דוא"ל חדש

חלון זה משמש ליצירת הודעת דוא"ל חדשה. לחלון זה שני אזורים:
  1. האזור העליון - באזור זה ניתן להוסיף נמענים להודעת הדוא"ל, להגדיר את תיבת הדוא"ל ממנה מעוניינים לשלוח את ההודעות, לשמור את ההודעה כטיוטה ולשלוח את ההודעה לנמענים.
  2. האזור התחתון - באזור זה נכתב ונערך תוכן ההודעה ומצורפים קבצים ותבניות טקסט.

דואל חדש

הוספת נמענים

ניתן להוסיף נמענים באמצעות כתיבת כתובת הדוא"ל של הנמען תחת כותרת "כתובת דוא"ל" בטבלה ובחירת סיווג הנמען מתוך רשימת האפשרויות (TO, CC, BCC).

לחיצה על לחצן "הוסף נמענים" הנמצא בראש העמוד תפתח את חלון הוסף נמענים המאפשר בחירת נמענים באופן פשוט ומהיר משלושה מקורות במערכת:

  1. בחירת נמענים מרשימת לקוחות / ספקים / פרוייקטים - בשדה חיפוש זה ניתן לרשום שם ספק / לקוח / פרוייקט וללחוץ על כפתור החיפוש בהתאמה. לחץ לחיצה כפולה על תוצאת החיפוש הרצויה. בחלון שייפתח, סמן את אנשי הקשר הרצויים ולחץ אישור. תיוק אוטומטי של ההודעה יתבצע בכרטיסי לקוחות וספקים שנבחרו.
  2. בחירת נמענים מתוך אנשי קשר פרטיים - בחירה מתוך רשימת אנשי קשר פרטיים שהוגדרו על ידי המשתמש או באמצעות חיפוש בשדה החיפוש.
    שים לב - יש להימנע מרישום לקוחות וספקים באנשי הקשר הפרטיים שכן התקשרות עם נמענים מתוייקת רק בכרטיסי לקוח / ספק.
  3. בחירת נמענים מתוך עמיתים לעבודה – בחירה מתוך רשימת עמיתים לעבודה שהוגדרו על ידי המשתמש או באמצעות חיפוש בשדה החיפוש. סימון עמית ולחיצה על הלחצן הימני של העכבר, תאפשר שליחת הודעה לתיבת הדוא"ל הפרטית של העמית (כפי שהוגדרה בשדה "תיבת דוא"ל פרטית" בכרטיס העובד). מתחת לרשימת "עמיתים לעבודה", ניתן לבחור בין שלוש אפשרויות תצוגה לרשימה זו: ע"פ סניף / ע"פ מחלקה / גם וגם.

רשימת נמענים - בצדו השמאלי של חלון זה, תוצג רשימת הנמענים שנבחרו. לחיצה על סיווג הנמען תאפשר בחירה מתוך רשימת סיווגים (TO, CC, BCC). ניתן לשנות את סוג הנמענים באופן גורף על ידי סימון מרובה של שורות ולחיצה על CTRL+R.

שלח דרך התיבה - ברירת המחדל הינה תיבת הדואר של המשתמש. למשתמשים בעלי הרשאה למספר תיבות דוא"ל ישנה אפשרות לבחירת תיבת הדוא"ל ממנה תישלח ההודעה. לאחר בחירת התיבה מרשימת התיבות הזמינות למשתמש, יש ללחוץ על לחצן קבע כברירת מחדל. לחצן זה יגדיר את תיבת הדוא"ל הנבחרת כברירת המחדל עבור המשתמש.

תוכן ההודעה

בראש אזור התוכן מופיע שדה "נושא". בשדה זה יש לרשום את כותרת/נושא ההודעה. אזור התוכן של ההודעה מחולק לשלוש הלשוניות הבאות:
  • גוף ההודעה
  • מסמכים מצורפים
  • תבנית

גוף ההודעה

בלשונית זו יש לכתוב את תוכן ההודעה. בראש הלשונית ישנם כלי עיצוב המאפשרים לערוך את גוף ההודעה. כמו כן, ניתן להוסיף חתימה אישית שתצורף באופן אוטומטי לגוף ההודעה, ו/או תבניות טקסט, כפי שיפורט בהמשך עמוד זה.

מסמכים מצורפים

בלשונית זו מוסיפים את כל הקבצים והמסמכים שישלחו כקבצים מצורפים (לא יופיעו בגוף ההודעה). הטבלה מציגה את כל הקבצים שנשלחו ופרטים על קבצים אלה. ישנם מספר לחצני פעולה המשמשים להוספת הקבצים במספר אופנים:
הוסף קובץ בחירת קובץ מהמחשב להוספה. כאשר מוסיפים קובץ, ניתן לפתוח אותו באמצעות לחיצה על סימן המופיע לצד שם הקובץ. ניתן לערוך את הקובץ לאחר פתיחתו ולשמור את השינויים. שינויים אלו ישמרו אך ורק בקובץ שנשלח ולא בקובץ המקור.
הוסף מסמך / טופס בחירת מסמך מתוך המסמכים השמורים במערכת. אפשרות זו משמשת לשליחת מסמכים וטפסים השמורים במערכת בשל השימוש החוזר בהם ושליחתם בתדירות גבוהה.
הוסף מסורק / מדפסת וירטואלית בחירה באפשרות זו תפתח חלון "סריקה לתוך הייפר". בחלון זה ניתן לבחור בין האפשרויות הבאות:
  • סרוק מספק עמודי A4 – סריקת מספר עמודים ושליחתם כקובץ PDF.
  • סרוק תמונה בודדה ואחסן אותה בפורמט JPG – סריקת עמוד בודד ואחסון כקובץ JPG.
  • ייבא הדפסה ווירטואלית (אחרונה) ואחסן אותה בפורמט PDF – פעולה זו מאפשרת שליחת מסמך אשר נשלח להדפסה ווירטואלית, כקובץ PDF. פעולה זו מתאפשרת בהתאם להגדרות מנהל המערכת בעת התקנת התוכנה.
  • שים לב - ייתכן שהייפר לא תצליח לסרוק מסורק רשת, הדבר מותנה במנהל ההתקן (DRIVER).
הוסף כרטיס ביקור וירטואלי שיתוף פרטי איש קשר או כרטיס לקוח/ספק ע"י יצירה אוטומטית של כרטיס ביקור עם הנמענים שנבחרו.
לכידת תמונת המסך (מאחורי התוכנה) צירוף קובץ עם תמונת המסך ברקע התוכנה. בחירה באפשרות זו תפתח חלון המציג את תמונת המסך מאחורי חלון התוכנה. לחיצה ממושכת על לחצן העכבר השמאלי וגרירתו תאפשר את קביעת מסגרת צילום המסך.
שים לב - תיתכן בעיה בלכידת מסך כאשר במערכת החלונות (windows) מוגדרים המסכים במצב fade. במקרה זה על מנהל המערכת לשנות את זמן ההשהייה של לכידת התמונה ל 0.3 עשיריות השנייה. (DRIVER).
הסר קובץ הסרת הקובץ המסומן.

תבנית

בלשונית זו ניתן לבחור תבנית הודעה מוכנה להוספה להודעת הדוא"ל או לחילופין ליצור ולערוך תבנית חדשה. בטבלה מוצגות התבניות המוכנות שנוצרו על ידי המשתמש. כמו כן, ישנם מספר לחצני פעולה:
השתמש בתבנית המסומנת שימוש בתבנית קיימת. סימון התבנית הרצוייה מרשימת התבניות ולחיצה על לחצן זה.
שים לב - שימוש בתבנית, יימחק כל טקסט שהוזן לפני כן לגוף ההודעה ו/או לנושא.
צור חדש יצירת תבנית חדשה. לחיצה על לחצן זה תפתח חלון "צור חדש" עם שלושת השדות הבאים:
  1. שם התבנית - שם התבנית שיוצג ברשימת התבניות.
  2. טקסט נושא ההודעה - טקסט שיירשם אוטומטית בנושא ההודעה.
  3. הוסף חתימה אישית - בחירה האם תצורף החתימה האישית של המשתמש לתבנית זו.
בחלון שיפתח ניתן לעצב את תבנית הודעת הדוא"ל. מומלץ להוסיף שורות רווח בתחתית התבנית, כאשר בוחרים להוסיף חתימה אישית בסופה.
עריכה עריכת התבנית הנבחרת. בלחיצה על לחצן זה יפתח חלון בו ניתן לערוך את התבנית באמצעות כלי העיצוב.
מחק מחיקת התבנית הנבחרת.

שמירת הודעה / שליחת ההודעה

ניתן לשמור את ההודעה כטיוטה באמצעות לחצן שמור כטיוטה. שים לב - הודעות אינן נשמרות אוטומטית בעת כתיבתן או עריכתן. שמירה מתבצעת אך ורק באופן יזום על ידי המשתמש ובאמצעות לחצן זה.

לאחר עריכת ההודעה ובחירת הנמענים ניתן ללחוץ על לחצן שלח הודעה. ההודעה תועבר ללשונית דואר שנשלח. לחילופין, ניתן לשמור את הטיוטה שוב ולשלוח אותה במועד אחר.

מנהל מערכת

פרוטוקול הדוא"ל

תוכנת האוטומציה היושבת בשרת, לצד מסד הנתונים, היא התוכנה ששולחת ומקבלת דוא"ל. האוטומציה מקבלת דוא"ל בפרוטוקול POP3 בפורט 110 ושולחת בפרוטוקול SMTP בפורט 25, כמו כן אינה שולחת את הדוא"ל באופן מוצפן מכיוון שהדבר מבוצע משרת הנתונים ולא ממחשב המשתמש.

למרות כל הכתוב לעיל, הגדרות הדוא"ל מול תיבות Gmail מבוצעות בפרוטוקול POP3 בפורט 995 וב- SMTP בפורט 465 והדוא"ל נשלח מוצפן ב- (SSL).

שליחה בתפוצה - בניגוד לשיטת העבודה הרגילה, שליחת התפוצה מתבצעת מהמחשב המקומי שמצבע רק את שליחת התפוצה. יש לוודא שלאותו מחשב ישנה היכולת לעבוד מול שרת הדוא"ל בפורט 25.

הגדרת סינון דואר זבל (SPAM)

מנהל המערכת יכול להגדיר האם תוכנת ההייפר תבצע סינון דואר נכנס. הסינון יבוצע על ידי בדיקת כתובת הדוא"ל / דומיין של השולח והשוואתם לנתונים במאגרי המידע של המערכת. במידה ולא נמצאת התאמה, תוכנס ההודעה ל"פריטים שנמחקו". את הגדרת הסינון יש לבצע באופן הבא:
  1.  כניסה לכרטיס העובד
  2.  כניסה ללשונית הרשאות
  3.  בשדה "מסנן ספאם על פי מאגרי הייפר", יש לבחור ב Simple White List.

הגדרת תיבות דוא"ל

ישנם שני סוגי תיבות דוא"ל הניתנים להגדרה בהייפר: תיבת דוא"ל אישית / תיבת דוא"ל ציבורית.

תיבת דוא"ל רגילה (אישית):

לאחר הקמת תיבת מייל בשרת, יש להגדיר את פרטי התיבה בכרטיס המשתמש בהייפר. על מנת לעשות זאת, יש להכנס למודול "ניהול עובדים / משתמשים", לבחור את העובד הרצוי ולהכנס ללשונית ההרשאות. כעת , יש למלא בחלקו התחתון של המסך את השדות הבאים:

שדה הסבר
Email Type מגדיר כיצד תעבוד התיבה:
  • POP3/EMSTP - הגדרת התיבה כשולחת ומקבלת דוא"ל.
  • POP3 Only - אך ורק מקבלת דוא"ל.
  • ESMTP Only - אך ורק שולחת דוא"ל.
Email Address כתובת הדוא"ל שתשלח את ההודעות ושאליה ישיב הנמען.
Email Server במקרים בהם השרת השולח הינו אותו השרת המקבל, יש להגדיר רק את ה - Email Server (שם הדומיין הינו ה URL של השרת). דוגמא: mail.domain_name
במקרים בהם השרת הדואר היוצא שונה משרת הדואר הנכנס, ב Email Server נכניס רק את שרת הדואר הנכנס (שרת הPOP) ובשדה Send Through Anonymous SMTP, נגדיר את שרת הדואר היוצא, ה - SMTP.
Send through Anonymous SMTP / Different ESMTP כאן יוגדר שרת הדואר היוצא במקרים בהם שרת הדואר היוצא שונה משרת הדואר הנכנס.
EMail Username שם המשתמש להתחברות לתיבה, על מנ תשהאוטומציה תוכל להתחבר לתוכה.
EMail Password סיסמה
Delete Messages from POP3 מכיוון שהייפר מושכת אליה את הודעות הדוא"ל משרת המיילים ומאחסנת כל הודעה בנפרד, בשדה זה מוגדר להייפר מתי למחוק את ההודעות מהשרת (לא בהייפר), דהיינו כמה זמן להשאיר עותק בשרת. במידה ומנהל המערכת מעוניין שהודעות הדוא"ל לא ימחקו כלל מהשרת, יש ליצור עמנו קשר.
מסנן ספאם ע"פ מאגרי הייפר מערכת הייפר מבצעת סינון להודעות הדוא"ל הנכנס על פי השוואת המוען לנתונים במאגרים. במידה והמערכת לא מוצאת התאמה, תסומן ההודעה כ"ספאם".
שליחה דרך חשבונות SSL (חשבון GMAIL) בשרת הדואר הנכנס והדואר היוצא, יש להוסיף לאחר שם הדומיין את מספר הפורט ולאחר מכן SSL בסוגריים. דוגמא:
  • pop.gmail.com:995(ssl)
  • smtp.gmail.com:465(ssl)

תיבת דוא"ל ציבורית:

ברגע שנכנסת הודעת דוא"ל לתיבה ציבורית, היא תופיע אצל כל הנמענים בתיבה. כאשר הודעה זו תימחק על ידי אחד מהמשתמשים, היא תמחק גם אצל כל יתר המשתמשים המורשים לתיבה. המלצתנו הינה להיעזר בתיבות ציבוריות במערכות קריאות השירות והמשימות על מנת להכניס את ההודעה לטיפול בתוך המערכת וכך לשמור על מעקב אחריה.

ההגדרה מתבצעת בתוך יסודות המערכת, בענף Public Mail Boxes. יש להוסיף שורה באמצעות קליק ימני. בשורה החדשה נגדיר את השדות באופן הבא:

שדה הסבר
כינוי התיבה (כמו שם המשתמש) זהו שם התיבה כפי שירשם אצל הנמען ב"מאת". במקרים בהם הוגדר שם בחברה, המערכת תוסיף אותו לכינוי.
התר גישה למשתמשים השייכים לקבוצות מגדיר אילו משתמשים יוכלו לשלוח ולקבל דרך התיבה, ע"פ הקבוצות בארגון אליה משתייכים. אם אף אחד משדות "התר גישה למשתמשים" לא יוגדר, התיבה תחשף לכלל המשתמשים בארגון.
התר גישה למשתמשים ע"פ שמם מגדיר אילו משתמשים יהיו שותפים בתיבה ע"פ שמם. אם אף אחד משדות "התר גישה למשתמשים" לא יוגדר, התיבה תחשף לכלל המשתמשים בארגון.
העתק הודעות למשתמשים מכיוון שהודעה שנמחקת על ידי אחד המשתמשים, תמחק בפני כל יתר המשתמשים ולעיתים מעוניינים חלק מבעלי התפקידים שההודעות ישמרו אצלם לצורך מעקב, ניתן לשים את כתובת הדוא"ל של בעל התפקיד, כך שיקבל את ההודעה לתיבת הדואר האישית שלו. לאותו משתמש אין אינדיקציה לכך שההודעה שהתקבלה, הועברה מהתיבה הציבורית.

בחינת תקינות הגדרת חשבון דוא"ל

ניתן לבצע בדיקה לתקינות חשבון הדוא"ל באמצעות לחצן בחן חשבון דוא"ל. לחצן זה מייצר נסיון התחברות לתיבת הדוא"ל ברמת הדואר היוצא והנכנס לבדיקת תקינותם. למידע נוסף לחץ כאן.

התקנת מדפסת וירטואלית

בעת התקנת תוכנת הייפר, ניתן להוריד "מדפסת וירטואלית". שליחת הדפסה אל מדפסת זו מאפשרת באמצעות "יבוא הדפסה וירטואלית" את שמירתה והפיכתה לקובץ PDF הניתן לשליחה כקובץ מצורף. פעולה זו תראה כך:

מדפסת וירטואלית