שליחת דוא"ל לרשימת תפוצה

מערכת הדוא"ל של תוכנת הייפר מאפשרת שליחת הודעות דוא"ל לרשימת תפוצה, המותאמות בתוכנן לפרטי כל אחד מהנמענים עם טקסט המשתנה אוטומטית בגוף ההודעה, בהתאם לפרטי הנמען. זהו כלי המשמש בעיקר לצרכי פרסום, שיווק, הפצת מודעות וכו'.

שים לב - כל ההודעות נשלחות ב BCC כך שהנמענים אינם חשופים לפרטי הנמענים האחרים.

שליחת דוא

שליחת הדוא"ל לתפוצה הכוללת פרטים משתנים ותלויי לקוח, מתבצעת באופן הבא:

  1. על המשתמש ליצור קובץ excel הכולל את השדות הרלוונטיים. על השדה הימני להכיל את כתובות הדוא"ל של הנמענים. דוגמא:

    העלאת פרטי נמענים לשליחת הודעות תפוצה במערכת ניהול לקוחות

  2. יש לסמן ולהעתיק את השדות בקובץ האקסל (סימון השדות ולחיצה על ctrl+c).
  3. לחץ על לחצן הדבק רשימת נמענים (ממחסנית המערכת). התוכנה תכניס את השדות לטבלה באופן הבא:

    שליחת דואר אלקטרוני לרשימת תפוצה במערכת ניהול לקוחות

  4. כתיבת ההודעה – כעת ניתן לכתוב את נוסח ההודעה ולהתאימה לנמענים השונים על ידי שימוש במספר השדה המשתנה בסוגריים מסולסלים. דוגמא:

    נושא: {#1} – מבצע מכירות במיוחד בשבילך.
    עבור השורה הראשונה יישלח הנושא כ: "ישראל ישראלי – מבצע מכירות במיוחד בשבילך"
    גוף ההודעה: שלום רב {#1),
    אנו שמחים להציע לך, כ{#2} החבר בתוכנית ה{#3} של מועדון הלקוחות, מבצע מיוחד לכבוד החגים.
    בברכה,
    מחלקת מכירות.

    עבור השורה הראשונה, ההודעה תשלח כך:
    שלום רב ישראל ישראלי,
    אנו שמחים להציע לך, כלקוח זהב החבר בתכנית התלת שנתית של מועדון הלקוחות, מבצע מיוחד לכבוד החגים.
    בברכה,
    מחלקת מכירות.

  5. ניסוח ועריכת ההודעה בלשוניות "גוף ההודעה", "מסמכים מצורפים" ו"תבנית".
  6. שדה "שלח דרך התיבה" - בחירת תיבת הדוא"ל ממנה תשלח ההודעה לתפוצה.
  7. לחיצה על לחצן שלח הודעה.
  8. תהליך השליחה מתבצע במחשב המקומי (בניגוד לשליחה רגילה המתבצעת מהשרת) ולכן לא מתויקים ולא נשמרים המיילים בתיבת הדוא"ל היוצא ובכרטיסים השונים בתוכנה.

מנהל מערכת

פרוטוקול הדוא"ל

תוכנת האוטומציה היושבת בשרת, לצד מסד הנתונים, היא התוכנה ששולחת ומקבלת דוא"ל. האוטומציה מקבלת דוא"ל בפרוטוקול POP3 בפורט 110 ושולחת בפרוטוקול SMTP בפורט 25, כמו כן אינה שולחת את הדוא"ל באופן מוצפן מכיוון שהדבר מבוצע משרת הנתונים ולא ממחשב המשתמש.

למרות כל הכתוב לעיל, הגדרות הדוא"ל מול תיבות Gmail מבוצעות בפרוטוקול POP3 בפורט 995 וב- SMTP בפורט 465 והדוא"ל נשלח מוצפן ב- (SSL).

שליחה בתפוצה - בניגוד לשיטת העבודה הרגילה, שליחת התפוצה מתבצעת מהמחשב המקומי שמבצע רק את שליחת התפוצה. יש לוודא שלאותו מחשב ישנה היכולת לעבוד מול שרת הדוא"ל בפורט 25.