יומן אישי

היומן האישי של מערכת ה HYPER, הינו כלי ייחודי לניהול לוח הזמנים של משתמשי המערכת, המאפשר מבט חוצה ארגון על סדר היום של כלל העובדים והמנהלים וניהולו בהתאם להרשאות המוגדרות.

אחד מיתרונותיו הבולטים של היומן האישי הינו עצם עדכונו האוטומטי והמיידי בשינויים מיומנם של כל יתר עובדי הארגון, המאפשר תכנון מהיר ויעיל של פגישות ומשימות בסדר היום, תוך התחשבות מרבית בלוח הזמנים של יתר חברי הצוות. כמו כן, מאפשר היומן גישה פשוטה ומידית לנתוני הלקוחות והספקים המשתתפים בפגישות.

היומן מותאם לצרכי ארגונים וחברות, החל מדרגי הניהול הבכירים, דרך דרגי הביניים ועד לאחרון העובדים ומשמש ככלי חשוב ועיקרי לארגון, מעקב אחר פעילות העובדים ותיאום בעבודה השוטפת.

יומן אישי במערכת ניהול לקוחות

מבוא

מסך זה מציג את יומן הפגישות האישי של המשתמש. היומן האישי של מערכת ה Hyper מוצג בפריסה ותצוגה מותאמות משתמש, מתוך אפשרויות התצוגה הנמצאות מתחת ללוח השנה, בחלקו הימני של המסך:

  •   בחירת תצוגת חמישה ימים / תצוגה שבועית תציג את היומן בפריסה מותאמת.
  •   בחירת תצוגה חודשית תיצור פריסה חודשית עם גלילה המתאימה בין היתר לתכנון גאנט.
  •   בחירת תצוגה על פי סניף בצורה מרוכזת או מחלקה בתצוגה מרוכזת מאפשרת פריסה של חמישה ימים בלבד.

כל משבצת פגישה מציגה את נתוני הפגישה העיקריים (הניתנים לעריכה על ידי מנהל המערכת). באמצעות מיקום הסמן על משבצת פגישה, תפתח מסגרת אשר תציג את כל המידע על הפגישה הכולל: נושא, משתתפים, מועד הפגישה, מקום הפגישה וסטאטוס הפגישה. כלל משבצות הפגישות מוצגות בהתאם לפריסה שנבחרה ובמספר צבעים לנוחות המשתמש:
  •   ירוק – פגישה מאושרת.
  •   צהוב – פגישה הממתינה לאישור.
  •   אדום - פגישה מבוטלת. (פגישות אלו ימחקו מתצוגת היומן ויופיעו שוב רק לאחר בחירת הצג פריטים שנמחקו בצדו הימני של המסך).
  •   לבן – שעות העבודה המוגדרות של איש הצוות.
  •   סגול – משבצת הזמן עליה מצביע הסמן (השעה והיום הנבחרים יודגשו בצבע זה בהתאמה).
  •   סגול כהה – יום חופש / מחלה של העובד. בראש עמודת היום, יירשם "יום חופש" / "יום מחלה".

שדה "הצג את היומן של המשתמש" – מאפשר את פתיחת היומן אישי של כל אחד מחברי הצוות על ידי בחירתו מרשימת העובדים. פעולה זו מתאפשרת בהתאם להרשאות (ראה הערות למנהל המערכת). אם נבחרה תצוגה על פי "סניף בצורה מרוכזת" או "מחלקה בתצוגה מרוכזת", אזי תתאפשר בחירת סניף / מחלקה מרשימה בהתאמה.

במסך זה ישנם שני לחצני פעולה בלבד:

היום לחצן זה יקפיץ את היומן ליום הנוכחי.
הצג פריטים שנמחקו מציג את הפגישות בסטאטוס "מבוטלות". פגישות אלו יוצגו כל עוד הלחצן פעיל.

התחלה מהירה

מערכת היומנים פשוטה לתפעול ומאפשרת יצירת פגישות וביצוע עדכונים בקלות ובמהירות. למידע נוסף אודות יצירת / עריכת אירוע יומן, לחץ כאן.

יצירת פגישה

על מנת ליצור פגישה יש לבצע את הפעולות הבאות:
  1.  לחיצה כפולה על משבצת הזמן הרצויה (ניתן לשנות את פריסת היומן באמצעות מאפייני התצוגה בצדו הימני של המסך)
  2.  מילוי השדות הרלוונטיים
  3.  בחירת מוזמנים על ידי לחיצה על כפתור הוסף נמענים בחלקו התחתון של העמוד
  4.  לחיצה על שמור

שים לב - כברירת מחדל הודעת דוא"ל תישלח לכל המוזמנים, אך ניתן לבטל פעולה זו באמצעות לחצן שלח הזמנות בדוא"ל. יש לוודא כי לכל לקוח / ספק שהוזמן ישנם פרטי התקשרות מעודכנים.

אישור / ביטול פגישה – עדכון סטאטוס הפגישה מצד המשתמש

  1.   לחיצה על משבצת פגישה קיימת
  2.   עדכון סטאטוס בשדה סטאטוס הפגישה
  3.   לחיצה על "שמור"

עדכון פגישה

  1.   לחיצה על משבצת פגישה קיימת
  2.   עדכון השדות הרלוונטיים
  3.   לחיצה על שמור

פעולות נוספות

בלחיצה על לחצן העכבר הימני, יפתח בפני המשתמש תפריט לחצני הפעולה הבאים:

עריכת פגישה פתיחת חלון עריכת פגישה לפגישה קיימת.
פגישה חדשה יצירת פגישה חדשה. למידע נוסף, לחץ כאן.
הדפסה הדפסת עמוד היומן לפי פריסת התצוגה הנוכחית.
הדפס פגישות עם אנשי הקשר (מוזמנים) הדפסת ריכוז כל הפגישות, על פי טווח תאריכים ושמות משתמשים נבחרים.
שינויים חריגים במשמרות מאפשר ליצור שינויים בשעות העבודה של אנשי הצוות בהתאם לצורך ובכפוף להרשאות. השינויים יעודכנו במערכת ניהול עובדים / משתמשים בהתאמה.

מנהל מערכת
  • הרשאות צפייה למשתמשים - על מנהל המערכת להגדיר את המשתמשים אשר את יומנם יוכל כל חבר צוות לראות וכמו כן להגדיר את הרשאות הצפייה והעריכה לכל משתמש. כברירת מחדל, כל משתמש חשוף ליומנם האישי של כל יתר המשתמשים ובעל הרשאות צפייה ועריכה ביתר היומנים. הגדרה זו מבוצעת בכרטיס העובד בלשונית "הרשאות" בשדות הבאים:
    • הרשאת גישה ליומנים של אחרים
    • חסום גישה ליומן המשתמש כברירת מחדל
  • שדות חובה ביצירת פגישה חדשה - על מנהל המערכת להגדיר את שדות החובה הנדרשים ביצירת פגישה חדשה. הגדרה זו מבוצעת באמצעות הגדרת באמצעות הגדרת מאפייני השדות.
  • לוח חגים ומועדים – על מנת להגדיר את לוח החגים והמועדים המתאים למיקום הסניף, יש להיכנס ל"יסודות המערכת" ללשונית "Agencies". בשדה "שכבות מידע ליומנים" יש לבחור את הגדרות החגים המתאימים למיקום הסניף.
  • קביעת סופ"ש ביומן - על מנת לקבוע תצוגת בררת מחדל של חמישה ימי עבודה יש להיכנס ל"יסודות המערכת"- "Agencies" תחת שדה "מסכת תאריך: סופ"ש בשישי-שבת". באם רוצים תצוגה של חמישה ימים מסמנים "כן" אחרת בוחרים "לא".
  • שליחת עדכונים אוטומטית לפגישות בדוא"ל - כל עדכון פגישה ישלח באופן אוטומטי על ידי מערכת Hyper לכל המשתתפים בדוא"ל. ע"מ להגדיר זאת יש להיכנס ל"יסודות המערכת" - "Global & Basic Settings" לשדה "שלח עדכונים לפגישות בדוא"ל- כברירת מחדל". בבחירה כן ישלחו עדכונים בבחירת "לא" לא ישלחו עדכונים והמשתמשים יצטרכו באופן יזום לשלוח עדכונים על ידי לחיצה בתוך פגישה בלחצן "שלח הזמנות בדוא"ל".
  • תצוגת משבצת פגישה ביומן – כל משבצת פגישה ביומן מציגה מידע מסוים הנראה למשתמשים ב Hyper. ישנם שדות ברירת מחדל המופיעים במשבצת (ראה הסבר למעלה) אך ניתן לשנות שדות אלו. על מנת להגדיר זאת יש להיכנס ל"יסודות המערכת"- "Global & Basic Settings" לשדה "רשימת שדות לתצוגה במשבצת הפגישה ביומן". בלחיצה על תוכן השדה נפתח חלון בן ניתן לבחור מתוך רשימה את השדות שיראו למשתמשים במשבצת הפגישה. כמות המידע המוצג מוגבלת לגודל המסגרת. המידע יוצג בשלמותו בחלון שיפתח על ידי מיקום הסמן על משבצת הפגישה.
  • הגבלת כמות משתתפים בפגישה - ארגון יכול לקבוע שהוא מגביל את כמות המשתתפים המוזמנים לפגישה. על מנת להגדיר זאת יש להיכנס ל"יסודות המערכת"- "Global & Basic Settings" לשדה "הגבלת כמות כלל המשתתפים בפגישות בו זמנית". המספר שירשם יהווה את הכמות המשתתפים המקסימלית כולל מזמין הפגישה, שיכולים להשתתף בפגישה אחת.
  • תצוגת תאריכים - יש לקבוע תצוגת תאריכים ב Hyper. ע"מ להגדיר זאת ע"פ סניף יש להיכנס ל"יסודות המערכת" ללשונית Agencies ולשדה "מסכת תאריך: הצג יום לפני חודש (MM/DD)". זהו שדה בחירה דו ערכי. בחירה בערך "כן", תציג תאריכים כמקובל באירופה (קודם יום ולאחר מכן חודש). כאשר בוחרים בערך "לא", התצוגה תהיה כמו בארה"ב (קודם חודש ולאחר מכן יום).
  • הגדרת משמרות עובדים - בתוך כרטיס עובד בלשונית "תנאי העסקה" יש להגדיר את שעות המשמרת הקבועות של העובד. משבצות הזמן של שעות העבודה המוגדרות יצבעו בצבע לבן. למידע נוסף אודות הגדרות כרטיס עובד, לחץ כאן.
  • הגדרת היומן לעבודה במסך מגע / טאבלט / שולחן עבודה מרוחק (RDP) - גש למרכז התמיכה למשתמש ופתח את חלון הגדרות המחשב המקומי . בשדה "Running on Desktop Type" בחר בערך הרצוי. רק הערך "Local PC with Windows" יציג את חלונית הרמז ביומנים השונים. על מנת להפסיק את הופעת חלונית הרמז (Hint) עליך לבחור בכל ערך אחר המתאים לסביבת העבודה של המשתמש. עליך להגדיר בכרטיס העובד את הרשאות הצפייה והעריכה ביומן עבור כל משתמש.
  • הגדרת הרשאות עריכה וצפייה ביומני משתמשים - Hyper תומכת בהפרדה ומידור הרשאות יומנים. לעדכון הגדרות אלה פנה לעמוד הרשאות בכרטיס העובד.
  • צבע ליומן צוות - בבחירת סניף בתצוגה ניתן לצבוע את שם הסניף לבחירה בצבעים שונים. צביעה זו נעשית ב"יסודות המערכת"- "Agencies" בשדה "צבע ליומן צוות (שחור = ללא)" נפתח חלון בחירת צבעים.
  • משוב על הזמנות – חלק מתוכנות הדואר האלקטרוני אינן תומכות במערכת ולכן לא יתקבל מהן משוב על הזמנה שנשלחה למשתמש בתוכנות אלו.