מכירות

תהליך המכירה הינו עמוד התווך של כל ארגון ומהווה את אחד התהליכים החשובים ביותר בפעילות השוטפת. ארגון, ייעול ומעקב אחר תהליכי המכירה הינם הכרח לכל עסק, כחלק בלתי נפרד מהתפתחותו, מבחינה ארגונית, מבחינת היקף פעילות, בקרה ומעקב ביצוע, טיפול והרחבת תיק הלקוחות וחשוב מכל - מבחינה כלכלית.

תוכנת הייפר מותאמת לעולם העסקים העכשווי ומספקת פתרון פשוט גם לתהליכי מכירה מורכבים. לתוכנה מערכת חדשנית המסוגלת לתמחר ולקבוע את אופן ייצור ההזמנה וללוות את תהליך המכירה על פי לוגיקה פרטית המותאמת לסוג העסק ולפעילותו. תהליכי המכירה במערכת הייפר נבנו תוך התחשבות בכלל צרכי הארגון והכללת כל הפעולות הרלוונטיות הנחוצות לניהול תהליך המכירה בתוך הארגון ומול הלקוח.

מודול המכירות מהווה את אחת הפונקציות החשובות והמרכזיות, באמצעותה מתבצעים תהליכי המכירה וניהול חשבונות הלקוח, החל משלב מתן הצעת המחיר, דרך יצירת ההזמנה ומעקב הביצוע ועד לקבלת התשלום. תהליך המכירה בהייפר, משלב את מערכות ה CRM (ניהול לקוחות וספקים) וה ERP (תכנון משאבי הארגון - הכולל ניהול מלאי, הנהלת חשבונות וכו') של התוכנה.

מבוא

תהליכי המכירה בהייפר, הכוללים הגדרות ותנאי מכירה, יצירת מסמכים והפקתם, מחולקים לשלבים המיוצגים על ידי מספר לשוניות. תצוגת הלשוניות זמינה למשתמש על פי ההרשאות במערכת והשימוש בהן נעשה לפי סדר ההתנהלות מול הלקוח, בהתאם לסוג הארגון ותהליך המכירה ועל פי סדר הפעולות המוצע בתרשימי הזרימה הבאים:

דיאגרת מכירות במערכת ניהול לקוחות


דיאגרת מכירות במערכת ניהול לקוחות

להלן פירוט הלשוניות והסבר קצר על תפקידן: (לחץ על שם הלשונית למעבר לעמוד ההדרכה הייעודי)

תקנות - העמוד הראשי. בלשונית זו יוגדרו שיטות העבודה ותנאים ללקוח, לרבות התחייבויות חוזיות מול הלקוח כגון:

  • מחירון פרטי - הגדרת מחיר פרטני ללקוח עבור מוצרים/שירות (מק"טים) מסויימים. מחיר פרטני זה מחליף כל מחיר מוגדר קודם / אחר עבור הלקוח.
  • פריטים ששולמו מראש - ריכוז והגדרת מוצרים / חוזים ששולמו מראש ו/או מוגבלים בכמות או תאריך שיש לגביהם הסכמים מיוחדים.
  • חיוב חודשי מתחדש - חיוב לקוח באופן חודשי, עבור שירותים המסופקים על בסיס קבוע או זמני.
  • חיובים ממערכות חיצוניות - ריכוז נתוני חיוב ממערכות חיצוניות להייפר.
להסבר אודות תקנות המכירה, ראה סעיף הבא.

הזמנות - לשונית זו משמשת לניהול הזמנות הלקוח החל משלב הצעת המחיר, דרך אישור ההזמנה ועד שלב ההורדה לביצוע. מערכת ההזמנות מאפשרת עדכון סטאטוס הזמנות וכניסה לטופס ההזמנה לביצוע מגוון פעולות הנוגעות להזמנה הנבחרת.

מעקב ביצוע - לשונית ריכוז כלל ההזמנות אשר אושרו לביצוע ומעקב אחר מוכנותן לאספקה. תפקידה של לשונית זו לוודא הכנה (ייצור / מחסן), משלוח / אספקה ללקוח ותשלום חשבונית.

תעודת משלוח - לשונית זו מרכזת את תעודות המשלוח של הלקוח ומאפשרת יצירת תעודות משלוח חדשות עבור הזמנות שבוצעו ו/או עבור פריטים שאינם משוייכים להזמנה.

חשבונית מס - לשונית להפקת חשבוניות ללקוח עבור מוצר או שירות שנמכרו. ניתן לייבא פריטים/שירותים ממספר הזמנות ותעודות משלוח לחשבונית אחת.

קבלה - הפקת קבלות ללקוחות במעמד העברת כסף מהלקוח אל הארגון. בהפקת מסמך זה, תיווצר פקודת יומן אוטומטית במודול הנהלת החשבונות.

החזרת מוצרים - בלשונית זו יש לעדכן מוצרים אשר הוחזרו על ידי הלקוח לארגון. המערכת מאפשרת הנפקת תעודת החזרה.

חשבונית מס זיכוי - הפקת חשבונית מס זיכוי. זהו מסמך חשבונאי המתעד ביטול מלא או חלקי של עסקה, מבחינת רשויות המס. המערכת מציעה שלושה סוגי זיכויים: זיכוי פשוט, זיכוי מתוך חשבונית מס, זיכוי על מוצרים ששולמו מראש ועדיין לא הוזמנו.

החזר כספי - מסמך הפוך לקבלה, המבצע החזר כספי ללקוחות ואף מזכה את אמצעי התשלום, אם ניתן.

כ.א. והו"ק - שמירת פרטי כרטיס האשראי ו/או הוראת הקבע של הלקוח באזור מוצפן בהייפר (לפי תקן PCI DSS).

מחיר אחרון - הפקת דוח המציג את סטטיסטיקת תמחיר המוצרים שנמכרו ללקוח בעבר לרבות הצעות מחיר שנדחו.

מנהל המערכת - ישנן הגדרות חובה ביסודות המערכת, אותן יש להגדיר טרם תחילת העבודה עם מודול המכירות. למידע נוסף, ראה הערות למנהל המערכת בתחתית עמוד זה.
כמו כן, בסופו של כל עמוד הדרכה במודול זה ישנן הערות למנהל המערכת הנוגעות לנושא העמוד. אנא הקפד לקרוא הערות אלה.

תקנות

לשונית תקנות, הינה עמוד המכירות הראשי. בלשונית זו מוגדרות תקנות המכירה, הנחיות העבודה החשבונאיות מול הלקוח וכמו כן מוצגות כלל ההתחייבויות החוזיות עם הלקוח: מחירון פרטי / פריטים ששולמו מראש / חיוב חודשי מתחדש / חיובים ממערכות חיצוניות.

תקנות מכירה

שדות התקנות במערכת המכירות, מגדירים את הנחיות העבודה החשבונאיות עם הלקוח ומוגדרים בחלקם כשדות ברירת מחדל (שדות אלו יופיעו במקומות שונים בכרטיס הלקוח בהתאם לדרישת הארגון). בלשונית זו ניתן לראות את כל ההתחייבויות החוזיות מול הלקוח: מחירון פרטי / פריטים ששולמו מראש או שיש לגביהם הסכמים מיוחדים / חיוב חודשי מתחדש / חיובים ממערכות חיצוניות. בתקנות המכירה קיימות ארבע לשוניות עבור פעולות אלה, כפי שיפורטו בהמשך.

עמוד התקנות מחולק לשני אזורים:

  • שדות הגדרת ואפיון המכירות ללקוח.
  • הגדרות תנאי חיוב ומחירים - הגדרות אלה מחולקות לארבע לשוניות.

שדות הגדרת ואפיון המכירות

בשדות חלון זה, יש להגדיר את עיקרי התקנות לתהליך המכירה מול הלקוח. כלל השדות מפורטים בטבלת השדות הנמצאת בתחתית עמוד זה, אך ישנם מספר שדות בעלי חשיבות יתרה, הקובעים את אופן התנהגות התוכנה מול הלקוח:
שדה הסבר
שם המתווך לבחירה מתוך רשימת הספקים. כאשר ספק מוגדר כמתווך, ניתן לקשר אותו לכרטיס לקוח ובהתאם להנחיות בכרטיס הספק, יקבל עמלות על הלקוחות המקושרים אליו.
סכום אשראי מאושר הלקוח לא יוכל לעבור את גבול האשראי הנקבע בשדה זה והמערכת תתריע על כך.
שם לקוח הורה לעתים, ישנם לקוחות המקושרים אחד לשני מבחינה חשבונאית (ארגון עם מספר סניפים, עסק משפחתי וכו'). במקרים אלה, מאפשרת המערכת לקשר בין הלקוחות. בשדה זה יש לבחור מתוך רשימת הלקוחות הקיימים את כרטיס לקוח ההורה של לקוח זה, ובכך לייצר ביניהם קישור המשמש גם לחיוב, כמתואר בשדה הבא. בהתאמה, בכרטיס ההורה יוגדר באופן אוטומטי לקוח זה כלקוח בן.
נתב פקודות היומן לכרטיס ההורה בחירה האם פקודות היומן ינותבו לכרטיס ההורה. בחירה באפשרות זו כופה על המערכת לשייך את כלל פקודות היומן שנוצרות אוטומטית בעת הפקת מסמכי מקור, לכרטיס ההורה (שהוגדר בשדה "שם כרטיס ההורה"). עם זאת, מסמכי המקור יופקו עם שם הכרטיס הנוכחי.
הפק מסמכים בינ"ל כברירת מחדל מערכת הייפר פועלת עבור כל משתמש מחובר בשתי שפות במקביל: השפה המקומית של המשתמש ואנגלית. לכן, מאפשרת התוכנה לבחור להפיק את המסמכים בכל עת בשפה האנגלית, כאשר בוחרים להפיק מסמכים בינ"ל.
כברירת מחדל הדפס מסמכים במטבע ברירת המחדל של המערכת היא המטבע המקומי, כפי שהוגדר ביסודות המערכת בענף Sales. עבור לקוחות המשלמים במטבע זר ניתן לבחור את המטבע מתוך רשימה.
מחויב לשלם מע"מ שדה בחירה דו ערכי. ביררת המחדל הינה "כן". האם הלקוח מחויב לשלם מע"מ (GST/VAT) על פי חוקי המדינה שבה הארגון מנהל את ספריו. באם אינו מחויב בכך (לקוח פטור), יש לשנות את ערך השדה ל"לא".
הדפס מחירים בתעודת משלוח אפשרות זו משפיעה גם על תעודות החזרה. שים לב - עבור מסמכים בינ"ל לא ניתן להסתיר מחירים.
תנאי תשלום ברירת מחדל בשדה זה יש להגדיר את תנאי התשלום עבור הלקוח. תנאים אלו יהוו ברירת מחדל בכל הזמנה של הלקוח, אך עם זאת, ניתן לעדכנם באופן פרטני בכל הזמנה. יש לבחור את תנאי התשלום מתוך הרשימה הנתונה:
  • מזומן - תשלום במזומן עבור הטובין / השירות שניתן ללקוח.
  • אשראי מיום ההזמנה - תשלום באשראי. יש לציין בשדות "חודשי אשראי" ו/או "ימי אשראי" את מועד התשלום הנדרש.
  • אשראי שוטף פלוס - תנאי תשלום באשראי שוטף (תשלום בתחילת החודש העוקב), פלוס חודשי אשראי ו/או ימי אשראי שיצויינו בשדות אלו בהתאמה.
  • תשלומים חודשיים - פריסת תשלומים. בבחירה באפשרות זו, יש לעדכן בעת יצירת חשבונית המס עבור ההזמנה, את מספר התשלומים הניתן ללקוח.
  • קונסיגנציה - קבלת תשלום מהלקוח לאחר שמבצע מכירה של הטובין או השירות שקיבל. שים לב - עסקאות אלה לא יכללו בדוחות צפי ההכנסות החשבונאיים.
  • ללא (מחוץ לגבייה) - ללא תנאי תשלום כברירת מחדל. שים לב - עסקאות אלה לא יכללו בדוחות צפי ההכנסות החשבונאיים.

הגדרת תנאי חיוב ומחירים

לשונית תקנות המכירה מחולקת לארבע תתי לשוניות, המציגות את נושאי התקנות הבאים: (לחץ על הכותרת הרצויה למעבר לסעיף הדרכה זה)

להלן הסברים אודות נושאים אלו.

מחירון פרטי

זוהי הלשונית הראשית בעמוד התקנות. טבלה זו מאפשרת הגדרת מחיר פרטני ללקוח עבור מוצרים/שירות (מק"טים) מסויימים. זהו מחיר פרטני המחליף כל מחיר מוגדר קודם / אחר עבור הלקוח . הטבלה מציגה את כלל המחירים המיוחדים אשר הוצעו ללקוח.

מחירון פרטי

הוספת פריט למחירון הפרטי

על מנת להוסיף ללקוח פריט עם מחירון פרטי, השונה מהמחירון המוגדר לפריט זה, בצע את הפעולות הבאות:
  1. לחץ Ctrl+Enter להוספת שורת פריט חדשה, או השתמש בתפריט לחצן העכבר הימני.
  2. בשדה "מספר קטלוגי", בחר את הפריט מרשימת הפריטים, בעזרת אשף החיפוש בחלון "בחר מוצר / פריט" שיפתח. שדה זה הינו שדה חובה.
  3. לאחר בחירת הפריט, ימולאו השדות על פי פרטי המוצר ואת חלקם ניתן יהיה לערוך באופן ייחודי ללקוח:
    • מחיר מכירה פטור ממע"מ – המחיר כפי שהוגדר בכרטיס המוצר. שדה זה ניתן לשינוי ייחודי עבור הלקוח ויחליף עבורו את הערך שהוגדר בכרטיס הפריט.
    • מחיר המכירה חייב במע"מ - המחיר כפי שהוגדר בכרטיס המוצר. שדה זה ניתן לשינוי ייחודי עבור הלקוח ויחליף עבורו את הערך שהוגדר בכרטיס הפריט.
    • מטבע המכירה – המטבע אשר הוגדר בכרטיס המוצר. שדה זה ניתן לשינוי ייחודי עבור הלקוח.
      שים לב - המערכת משנה את מטבע המכירה בלבד ולא מחשבת את המחיר מחדש. בעת שינוי המטבע, יש לעדכן גם את המחיר.
    • חודשי אחריות - כברירת מחדל יוצג הערך אשר הוגדר בכרטיס המוצר. שדה זה ניתן לשינוי ייחודי עבור הלקוח. הערך החדש יחליף את הערך המוגדר בכרטיס המוצר.
    • עדכון אחרון / עודכן על ידי - שדות אלה יציגו עבור המשתמש את מועד עדכון המחירון הפרטי ועל ידי מי עודכן, לצורך מעקב ובקרה.
  4. לסיום יש ללחוץ על לחצן שמור.
בעת ביצוע הזמנה, יקבל הלקוח כברירת מחדל את המחיר המצויין במחירון פרטי זה.

מוצרים ששולמו מראש או שיש לגביהם הסכמים מיוחדים

בלשונית זו ניתן להגדיר חוזים והתחייבויות מול הלקוח. אלו מוצרים אשר שולמו מראש או שקיים לגביהם הסכם מיוחד בין החברה ללקוח.

מוצרים ששולמו מראש או שיש לגביהם הסכמים מיוחדים

טבלה זו מכילה סעיפי התחייבות בין המשתמש לבין הלקוח, לגבי אספקת מוצרים מסוימים במחיר קבוע מראש או מוצרים ששולמו מראש בחשבונית מס. מדובר בשתי "מערכות" נפרדות בהתחשבנות מול הלקוח, אך בגלל שהן מכילות שדות כמעט זהים הוחלט לנהל אותן בטבלה אחת בלבד.

שים לב - הפעלת חוזה מתבצעת מבחינת המערכת, ברגע שליחת ההזמנה לייצור (שינוי סטאטוס ההזמנה ל"שלח לייצור / הכנה"). כאשר קיים חוזה, תופיע בהדפסת הצעת המחיר טבלה שבה על הלקוח לסמן שהוא מעוניין להשתמש בהזמנה זו ולציין כמה יחידות מעוניין לנצל.

מוצרים ששולמו מראש

בעת הפקת חשבונית מס, ניתן לבחור לשלם מראש על מק"טים נבחרים. כאשר הלקוח יבחר להזמין את המוצרים שעליהם שילם מראש, יתאפשר לאחר אישור ההזמנה ושליחתה לייצור / ביצוע, ללחוץ על לחצן הפעל סעיף התחייבות עבור השורה המסומנת. פעולה זו תקזז את עלות ההזמנה עבור המוצרים ששולמו מראש (למידע נוסף אודות ביצוע פעולה זו, לחץ כאן). כמות הפריטים ששולמה מראש תעודכן בשדה "כמות יחידות בהתחייבות" לצורך מעקב. לאחר אספקת הפריטים, יעודכן גם שדה כמות היחידות שסופקו ויציג את כמות הפריטים שמומשו מתוך החוזה. נתונים אלה יעודכנו גם במעקב ביצוע.

מוצרים אשר שולמו מראש יירשמו אוטומטית בטבלה זו ואינם ניתנים למחיקה.

מוצרים שיש לגביהם הסכמים מיוחדים

עדכון מוצרים שקיים לגביהם הסכם מיוחד בין החברה ללקוח. הסכם מיוחד יכול לבוא לידי ביטוי בכמות מוצרים, מחיר מכירה ובהגדרת טווח זמנים לתנאי המכירה. הוספת מוצר תבוצע באופן הבא:

  1. הוספת שורת מוצר (Ctrl+Enter).
  2. בחירת מוצר בשדה "מספר קטלוגי".
  3. הגבלת ההתחייבות עד לתאריך - המערכת תאפשר שימוש בסעיף זה עד לתאריך פקיעת התוקף שעודכן בשדה זה.
  4. מילוי שדה "כמות יחידות בהתחייבות" - המערכת תאפשר שימוש בסעיף זה עד למכסה שתעודכן בסעיף זה.
  5. מילוי שדה "מחיר המכירה" - המערכת תאפשר רכישה במחירים אלו.
  6. שמירה.
שורות ההסכמים המיוחדים ניתנות למחיקה, אשר תבטל את המשך קיומו של ההסכם. כמו כן, עם סיום תוקף ההסכם, השורה תמחק מהרשימה באופן אוטומטי.

ניצול מוצרים המוגדרים בלשונית זו, מבוצע בעת שליחת ההזמנה לייצור, על ידי הפעלת סעיף התחייבות. למידע נוסף אודות פעולה זו, לחץ כאן.

חיוב חודשי מתחדש עבור שירותים

מערכת הייפר מאפשרת למשתמש לחייב לקוח באופן חודשי קבוע עבור שירותים המסופקים על בסיס קבוע או זמני. החיוב יכול להיות מוגבל בזמן על פי חוזה או ללא הגבלת זמן.

חיוב חודשי מתחדש עבור שירותים

על מנת להוסיף שירותים, יש להוסיף שורה חדשה באמצעות לחצן העכבר הימני או על ידי לחיצה על Ctrl+Enter. יש למלא בשורה החדשה את פרטי השירות בשדות הנדרשים. בעת עדכון פרטי השירות המתחדש בטבלה, יש לשים לב לשדות הבאים:

שדה הסבר
השירות ניתן החל מתאריך שדה זה הינו שדה חובה. ללא עדכון תאריך לא תישמר שורת השירות המתחדש. המערכת תחשב באופן אוטומטי חיוב חודשי החל מתאריך תחילת השירות, ובכל סוף חודש תוסיף חיוב על השירות ממועד החיוב האחרון.
השירות הסתיים בתאריך יש לעדכן תאריך בשדה זה כאשר ישנו תאריך קבוע מראש לסיום שירות זה. כל עוד השירות מתמשך ללא תאריך סיום, אין לעדכן תאריך בשדה זה.
שיטת חיוב ישנן שלוש שיטות חיוב אפשריות לחיוב החודשי:
  • שירות חודשי מתחדש - זהו שירות הממשיך בכל חודש עד להפסקתו. החיוב יבוצע באופן יחסי לכמות הימים עבורם ניתן השירות באותו חודש.
  • חיוב קבוע מתחדש - זהו שירות הממשיך בכל חודש עד להפסקתו. החיוב יבוצע במלואו עבור חודש מלא, ללא התחשבות במספר הימים עבורם ניתן השירות באותו חודש.
  • חיוב חד פעמי - זהו שירות חד פעמי שעבורו מתבצע חיוב חד פעמי מלא.
על מנת להכניס מספר מוצרים לחיוב חודשי, יש לפתוח שורה עבור כל מק"ט ולהכניס את כל הנתונים. חיוב חודשי מתחדש מתאפשר הן עבור מוצרים פיסיים בעלי מק"ט (עבורם קיים גם ניהול מלאי) והן עבור פריטים כספיים (שירות עבודה), להם לא חייבת להיות רשומת פריט (מק"ט). מערכת הייפר יודעת איך לשלב את כל השדות ולחייב עליהם בחיוב חודשי אחד.
שים לב - במקרה של סיום השירות במהלך החודש, תחייב המערכת את הלקוח באופן יחסי עבור כמות הימים בחודש בהם קיבל את השירות.

פירוט חיובים אלו נמצא במודול הנהלת חשבונות, בארגז הכלים, בכלי הפקת חשבוניות אוטומטית.

חיובים ממערכות חיצוניות

חיובים ממערכות חיצוניות

עמוד זה מציג טבלה הקולטת שורות חיוב ממערכות חיצוניות שאינן הייפר. הקליטה מתבצעת באמצעות מודול ייחודי המופעל מחוץ להייפר ומיושם במסגרת צרכים מיוחדים של חיוב חיצוני. המודול קולט נתוני חיוב (Billing) מהמערכות החיצוניות וזאת על מנת לאפשר להייפר להפיק חשבוניות ומסמכי מקור בגין הנתונים הללו, מלבד היותה מערכת CRM. זהו אוגדן של נתונים הנדרשים לחיוב.

פירוט חיובים אלו נמצא במודול הנהלת חשבונות, בארגז הכלים, בכלי הפקת חשבוניות אוטומטית .

מנהל המערכת

ביסודות המערכת, בענף Sales, יש להגדיר את נתוני המדדים, המטבעות, שערי המע"מ וכרטיסי האשראי, בהם משתמש הארגון בתהליך המכירה.

מוצרים ששולמו מראש

על מנת לאפשר פעולה זו בעמוד חשבונית מס, יש להיכנס ליסודות המערכת, לענף Orders. בשדה "אפשר מנגנון מוצרים משולמים מראש" יש לבחור "כן". פעולה זו תהפוך את לחצן "שלם מראש על מוצר" לזמין, בעמוד "חשבונית מס".

הפקת מסמכים בפורמט דיגיטאלי

תוכנת הייפר מאפשרת למשתמשיה הפקת מסמכים רשמיים בפורמט דיגיטאלי (חשבונית מס, קבלה וכו'). מסמכים אלו נשלחים בעת הפקתם לכתובת הדואר האלקטרוני של הנמען, חתומים דיגיטאלית ומהווים מסמך מקור רשמי לכל דבר ועניין. אפשרות זו מייעלת ומפשטת את פעולת הפקת המסמכים ומסירתם לנמען, באופן שמאפשר את מסירה מיידית של המסמכים, תיוק וביצוע תיעוד על קבלתם. למידע נוסף, לחץ כאן.