פרטי התקשרות

לשונית זו מרכזת את כל המידע הנוגע לפרטי הלקוח והכולל את פרטי העסק, פרטי התקשרות עם הארגון, רשימת ופרטי אנשי קשר, לקוחות מקושרים ומתווכים.

פרטי התקשרות במערכת ניהול לקוחות

מבוא

כרטיס הלקוח מחולק ללשוניות לפי הנושאים הבאים:

  • פרטי התקשרות - זהו העמוד הראשי בכרטיס הלקוח, המכיל את ריכוז המידע על הלקוח, כפי שיתואר בהמשך עמוד זה.
  • מגעים והתקשרויות - מעקב ותיעוד של כלל המגעים וההתקשרויות של הארגון עם הלקוח. למידע נוסף לחץ כאן.
  • מסמכים - אחסון קבצים ומסמכים המקושרים ללקוח. למידע נוסף לחץ כאן.
  • מכירות - ריכוז תהליכי המכירה וניהול החשבונות של הלקוח. למידע נוסף לחץ כאן.
  • מידע נוסף - הוספת פונקציות מותאמות לקוח בהתאם לצרכי המשתמש ודרישות הארגון. למידע נוסף לחץ כאן.
  • ממשק למערכת המסחר - מערכת הייפר בנויה לשמש כמערכת CRM והנח"ש התומכת בפלטפורמות מסחר אלקטרוני. כרטיס הלקוח מאפשר הרחבה המיועדת למטרת המסחר האלקטרוני, מכילה מידע חי של המסחר ומאפשרת ביצוע פעולות. למידע נוסף לחץ כאן.

במסך הראשי בלשונית הלקוחות (פרטי התקשרות), ניתן לראות ולערוך את פרטי הלקוח כפי שעודכנו על ידי המשתמש, בחלוקה ללשוניות הבאות:

  • ראשי - פרטי הלקוח המלאים, לרבות פרטי זיהוי, פרטי התקשרות, אפיון החברה, תקציר האירועים האחרונים ועוד.
  • אנשי קשר נוספים - פרטי אנשי הקשר בתוך החברה, פרטי התקשרות, פרטי זיהוי, מעמד משפטי, תפקיד ועוד.
  • מפה - איתור מיקום החברה על פי הכתובת שעודכנה בכרטיס הלקוח.
  • לקוחות בנים / הורה / מתווך - ריכוז לקוחות המקושרים לכרטיס זה (כדוגמת חברת בת / חברת אם / מתווכים).
  • Spare Fields - תוספת שדות בהתאם לצרכי הארגון.

ראשי

עמוד זה הינו כרטיס הלקוח בהייפר ומציג את כלל פרטיו. בראש העמוד יופיעו שדות עיקריים (הניתנים לבחירה על ידי מנהל המערכת). כברירת מחדל, מוצגים השדות הבאים:

שדה הסבר
שם הלקוח שדה זה מורכב משדות "שם משפחה / חברה" ו – "שם פרטי" כפי שיירשמו בפרטי הלקוח.
מספר לקוח מספר ייחודי לכל לקוח הניתן באופן אוטומטי ורציף על ידי תוכנת ההייפר.
סניף בחירת הסניף בארגון אליו משויך הלקוח.
סטטוס הלקוח הסטטוס ההתחלתי הינו "חדש" כברירת מחדל ונקבע על ידי מערכת הייפר, מלבד מקרים של הקפאת לקוח באופן ידני על ידי משתמש מורשה.
  • - חדש. הינו ליד במערכת ועדין אין עליו מידע מלבד מידע ראשוני בלשונית ראשי.
  • - במעקב. ללקוח זה קיים מידע בלשונית ראשי ובלשונית מגעים והתקשרויות. סטאטוס אשר נוצר לאחר ניסיון התקשרות טלפוני עם הלקוח, בו לא היה מענה מצד הלקוח.
  • - מעקב + פגישה / הצעת מחיר. מעקב + פגישה/הצעת מחיר. בכרטיס הלקוח קיימת לפחות פגישה אחת ו/או הצעת מחיר אחת.
  • - לקוח אמיתי. הלקוח ביצע עסקה חשבונאית למול החברה ויש לו פקודות יומן במערכת.
  • - לקוח אמיתי + מועדון/חוזה. לקוח בעל פעולות חשבונאיות וגם חבר מועדון ו/או בעל חוזה מכירות בתוקף.
  • - הלקוח אינו מעוניין. סוכן המכירות הכריז עליו שאינו מעוניין לעשות עסקים עם הארגון. סטאטוס הנקבע על ידי המשתמש לאחר קיום שיחת טלפון או פגישה, בלשונית מגעים והתקשרויות (לעשות קישור). האפשרות זמינה עבור לקוחות שאינם בסטטוס "לקוח אמיתי". ניתן לעדכן סטאטוס זה רק לאחר רישום סיכום פגישה / תקציר אירוע.
  • - לקוח פיקטיבי. סטאטוס הזמין עבור לקוח בסטאטוס חדש בלבד. סטאטוס זה מיועד ללקוחות שאין אפשרות לכל התקשרות ממשית עמם. (טלפון לא מחובר, טלפון שגוי וכו')
  • - לקוח מוקפא. סטטוס זה נקבע ידנית על פי שיקול דעת של מנהל או של אחראי לקוחות. הלקוח הינו לקוח אמיתי (עם התנהלות חשבונאית) אך אינו מעוניין להמשיך את ההתקשרות עם החברה. סטאטוס הנקבע על ידי המשתמש לאחר קיום שיחת טלפון או פגישה, בלשונית מגעים והתקשרויות. האפשרות זמינה עבור לקוחות בסטטוס "לקוח אמיתי". ניתן לעדכן סטאטוס זה רק לאחר רישום סיכום פגישה / תקציר אירוע.

בכרטיס הלקוח יש להקפיד ולמלא את כל שדות החובה המסומנים בכוכב. כמו כן, יש לשים לב לשדה "סוג מסמך / זהות", בו יש להגדיר האם מדובר באדם פרטי או ב"רישום חברה / תאגיד" (סטאטוס זה נדרש במיוחד עבור ארגונים נותני שירותי מטבע). שדות טבלת כרטיס הלקוח ותיאורם, מפורטים בתחתית עמוד זה וניתנים להוספה / עריכה בהתאם להרשאות המשתמש.
שים לב - לאחר עדכון פרטים בשדות המידע השונים, יש להקפיד וללחוץ על לחצן שמור, על מנת שהשינויים ישמרו במערכת. שמירת נתונים לא מבוצעת באופן אוטומטי.

בעמוד זה ישנם מספר לחצני פעולה הזמינים בהתאם להרשאות המשתמש:

מחק מחיקת כרטיס הלקוח.
ערוך זהות עריכת פרטי הלקוח הראשיים: שם משפחה / חברה, שם פרטי, שם אמצעי / כינוי, סוג מסמך זהות, ארץ, מספר זהות / ח.פ.
ניהול חשבון לחצן זה מפנה את המשתמש אל אזור ניהול החשבון של הלקוח, הידוע בכינוי "כרטסת". אזור זה מאפשר מבט כולל על התנועות והפעילות בחשבון הלקוח, פירוט המסמכים שהופקו, פתיחת פקודות היומן של כל פעולה וריכוז כלל הפעולות החשבונאיות של הלקוח. למידע נוסף ראה עמוד ניהול חשבון.
דוחות מאפשר הפקת דוחות על פי סיווג וקריטריונים מותאמי משתמש. למידע נוסף ראה עמוד דוחות.
הדפס על מעטפה הדפסת פרטי איש הקשר על מעטפה כפי שמוגדר ביסודות המערכת. אם הוגדר שדה "שלח דואר לכתובת אחרת" יודפסו על המעטפה פרטי שדה זה.

אנשי קשר נוספים

לשונית זו משמשת לעדכון אנשי קשר נוספים בארגון בחלוקה למחלקות / סניפים. בראש העמוד ישנו שדה חיפוש לאנשי הקשר של לקוח זה. כמו כן ישנם לחצני פעולה הזמינים לאחר עדכון פרטי אנשי הקשר וסימון אחד מהם.

עמוד זה מחולק לשני אזורים:

  • עץ העובדים - בצדו הימני של המסך, מוצגים אנשי הקשר של החברה בחלוקה למחלקות ובהתאם לתפקידיהם, כפי שהוגדרו פרטיהם בכרטיס.
  • פרטי איש הקשר - במרכז העמוד מוצג כרטיס איש הקשר, בו יש לעדכן את פרטיו של איש הקשר הכוללים פרטי התקשרות, תפקיד ופרטים נוספים.
במרכז המסך, יש למלא את פרטי איש הקשר החדש. כלל השדות ותפקידם מפורטים בתחתית עמוד זה.

שים לב - שדות המסומנים בכוכב הינם שדות חובה. כמו כן, מילוי פרטים שגויים או חלקיים באחד מאנשי הקשר הנוספים, עלול ליצור שגיאות המיוחסות לכרטיס לקוח זה. לאנשי קשר בעלי מעמד משפטי בחברה / תאגיד (בשדה "סוג מסמך / זהות" בכרטיס הלקוח), יש להקפיד ולמלא את השדות הבאים: שם מלא, סוג מסמך זהות ומספר זהות, מעמד משפטי, מין ותאריך לידה. פרטים אלה נדרשים לצרכי רגולציה.

בלשונית אנשי הקשר הנוספים ניתן לבצע מספר פעולות באמצעות לחצני הפעולה הבאים:
הוסף רשומה הוספת איש קשר חדש.
דוא"ל חדש שליחת הודעת דוא"ל לאיש הקשר באמצעות תוכנת הדוא"ל של הייפר.
חדש שליחת SMS לאיש הקשר.
פגישה חדשה קביעת פגישה עם איש הקשר.
הדפס על מעטפה הדפסת פרטי איש הקשר על מעטפה.
העתק איש קשר למכתב העתקת פרטי איש הקשר לזכרון המחשב ואפשרות להדבקתם במחשב המשתמש.
מחק מחק איש קשר.

לסיום, יש ללחוץ על לחצן שמור.

מפה

לנוחות המשתמשים, לשונית זו מציגה את מיקום הלקוח במפה בהתאם לכתובת שעודכנה ובאמצעות שימוש ב"גוגל מפות". בלשונית זו ניתן להיעזר בלחצני הפעולה הבאים:

אימות כתובת בגוגל מפות על מנת לראות את מיקום הלקוח, יש לסמן את הכתובת וללחוץ על לחצן זה. התוכנה תציג בתחתית העמוד גם את שדות GIS latitude, GIS Longitude ותעדכן אותם בכרטיס הלקוח.
התקרב / התרחק שינוי המבט על המפה.
שמור תמונת מפה שמירת המפה בעמוד זה. תמונת המפה שנשמרה תוצג בפני המשתמשים בכל כניסה עתידית ללשונית זו.
פתח מפה בדפדפן פתיחת "גוגל מפות" בדפדפן על כתובת זו.

לקוחות בנים / הורה

לקוחות יכולים להיות מקושרים ללקוחות אחרים (לקוח הורה / בן) או לספקים שהינם מתווכים. הטבלה בלשונית זו מציגה את פרטי הלקוחות / ספקים המקושרים ללקוח ואת אופי הקישור. לחיצה כפולה על שם הלקוח / הספק, תפתח את הכרטיס.

שים לב -

  • קישור בין לקוחות (אב / בן) נוצר על ידי שדה "לקוח הורה" בכרטיס הלקוח. בכרטיס הלקוח של "ההורה" יעודכן לקוח זה כ"בן" באופן אוטומטי.
  • קישור לספק "מתווך" נעשה על ידי שימוש "שם המתווך". על הספק להיות מוגדר כמתווך בשדה "מתווך לקוחות" הנמצא בראש כרטיס הספק.

Spare Fields

לשונית זו מיועדת לשימוש חופשי של המשתמש ולהגדרת שדות בהתאמה אישית. למידע נוסף אודות הגדרת שדות לחץ כאן.
מנהל המערכת

הגדרת הרשאות משתמש

ניתן להגביל גישה ללחצנים, לשוניות ושדות בכרטיס הלקוח, בהתאם לדרישות הארגון. פעולה זו מתבצעת על ידי שימוש בלחצן העכבר הימני על לשונית / לחצן והגבלת הגישה לקבוצות או משתמשים בהתאם לצורך.

הגדרת מעטפות