.

באזור זה ניתן לבצע מספר פעולות:

  • איתור קובץ / תיקייה.
  • יצירת תיקיות חדשות
  • ניהול קבצים
  • שימוש באשף לפתרון ניגוד גרסאות של מסמך

להלן הסברים אודות פעולות אלה:

איתור קובץ / תיקייה

בראש העמוד ישנו שדה חיפוש. בעת כתיבת ערך לחיפוש, יסומנו באופן אוטומטי התיקיות / קבצים המכילים את הטקסט שהוקש לחיפוש. באמצעות לחצן חפש ניתן לעבור בין כל תוצאות החיפוש. לחצני הפעולה הנוספים בראש העמוד, מאפשרים את סידור מיון תכני התיקייה המסומנת ע"פ שמם וכמו כן מאפשרים את עריכת מיקומם של הקבצים והתיקיות (בתוך התיקייה הנוכחית שלהם בלבד).

יצירת תיקיות

לשונית המסמכים בנוייה כאמור כעץ ומאפשרת יצירת תיקיות חדשות ו / או הוספת תיקיות וקבצים לתיקיות קיימות. יצירת תיקייה מתבצעת על ידי סימון התיקייה הראשית או לחלופין סימון תיקייה אחרת שבתוכה מעוניין המשתמש למקם את התיקייה החדשה. לאחר לחיצה על לחצן הוסף תיקייה חדשה, יפתח חלון לכתיבת כותרת התיקייה (שם התיקייה). שם זה ניתן לשינוי בהמשך באמצעות לחצן שנה שם הנמצא בצדו הימני של המסך. לאחר שנוצרה התיקייה ניתן להוסיף אליה קבצים ותיקיות חדשים או להעביר קבצים קיימים מתיקיות אחרות.

ניהול קבצים

הוספת ועריכת קבצים מתאפשרת במספר אופנים באמצעות לחצני הפעולה:

הוסף קובץ באמצעות לחצן זה ניתן להוסיף קובץ מתוך המחשב המקומי.
הוסף מסורק / מדפסת וירטואלית

באמצעות לחצן זה ניתן להוסיף קובץ ישירות מסריקה או מהדפסה וירטואלית במחשב המקומי. בעמוד "סריקה אל תוך הייפר" שייפתח, ניתן לבחור בפעולה הרצוייה ולתת כותרת עבור הסריקה בשדה החובה "כותרת". בתחתית העמוד ובהתאם לפעולה הרצויה, יופיע לחצן סרוק עמוד חדש / יבוא הדפסה וירטואלית. לאחר סיום הסריקה / יבוא העמוד, תופיע תצוגה מקדימה מחלון זה. לסיום ושמירת הקובץ לחץ על לחצן שמור וסגור.

שים לב - על מנת לבצע סריקה של מספר עמודים ברצף ושמירתם כקובץ אחד, ישנן מספר אפשרויות:

  • סרוק את העמודים ברצף אל המחשב המקומי ישירות מהסורק. לאחר שמירת המסמכים במחשב, השתמש בלחצן הוסף קובץ, על מנת להוסיף את קובץ המסמכים הסרוקים.
  • בחר באפשרות "סרוק מספר עמודי A4 ואחסן אותם בפורמט PDF". בצע סריקה של כל עמוד בנפרד (לא באמצעות ה "Feeder" של הסורק) ולאחר כל סריקה בחר באפשרות "סרוק עמוד נוסף". לאחר סיום הסריקה, המערכת תיצור קובץ אחד המכיל את כל העמודים שנסרקו ברצף.

צור מסמך חדש מאפשר הוספת קובץ מתוך תבניות המסמכים (קבצים אלו מוגדרים ביסודות המערכת בענף Attachments & Templates).
לכידת תמונת מסך (מאחורי התמונה) לחצן זה מאפשר למשתמש ללכוד את המסך מאחורי התוכנה (צילום מסך), על ידי סימון טווח הצילום הרצוי בעזרת העכבר.

לאחר סימון קובץ בתיבת הסימון שלצדו, יהפכו לחצני הפעולה הבאים לזמינים:

שנה שם שינוי שם הקובץ.
שלח בדוא"ל שליחת הקבצים המסומנים בדוא"ל באמצעות תוכנת הדוא"ל של הייפר.
הורד קבצים מסומנים לדיסק המקומי שמירת הקבצים המסומנים במחשב המקומי.
הרשאות לקבצים המסומנים מתן הרשאות לפתיחת הקבצים המסומנים למשתמשים אחרים. בחלון שייפתח יש לבחור את המשתמשים ע"פ שמם או לפי קבוצות.
מחק קובץ / תיקייה מחיקת הקובץ המסומן.
העבר את הקבצים הנבחרים אל תוך התיקייה המסומנת על ידי סימון קובץ ולאחריו סימון התיקייה הרצויה, יועבר הקובץ אל התיקייה המסומנת.
שכפל את הקבצים המסומנים אל תוך התיקייה המסומנת בסימון קובץ ועמידה על התיקייה שאליה מעוניינים לשכפלו, יועתק אליה הקובץ.
שים לב - כל הלחצנים הינם מותני הרשאות. באם חלק מהלחצנים אינם פעילים או בלתי נראים, יש לפנות למנהל המערכת לשם בדיקת הרשאות הפעולה.

אשף לפתרון ניגוד גרסאות של מסמך / שרטוט / קובץ מצורף

ניתן לפתוח קבצים על ידי לחיצה כפולה. קבצים אלו ניתנים לעריכה ולשמירה במחשב המשתמש. לאחר עריכתו, יש לבצע שמירה של הקובץ וכמו כן ללחוץ על לחצן שמור, על מנת לבצע שמירה של כרטיס הלקוח והמסמכים המעודכנים. מערכת הייפר מבצעת באופן אוטומטי בדיקת גרסה של כל קובץ שנפתח מהתוכנה לעריכה. הבדיקה נעשית באמצעות השוואה בין הקובץ המעודכן בהייפר לקובץ המעודכן במחשב המקומי. לכן, כאשר מבוצע שינוי בקובץ שנפתח מתוך הייפר אשר נשמר במחשב המקומי בלבד, תציג מערכת הייפר בעת הכניסה ללשונית המסמכים את חלון ההתרעה הבא:

אשף לפתרון ניגוד גרסאות

בחלון זה מוצגים פרטי הקובץ המעודכן במחשב המקומי, מול פרטי העותק המעודכן בשרת. המערכת מאפשרת למשתמש לצפות בשני הקבצים, על ידי לחיצה על לחצן הצג את תוכן הקובץ, על מנת לבחון מי מהם הינו הקובץ העדכני. לאחר בחינת הקבצים על ידי המשתמש ניתן לבחור את אחת מהפעולות הבאות:

זוהי הגרסה הנכונה של הקובץ יש ללחוץ על הלחצן המתאים בהתאם למיקום הגרסה הנכונה של הקובץ (בדיסק המקומי / על גבי השרת).
סגירה מבלי לבצע שינויים יש לבצע פעולה זו כאשר המשתמש אינו יודע איזה קובץ הינו העותק הרצוי. החלון ייסגר מבלי לבצע שינויים.

מנהל מערכת

שים לב - יש להגדיר ביסודות המערכת את כל נושא המסמכים טרם תחילת העבודה עם מערכת הייפר.

  • הגדרת תיקיות קבועות בכרטיס לקוח - ביסודות המערכת, בענף Agencies, יש להגדיר בשדה "רשימת תיקיות חובה בכרטיס הלקוחות" את שמות התיקיות שיווצרו אוטומטית בפתיחת כרטיס לקוח.
  • קבצים שניתן לשמור במערכת - ביסודות המערכת, בענף Attachments & Templates, בטבלה העליונה, יש להגדיר את הסיומות של הקבצים שהינם שונים מהסיומות האוטומטיות שמערכת הייפר מקבלת.
  • מסמכים במערכת - ביסודות המערכת, בענף Attachments & Templates, בטבלה התחתונה, יש להעלות קבצים קבועים אותם ניתן יהיה לפתוח מתוך מסמכים ואשר ניתן לשנות ולשמור.