יומן צוות

יומן צוות של מערכת ה Hyper, הינו הרחבה של היומן האישי, ומהווה כלי לניהול ולמעקב אחר לוח הזמנים של כלל חברי הצוות באופן רציף, בפריסה נוחה ופשוטה, המציגה את כלל יומני הצוות ולוחות הזמנים, וכוללת עדכון שינויים באופן מיידי.

השימוש ביומן הצוות ועדכון הנתונים בו מתאפשר בהתאם להרשאות שניתנו לכל משתמש על ידי מנהל המערכת.

יומן צוות

מבוא

מסך זה מציג את יומן הפגישות של הצוות בתצוגה יומית בלבד, לפי היום הנבחר בלוח השנה. יומן הצוות של מערכת ה Hyper מוצג בפריסה ותצוגה מותאמות משתמש, מתוך אפשרויות התצוגה הנמצאות מתחת ללוח השנה, בחלקו הימני של המסך:

  •   תצוגה מותאמת אישית - באמצעות לחצן "התאם את סדר העמודות לצרכיך", ניתן לערוך את סדר הופעת אנשי הצוות בטבלה.
  •   על פי סניף - תצוגה המאפשרת לראות את יומני הצוות בחלוקה לפי סניפי הארגון (הניתנים לבחירה), באופן מרוכז לפי סניפים (על ידי בחירה ב"תצוגה מרוכזת") או בפריסה של אנשי הצוות.
  •   על פי מחלקה / קטגוריה - תצוגה המאפשרת לראות את יומני הצוות בחלוקה לפי מחלקה / קטגוריה (הניתנות לבחירה), באופן מרוכז לפי מחלקה / קטגוריה (על ידי בחירה ב"תצוגה מרוכזת") או בפריסה של אנשי הצוות.

כל משבצת פגישה מציגה את נתוני הפגישה העיקריים (הניתנים לעריכה על ידי מנהל המערכת). באמצעות מיקום הסמן על משבצת פגישה, תפתח מסגרת אשר תציג את כל המידע על הפגישה הכולל: נושא, משתתפים, מועד הפגישה, מקום הפגישה וסטאטוס הפגישה. כלל משבצות הפגישות מוצגות בהתאם לפריסה שנבחרה ובמספר צבעים לנוחות המשתמש:
  •   ירוק – פגישה מאושרת.
  •   צהוב – פגישה הממתינה לאישור.
  •   אדום - פגישה מבוטלת. (פגישות אלו יוסתרו מתצוגת היומן ויופיעו שוב רק לאחר בחירת הצג פריטים שנמחקו בצדו הימני של המסך).
  •   לבן – שעות העבודה המוגדרות של איש הצוות.
  •   סגול – משבצת הזמן עליה מצביע הסמן (השעה והיום הנבחרים יודגשו בצבע זה בהתאמה).
  •   סגול כהה – יום חופש / מחלה של העובד. בראש עמודת היום, יירשם "יום חופש" / "יום מחלה".

שדה הצג את היומן של המשתמש – מאפשר פתיחת יומן אישי של כל אחד מחברי הצוות על ידי בחירה מרשימה. אם נבחרה תצוגה על פי "סניף בצורה מרוכזת" או "מחלקה בתצוגה מרוכזת", אזי תתאפשר בחירת סניף / מחלקה מרשימה בהתאמה.

במסך זה ישנם שלושה לחצני פעולה:

היום לחצן זה יקפיץ את היומן ליום הנוכחי.
הצג פריטים שנמחקו מציג את הפגישות בסטאטוס "מבוטלות". פגישות אלו יוצגו כל עוד הלחצן פעיל.
התאם את סדר העמודות לצרכיך הוספה והסרת משתמשים ליומן הצוות. לחצן זה פותח חלון המציג את רשימת היישויות/משתמשים שהנך מעוניין לראות ביומן הצוות שלך. סדר היישויות מלמעלה למטה הוא סדר הישוייות שיופיע אצלך ביומן הצוות. ע"מ לסדר את הטורים/הישויות ביומן הצוות לחץ על רצף הלחצנים CTRL+ARROW UP/DOWN ובצע שמירה.

התחלה מהירה

מערכת היומנים פשוטה לתפעול ומאפשרת יצירת פגישות וביצוע עדכונים בקלות ובמהירות. למידע נוסף אודות יצירת / עריכת אירוע יומן, לחץ כאן.

יצירת פגישה

על מנת ליצור פגישה יש לבצע את הפעולות הבאות:
  1.  לחיצה כפולה על משבצת הזמן הרצויה (ניתן לשנות את פריסת היומן באמצעות מאפייני התצוגה בצדו הימני של המסך)
  2.  מילוי השדות הרלוונטיים
  3.  בחירת מוזמנים על ידי לחיצה על כפתור הוסף נמענים בחלקו התחתון של העמוד
  4.  לחיצה על שמור

שים לב - כברירת מחדל הודעת דוא"ל תישלח לכל המוזמנים, אך ניתן לבטל פעולה זו באמצעות לחצן שלח הזמנות בדוא"ל. יש לוודא כי לכל לקוח / ספק שהוזמן ישנם פרטי התקשרות מעודכנים.

אישור / ביטול פגישה – עדכון סטאטוס הפגישה מצד המשתמש

  1.   לחיצה על משבצת פגישה קיימת
  2.   עדכון סטאטוס בשדה סטאטוס הפגישה
  3.   לחיצה על "שמור"

עדכון פגישה

  1.   לחיצה על משבצת פגישה קיימת
  2.   עדכון השדות הרלוונטיים
  3.   לחיצה על שמור

פעולות נוספות

בלחיצה על לחצן העכבר הימני, יפתח בפני המשתמש תפריט לחצני הפעולה הבאים:

עריכת פגישה פתיחת חלון עריכת פגישה לפגישה קיימת.
פגישה חדשה יצירת פגישה חדשה.
הדפסה הדפסת עמוד היומן לפי פריסת התצוגה הנוכחית.
הדפס פגישות עם אנשי הקשר (מוזמנים) הדפסת ריכוז כל הפגישות.
שינויים חריגים במשמרות מאפשר ליצור שינויים בשעות העבודה של אנשי הצוות בהתאם לצורך ובכפוף להרשאות. השינויים יעודכנו במערכת ניהול עובדים / משתמשים בהתאמה.

מנהל מערכת
  • הרשאות צפייה למשתמשים - על מנהל המערכת להגדיר את המשתמשים אשר את יומנם יוכל כל חבר צוות לראות וכמו כן להגדיר את הרשאות הצפייה והעריכה לכל משתמש. כברירת מחדל, כל משתמש חשוף ליומנם האישי של כל יתר המשתמשים ובעל הרשאות צפייה ועריכה ביתר היומנים. הגדרה זו מבוצעת בכרטיס העובד בלשונית "הרשאות" בשדות הבאים:
    • הרשאת גישה ליומנים של אחרים
    • חסום גישה ליומן המשתמש כברירת מחדל
  • שדות חובה ביצירת פגישה חדשה - על מנהל המערכת להגדיר את שדות החובה הנדרשים ביצירת פגישה חדשה
  • לוח חגים ומועדים – על מנת להגדיר את לוח החגים והמועדים המתאים למיקום הסניף, יש להיכנס ל"יסודות המערכת" ללשונית "Agencies". בשדה "שכבות מידע ליומנים" יש לבחור את הגדרות החגים המתאימים למיקום הסניף.
  • קביעת סופ"ש ביומן - על מנת לקבוע תצוגת בררת מחדל של חמישה ימי עבודה יש להיכנס ל"יסודות המערכת"- "Agencies" תחת שדה "מסכת תאריך: סופ"ש בשישי-שבת". באם רוצים תצוגה של חמישה ימים מסמנים "כן" אחרת בוחרים "לא".
  • שליחת עדכונים אוטומטית לפגישות בדוא"ל - כל עדכון פגישה ישלח באופן אוטומטי על ידי מערכת Hyper לכל המשתתפים בדוא"ל. ע"מ להגדיר זאת יש להיכנס ל"יסודות המערכת" - "Global & Basic Settings" לשדה "שלח עדכונים לפגישות בדוא"ל- כברירת מחדל". בבחירה כן ישלחו עדכונים בבחירת "לא" לא ישלחו עדכונים והמשתמשים יצטרכו באופן יזום לשלוח עדכונים על ידי לחיצה בתוך פגישה בלחצן "שלח הזמנות בדוא"ל".
  • תצוגת משבצת פגישה ביומן – כל משבצת פגישה ביומן מציגה מידע מסוים הנראה למשתמשים ב Hyper. ישנם שדות ברירת מחדל המופיעים במשבצת (ראה הסבר למעלה) אך ניתן לשנות שדות אלו. על מנת להגדיר זאת יש להיכנס ל"יסודות המערכת"- "Global & Basic Settings" לשדה "רשימת שדות לתצוגה במשבצת הפגישה ביומן". בלחיצה על תוכן השדה נפתח חלון בן ניתן לבחור מתוך רשימה את השדות שיראו למשתמשים במשבצת הפגישה. כמות המידע המוצג מוגבלת לגודל המסגרת. המידע יוצג בשלמותו בחלון שיפתח על ידי מיקום הסמן על משבצת הפגישה.
  • הגבלת כמות משתתפים בפגישה - ארגון יכול לקבוע שהוא מגביל את כמות המשתתפים המוזמנים לפגישה. על מנת להגדיר זאת יש להיכנס ל"יסודות המערכת"- "Global & Basic Settings" לשדה "הגבלת כמות כלל המשתתפים בפגישות בו זמנית". המספר שירשם יהווה את הכמות המשתתפים המקסימלית כולל מזמין הפגישה, שיכולים להשתתף בפגישה אחת.
  • תצוגת תאריכים - יש לקבוע תצוגת תאריכים ב Hyper. ע"מ להגדיר זאת ע"פ סניף יש להיכנס ל"יסודות המערכת" ללשונית Agencies ולשדה "מסכת תאריך: הצג יום לפני חודש (MM/DD)". זהו שדה בחירה דו ערכי. בחירה בערך "כן", תציג תאריכים כמקובל באירופה (קודם יום ולאחר מכן חודש). כאשר בוחרים בערך "לא", התצוגה תהיה כמו בארה"ב (קודם חודש ולאחר מכן יום).
  • הגדרת משמרות עובדים - בתוך כרטיס עובד בלשונית "תנאי העסקה" יש להגדיר את שעות המשמרת הקבועות של העובד. משבצות הזמן של שעות העבודה המוגדרות יצבעו בצבע לבן.
  • הגדרת היומן לעבודה במסך מגע / טאבלט / שולחן עבודה מרוחק (RDP) - גש למרכז התמיכה למשתמש ופתח את חלון הגדרות המחשב המקומי . בשדה "Running on Desktop Type" בחר בערך הרצוי. רק הערך "Local PC with Windows" יציג את חלונית הרמז ביומנים השונים. על מנת להפסיק את הופעת חלונית הרמז (Hint) עליך לבחור בכל ערך אחר המתאים לסביבת העבודה של המשתמש. עליך להגדיר בכרטיס העובד את הרשאות הצפייה והעריכה ביומן עבור כל משתמש.
  • הגדרת הרשאות עריכה וצפייה ביומני משתמשים - Hyper תומכת בהפרדה ומידור הרשאות יומנים בכמה רמות.
  • צבע ליומן צוות - בבחירת סניף בתצוגה ניתן לצבוע את שם הסניף לבחירה בצבעים שונים. צביעה זו נעשית ב"יסודות המערכת"- "Agencies" בשדה "צבע ליומן צוות (שחור = ללא)" נפתח חלון בחירת צבעים.
  • משוב על הזמנות – חלק מתוכנות הדואר האלקטרוני אינן תומכות במערכת ולכן לא יתקבל מהן משוב על הזמנה שנשלחה למשתמש בתוכנות אלו.