מנהל המערכת

מידע כללי למשתמשי התוכנה

לקריאת דגשים, הערות ומידע כללי למשתמשי התוכנה, לחץ כאן.

תהליכי קליטת ושליחת דוא"ל וזימוני פגישות

בהייפר מתבצעים תהליכים קבועים הנוגעים לפעילות קליטת ושליחת הודעות דוא"ל. תהליכים אלו נוגעים גם לזימוני הפגישות, כוללים את הפעילות מול השרתים ואת עדכוני טבלאות בסיסי הנתונים. למידע נוסף אודות תהליכים אלו, לחץ כאן.

הגדרת מערכת SMS

מערכת הייפר מתחברת למערכת שליחת SMS באמצעות API לשרתי חברת גולדמן תקשורת בע"מ. משתמש המעוניין להפעיל אפשרות זו, מתבקש לפנות לחברת גולדמן תקשורת ולרכוש חבילת GSMS עבור תוכנת הייפר.

לאחר רכישת חבילת SMS, יקבל המשתמש Username ו- Password שאותם יגדיר בהייפר באופן הבא:
  1.  כניסה ליסודות המערכת , לענף Automation Log & Web Services.
  2.  לחיצה על לחצן Create New, הנמצא בתחתית העמוד.
  3.  בשדה Hyper Service ID - יש להקליד את הערך "goldman.co.il" (ללא המרכאות הכפולות).
  4.  בשדה Username - יש להקליד את שם המשתמש.
  5.  בשדה Password - יש להקליד את הסיסמה.
  6.  לחיצה על לחצן Save לשמירה.

פרוטוקול הדוא"ל

תוכנת האוטומציה היושבת בשרת, לצד מסד הנתונים, היא התוכנה ששולחת ומקבלת דוא"ל. האוטומציה מקבלת דוא"ל בפרוטוקול POP3 בפורט 110 ושולחת בפרוטוקול SMTP בפורט 25, כמו כן אינה שולחת את הדוא"ל באופן מוצפן מכיוון שהדבר מבוצע משרת הנתונים ולא ממחשב המשתמש.

למרות כל הכתוב לעיל, הגדרות הדוא"ל מול תיבות Gmail מבוצעות בפרוטוקול POP3 בפורט 995 וב- SMTP בפורט 465 והדוא"ל נשלח מוצפן ב- (SSL).

שליחה בתפוצה - בניגוד לשיטת העבודה הרגילה, שליחת התפוצה מתבצעת מהמחשב המקומי שמבצע רק את שליחת התפוצה. יש לוודא שלאותו מחשב ישנה היכולת לעבוד מול שרת הדוא"ל בפורט 25.

הגדרת סינון דואר זבל (SPAM)

מנהל המערכת יכול להגדיר האם תוכנת ההייפר תבצע סינון דואר נכנס. הסינון יבוצע על ידי בדיקת כתובת הדוא"ל / דומיין של השולח והשוואתם לנתונים במאגרי המידע של המערכת, דהיינו בדיקת רשימת כתובות הדוא"ל בכרטיסי לקוחות / ספקים / פרוייקטים, כתובות הדוא"ל באנשי הקשר הפרטיים ורשימת הכתובות שאושרו ונמצאות ברשימת ה White List. במידה ולא נמצאת התאמה, תוכנס ההודעה ל"פריטים שנמחקו". את הגדרת הסינון יש לבצע באופן הבא:
  1.  כניסה לכרטיס העובד
  2.  כניסה ללשונית הרשאות
  3.  בשדה "מסנן ספאם על פי מאגרי הייפר", יש לבחור ב Simple White List.

הגדרת תיבות דוא"ל

ישנם שני סוגי תיבות דוא"ל הניתנים להגדרה בהייפר: תיבת דוא"ל אישית / תיבת דוא"ל ציבורית.

תיבת דוא"ל רגילה (אישית):

לאחר הקמת תיבת מייל בשרת, יש להגדיר את פרטי התיבה בכרטיס המשתמש בהייפר. על מנת לעשות זאת, יש להכנס למודול "ניהול עובדים / משתמשים", לבחור את העובד הרצוי ולהכנס ללשונית ההרשאות. כעת , יש למלא בחלקו התחתון של המסך את השדות הבאים:

שדה הסבר
Email Type מגדיר כיצד תעבוד התיבה:
  • Internal@mail - מייל פנימי בלבד. המשתמש אינו יכול לשלוח ולקבל הודעות מחוץ למערכת ההייפר ומחוץ לארגון. תיבה זו נוצרת באופן אוטומטי לכל משתמש בארגון, ושליחת הודעה למשתמש מתאפשרת על ידי בחירתו מרשימת העמיתים לעבודה בחלון הוספת הנמענים להודעת דוא"ל. עבור משתמשים אלו, אין צורך בהגדרת שדות נוספים פרט לשדה זה. העובד יקבל רק הודעות פנים ארגוניות ויוכל לשלוח הודעות לאנשים בתוך הארגון, אלא אם יש לעובד הרשאה גם לתיבת דוא"ל ציבורית. מידע על תיבת דוא"ל ציבורית ניתן למצוא בעמוד זה.
  • POP3/EMSTP - הגדרת התיבה כשולחת ומקבלת דוא"ל.
  • POP3 Only - אך ורק מקבלת דוא"ל.
  • ESMTP Only - אך ורק שולחת דוא"ל.
Email Address כתובת הדוא"ל שתשלח את ההודעות ושאליה ישיב הנמען. זוהי כתובת תיבת הדוא"ל שתרשם גם בשדה Email Username.
Email Server במקרים בהם השרת השולח הינו אותו השרת המקבל, יש להגדיר רק את ה - Email Server (שם הדומיין הינו ה URL של השרת). דוגמא: mail.domain_name
במקרים בהם השרת הדואר היוצא שונה משרת הדואר הנכנס, ב Email Server נכניס רק את שרת הדואר הנכנס (שרת הPOP) ובשדה Send Through Anonymous SMTP, נגדיר את שרת הדואר היוצא, ה - SMTP.
Send through Anonymous SMTP / Different ESMTP כאן יוגדר שרת הדואר היוצא במקרים בהם שרת הדואר היוצא שונה משרת הדואר הנכנס.
EMail Username שם המשתמש להתחברות לתיבת הדוא"ל החיצונית שנרשמה בשדה Email Address, על מנת שהאוטומציה תוכל להתחבר אליה.
EMail Password סיסמת המשתמש להתחברות לתיבת הדוא"ל החיצונית.
Delete Messages from POP3 מכיוון שהייפר מושכת אליה את הודעות הדוא"ל משרת המיילים ומאחסנת כל הודעה בנפרד, בשדה זה מוגדר להייפר מתי למחוק את ההודעות מהשרת (לא בהייפר), דהיינו כמה זמן להשאיר עותק בשרת. במידה ומנהל המערכת מעוניין שהודעות הדוא"ל לא ימחקו כלל מהשרת, יש ליצור עמנו קשר.
מסנן ספאם ע"פ מאגרי הייפר בשדה זה יש לבחור האם המערכת תבצע סינון "דואר זבל". המערכת תאשר הודעות מכתובות דוא"ל המעודכנות בשדות "תיבת דואר אלקטרוני" בכרטיסי הייפר (לקוחות, ספקים, פרוייקטים), באנשי קשר פרטיים וכתובות שסומנו בעבר על ידי המשתמש כמאושרות. מערכת הייפר מבצעת סינון להודעות הדוא"ל הנכנס על פי השוואת המוען לנתונים במאגרים. במידה והמערכת לא מוצאת התאמה, תסומן ההודעה כ"ספאם".
כמות שגיאות בגישה לתיבת הדוא"ל מונה את כמות השגיאות שזוהו בעת ההתקשרות לתיבת הדוא"ל.

שליחה דרך חשבונות ssl (חשבון Gmail)

בשרת הדואר הנכנס והדואר היוצא, יש להוסיף לאחר שם הדומיין את מספר הפורט ולאחר מכן ssl בסוגריים. פרוטוקול קבלת הדואר (POP3) משתמש בדרך כלל בפורט 995 ופרוטוקול שליחת הדוא"ל (ESMTP) משתמש בדרך כלל בפורט 465. דוגמא:

  • pop.domain.com:995(ssl)
  • smtp.domain.com:465(ssl)

כמו כן, ישנו פרוטוקול ESMTP המתחיל שיחה באופן לא מוצפן ועובר לאחר מכן להצפנה בהסכמה. זהו פרוטוקול exp המשתמש בדרך כלל בפורט 587. במקרה זה יש לכתוב בסוגריים exp. התקשרות זו מקובלת בפעולת שליחת דוא"ל ואינה מקובלת בפעולת קריאת דוא"ל מהשרת. דוגמא:

  • domain:587(exp)

עבור שירותי הדוא"ל הנפוצים (Gmail, Office), בוצעה במערכת הייפר פעולת preset, כך שעל מנת להגדירם מספיק לעדכן בשדה שרת הדואר (Email Server) את פרטי השרת באופן הבא:

  • Gmail.com
  • Office365.com

לקוחות העובדים עם שירות דוא"ל גדול אחר, מוזמנים ליצור קשר עם שירות הלקוחות של SYE בבקשה להכניס את שירות זה כ Preset.

תיבת דוא"ל ציבורית:

ברגע שנכנסת הודעת דוא"ל לתיבה ציבורית, היא תופיע אצל כל הנמענים בתיבה. כאשר הודעה זו תימחק על ידי אחד מהמשתמשים, היא תמחק גם אצל כל יתר המשתמשים המורשים לתיבה. המלצתנו הינה להיעזר בתיבות ציבוריות במערכות קריאות השירות והמשימות על מנת להכניס את ההודעה לטיפול בתוך המערכת וכך לשמור על מעקב אחריה.

ההגדרה מתבצעת בתוך יסודות המערכת, בענף Public Mail Boxes. יש להוסיף שורה באמצעות קליק ימני. בשורה החדשה נגדיר את השדות באופן הבא:

שדה הסבר
כינוי התיבה (כמו שם המשתמש) זהו שם התיבה כפי שירשם אצל הנמען ב"מאת". במקרים בהם הוגדר שם בחברה, המערכת תוסיף אותו לכינוי.
התר גישה למשתמשים השייכים לקבוצות מגדיר אילו משתמשים יוכלו לשלוח ולקבל דרך התיבה, ע"פ הקבוצות בארגון אליה משתייכים. אם אף אחד משדות "התר גישה למשתמשים" לא יוגדר, התיבה תחשף לכלל המשתמשים בארגון.
התר גישה למשתמשים ע"פ שמם מגדיר אילו משתמשים יהיו שותפים בתיבה ע"פ שמם. אם אף אחד משדות "התר גישה למשתמשים" לא יוגדר, התיבה תחשף לכלל המשתמשים בארגון.
העתק הודעות למשתמשים מכיוון שהודעה שנמחקת על ידי אחד המשתמשים, תמחק בפני כל יתר המשתמשים ולעיתים מעוניינים חלק מבעלי התפקידים שההודעות ישמרו אצלם לצורך מעקב, ניתן לשים את כתובת הדוא"ל של בעל התפקיד, כך שיקבל את ההודעה לתיבת הדואר האישית שלו. לאותו משתמש אין אינדיקציה לכך שההודעה שהתקבלה, הועברה מהתיבה הציבורית.

בחינת תקינות הגדרת חשבון דוא"ל

ניתן לבצע בדיקה לתקינות חשבון הדוא"ל באמצעות לחצן בחן חשבון דוא"ל. לחצן זה מייצר נסיון התחברות לתיבת הדוא"ל ברמת הדואר היוצא והנכנס לבדיקת תקינותם. למידע נוסף לחץ כאן.

תיוק הודעות דוא"ל

כל הודעה שהשולח שלה מזוהה על ידי המערכת, מתוייקת אוטומטית לטבלת hyp_Relationship, אלא אם תוכן ההודעה הינו רשומת יומן (ics), אשר יגרום לעדכון היומן ותיוק בטבלת hyp_Meetings invitations.

פיענוח הודעות דוא"ל הכוללות קובץ מסוג winmail.dat

הודעות דוא"ל הנשלחות מתוכנת Microsoft Outlook, נשלחות בפורמט טקסט עשיר, בקידוד TNEF. מערכת הייפר מאפשרת פיענוח הודעות מעין אלה והצגת תוכנן למשתמש. פיענוח ההודעה מבוצע בצד השרת, מיד כאשר מתקבלת הודעת דוא"ל המכילה קובץ winmail.dat. המערכת מזהה את הקובץ בשרת בעת קבלת ההודעה ומצרפת אותו אל תוכן ההודעה באופן הבא:

  • נושא ההודעה: אם ההודעה המקורית אינה מכילה נושא, יילקח הנושא מקובץ ה winmail ויוצג בהודעה.
  • גוף ההודעה: אם ההודעה עצמה אינה מכילה תוכן בגוף ההודעה, גוף ההודעה יילקח מקובץ ה winmail.
    אם ההודעה המקורית מכילה מעל 20 תוים, יבוצע מיזוג של 2 ההודעות: ראשית תופיע ההודעה המקורית, לאחריה תבוצע ירידת שורה ויוצג תוכן ההודעה מקובץ הwinmail.
  • קבצים מצורפים: קבצים שצורפו בקובץ winmail.dat, יצורפו לסוף ההודעה, לאחר הקבצים שצורפו בהודעה המקורית.
  • קובץ ה TNEF עצמו יוסר מגוף ההודעה.

הודעות דוא"ל המתקבלות בפורמט זה, נשמרות במערכת הייפר בגרסה המפוענחת בלבד ולאחר שבוצע מיזוג התוכן. כמו כן, פרטי השולחים והמקבלים נשמרים רק מההודעה המקורית ולא מקובץ ה winmail.dat. הקידוד של הייפר הינו תמיד בסטנדרטים הבאים: UTF8, Base64.

התקנת מדפסת וירטואלית

בעת התקנת תוכנת הייפר, ניתן להוריד "מדפסת וירטואלית". שליחת הדפסה אל מדפסת זו מאפשרת באמצעות "יבוא הדפסה וירטואלית", את שמירתה והפיכתה לקובץ PDF הניתן לשליחה כקובץ מצורף. פעולה זו תראה כך:

מדפסת וירטואלית