מסך הגדרות ראשי של תוכנת הייפר

זהו Frame המכיל עץ תפריט ופותח בתוכו עמודי הגדרות (כל אחד הנו Frame בפני עצמו) שניתן לפתוח את חלקם גם ישירות מהתפריט הראשי של הייפר.
מטרת "המסך המרכזי", הינה להוביל את מנהל המערכת בסדר הנכון ולהזכיר את כלל ההגדרות של הייפר.
בעמוד זה לא ננסה להסביר את מאות השדות הקיימים בהגדרות, אלא ניתן דגשים והרחבות לפי הצורך. בכדי ללמוד אודות כל שדה, פנו לקישור "טבלאות נתונים מקושרות" בצד ימין.

SYE Hyper - system settings frames

הגדרות בין לאומיות לעומת "מקומיות" במדינות בהן הארגון פועל

אחד העקרונות של הייפר, הוא תמיכה בעבודה בין לאומית. גם אם מדובר בארגון גדול וגם אם בפעילות "גרילה" או בהפעלת רשת זכיינים.
בראש העץ נמצא העמוד 'Global & Basic Settings' שבו עליך להגדיר את פרטי החברה / ארגון / עוסק באנגלית בלבד. חלק מהשדות כאן, יחייבו אותך בהזנת ערכים בשפות "המקומיות" במסכי ההמשך.
בעמוד השני 'Countries & Logo' עליך להגדיר את המדינות בהן הארגון פעיל, מבחינת נציגות / חשבונאות, כי אפשר למכור לכל העולם מסניף אחד. בנוסף, ניתן להגדיר עד 3 לוגואים לפעילות.
בעמוד השלישי 'Agencies' עליך להגדיר את הסניפים, ולשייך כל אחד למדינה מהעמוד השני (כמובן שניתן להגדיר מספר סניפים באותה המדינה). כל סניף יכיל הגדרות מיתוג פרטניות ושיוך לאחד מ-3 הלוגואים.
בעמוד הרביעי 'Departments & PBX' באפשרותך (אין זו חובה) להגדיר מחלקות בארגון, כל עובד / משתמש בהייפר ניתן לשיוך בנפרד לסניף ולמחלקה. למשל מחלקת "שירות לקוחות" לרוחב הארגון (בסניפים ובמשרד הראשי).

מבחינה חשבונאית, כל מסד נתונים של הייפר מייצג רק ישות משפטית אחת (חברה פרטית / ציבורית / עוסק פרטי / עמותה). לכן קיימות הגדרות ראשיות כגון מטבע ניהול ספרים, מעמד משפטי, מדינת הרישום ועוד.
בנוסף, קיימת טבלה לשיוך מסדי נתונים נוספים עבור תאגידים (פירמידת אחזקות) ואיחוד עוסקים לענייני מס בלבד (מבנה חברות "אחיות").

להלן מספר דוגמאות לשדות המוגדרים בעבור פעילות בינ"ל לצד מקומית:
שדה נמצא בטבלאות הסבר
Company ID Number
Company Registered in Country
Global מספר מזהה של הארגון (מספר חברה / עוסק / עמותה) והמדינה בה הארגון / העוסק רשומים.
אלו פרטים חד ערכיים ונכונים לכל העולם ולכן מוגדרים פעם אחת.
אם לארגון יש חברות רשומות במדינות נוספות, יש לבצע הגדרת תאגיד בהייפר (ריבוי מסדי נתונים).
Company Name in English
Company Name in Local Lang
Global
Countries
שם הישות המשפטית באנגלית, כפי שנרשם במדינה אליה הישות המשפטית שייכת (אזרחות / רישום חברה / עמותה).
אח"כ יש להזין תרגום לשפה של כל מדינה בה יש פעילות, בטבלת המדינות.
Company Authority in English
Company Authority in Local Lang
Global
Countries
מעמד משפטי של החברה / עוסק / עמותה במדינה בה היא רשומה, קודם באנגלית ואז בתרגום לשפה של כל מדינה בה יש פעילות.
Title Values in English
Title Values
Global
Countries
ראשית מזינים את רשימת התארים באנגלית (לדוגמא Mr., Mrs., Dr), עבור השדה Title ברשומות הלקוח, ספק, אנשי קשר וכו'. יש לרשום תואר אחד בכל שורה.
אח"כ תידרש לתרגם את הרשימה הזאת בטבלת המדינות - מומלץ לפי אותו הסדר (לא חובה). אבל כמות הפריטים ברשימה חייבת להיות זהה לזו שבאנגלית.
Unit of measure list in English
Unit of measure list in Local Lang
Global
Countries
רשימת יחידות המידה בהן נעשה שימוש (למשל Unit, Liter, Meter) במסמכי המכירות ובמערכת הרכש והייצור. בהתחלה באנגלית בלבד. יש לרשום יחידה אחת בכל שורה.
שדה יחידת המידה בהייפר (Unit of measure בכל מסמכי המכירה, הרכש והייצור) הנו מטיפוס Status ולכן אין לשנות את סדר יחידות המידה לאחר ההגדרה הראשונה !
אם בכל זאת עליך לשנות את הסדר או להסיר פריטים מהרשימה, תידרש ליצור המרת נתונים (מסטטוס מספר A לסטטוס מספר B לאחר השינוי).
במסך ההגדרה של המדינות, תידרש לתרגם את הרשימה הזאת לשפה המקומית ולפי אותו הסדר (חובה).
International Details for A4 Header
Local Details for A4 Header
Global
Agencies
פרטי התקשרות בינ"ל, באנגלית בלבד, שירשמו באזור הלוגו בכל מסמך רשמי ובדוחות.
אח"כ יש לתרגם לשפה המקומית של כל סניף (או זכיין) ועם פרטי הסניף המקומי.
Default Notes for International Delivery Note
Default Notes for International Return Goods
Default Notes for International Tax Invoice
Default Notes for International Credit Invoice
Default Notes for International Receipt Form
Default Notes for International Refund Form
Default International Product Return Policy
International Warranty Note Footer
Global
Agencies
השדות הללו מכילים מזכרים קבועים אשר יודפסו בתחתית מסמכי המכירה. לכל שדה מהטבלה Global יש שדה נגדי מטבלת הסניפים.
המטרה בטבלת הסניפים היא גם לתרגם לשפה המקומית אבל גם להכיל כללים ספציפיים עבור הסניף / הזכיין !
כלומר יתכן מזכר של סניף מסוים באנגלית עם תנאים שונים מאלו הבינ"ל...

הדפסת לוגו על נייר A4, נייר טרמי ו-PDF חתום דיגיטלית

על פי ההגדרות של כל סניף, נקבע פורמט ההדפסה של הלוגו או שימוש בדף לוגו מוכן מראש.
כל משתמש מקושר לסניף וגם כל מסמך מכירות / רכש. לכן אם משתמש מסניף A מנסה להדפיס העתק של מסמך שמקושר לסניף B, מרבית ההגדרות של סניף B יחולו על ההדפסה (נסביר הכל מיד).
הייפר מייצרת בלוגו 3 תכנים שונים:
  1. Global Details
    שם החברה / ארגון באנגלית מתוך הטבלה Global Def - בגופן מודגש.
    שרשור השדה 'Company Authority in English' ולאחריו 'Company ID Number' מתוך הטבלה Global Def - בגופן נטוי.
    תוכן המזכר 'International Details for A4 Header' מתוך הטבלה Global Def - בגופן רגיל (כל עיצוב שהוזן במזכר יבוצע בהדפסה. כולל צבעים ושינויי גופן).
  2. Logo
    הלוגו שנבחר לסניף, מתוך 3 אפשריים.
  3. Local Details
    שם החברה / ארגון בשפה המקומית מתוך טבלת המדינות ולפי הסניף (B) של המסמך - בגופן מודגש.
    שרשור השדה 'Company Authority in Local Lang' מטבלת המדינות ולאחריו 'Company ID Number' מתוך הטבלה Global Def - בגופן נטוי.
    תוכן המזכר 'Local Details for A4 Header' מטבלת הסניפים - בגופן רגיל (כל עיצוב שהוזן במזכר יבוצע בהדפסה. כולל צבעים ושינויי גופן).

להלן רשימת השדות, מתוך טבלת הסניפים, אשר משפיעים על הדפסה בנייר A4 וגם על הפקת קבצי PDF חתומים דיגיטלית (תהיה התייחסות לסניף A או B לפי ההסבר לעיל):
שדה הסבר
Compress A4 Margin דחיסת שוליים לחירור הנייר ויישום בקלסר (מצד שמאל או מצד ימין באופן אוטומטי לפי שפת המסמך).
ההגדרה משפיעה רק בהדפסה על נייר ולא על PDF. ניתן להגדיר עד 20 מ"מ. הייפר מתייחסת רק להגדרה מסניף A !
A4 Stationery Top,Bottom Space in mm עבור הדפסה על דף לוגו שהוכן מראש, ניתן להגדיר מרווח במ"מ מראש העמוד ואז פסיק ואז את המרווח במ"מ מתחתית העמוד.
מותר להזין אפס באחת המידות. אם שתיהן אפס אזי אין להגדה משמעות - בדיוק כמו השארת השדה ריק. הייפר מתייחסת רק להגדרה מסניף A !
Logo Header Structure מבנה הלוגו בהדפסה על נייר A4 או בהפקת PDF חתום דיגיטלי.
  • Do NOT Print Header (Stationery)
    השארת מרווח לנייר מכתבים שהוכן מראש (ראה שדה קודם).
  • Global Details + Logo + Local Details
    בצד ימין יופיעו פרטי החברה לפי הסניף B, באמצע יופיע לוגו (עד רוחב 40 מ"מ), בצד שמאל יופיעו פרטי החברה הגלובליים באנגלית.
  • Local Details + Logo + Global Details
    בצד ימין יופיעו פרטי החברה הגלובליים באנגלית, באמצע יופיע לוגו (עד רוחב 40 מ"מ), בצד שמאל יופיעו פרטי החברה לפי הסניף B.
  • Global Details + Logo
    בצד ימין יופיע לוגו (עד רוחב 40 מ"מ), בשאר המקום יופיעו פרטי החברה הגלובליים באנגלית, מיושר לשמאל.
  • Local Details + Logo
    אם המסמך הנו משמאל לימין: בצד ימין יופיע לוגו (עד רוחב 40 מ"מ), בשאר המקום יופיעו פרטי החברה פרטי החברה לפי הסניף B, מיושר לשמאל.
    אם המסמך הנו מימין לשמאל: בצד שמאל יופיע לוגו (עד רוחב 40 מ"מ), בשאר המקום יופיעו פרטי החברה פרטי החברה לפי הסניף B, מיושר לימין.
  • Global Details Only
    רק פרטי החברה הגלובליים באנגלית, על כל רוחב העמוד, מיושר לשמאל.
  • Local Details Only
    רק פרטי החברה לפי הסניף B, על כל רוחב העמוד, מיושר לשמאל או לימין - תלוי בשפה של המשתמש (עברית / ערבית יהיה מיושר לימין).
  • Only Logo Image
    לוגו החברה (עד רוחב 40 מ"מ) יהיה ממורכז וללא טקסט נוסף.
Thermal Paper Logo Header Structure מבנה הלוגו בהדפסה על נייר טרמי ברוחב 80 מ"מ.
  • Do NOT Print Header
    ללא לוגו בכלל (חוסך בנייר אך לא מומלץ).
  • Global Details + Logo
    בצד ימין יופיע לוגו (עד רוחב 30 מ"מ), בשאר המקום יופיעו פרטי החברה הגלובליים באנגלית, מיושר לשמאל.
  • Local Details + Logo
    אם המסמך הנו משמאל לימין: בצד ימין יופיע לוגו (עד רוחב 30 מ"מ), בשאר המקום יופיעו פרטי החברה פרטי החברה לפי הסניף B, מיושר לשמאל.
    אם המסמך הנו מימין לשמאל: בצד שמאל יופיע לוגו (עד רוחב 30 מ"מ), בשאר המקום יופיעו פרטי החברה פרטי החברה לפי הסניף B, מיושר לימין.
  • Global Details Only
    רק פרטי החברה הגלובליים באנגלית, על כל רוחב הנייר, מיושר לשמאל.
  • Local Details Only
    רק פרטי החברה לפי הסניף B, על כל רוחב הנייר, מיושר לשמאל או לימין - תלוי בשפה של המשתמש (עברית / ערבית יהיה מיושר לימין).
  • Only Logo Image
    לוגו החברה (עד רוחב 40 מ"מ) יהיה ממורכז (20 מ"מ מכל צד) וללא טקסט נוסף.
Local Details for A4 Header מזכר שבו יש להזין את פרטי ההתקשרות של הסניף. מקובל לרשום טלפון, פקס, כתובת (או תא דואר) וגם כתובת דוא"ל.
כל עיצוב שהוזן במזכר יבוצע בהדפסה. כולל צבעים, שינויי גופן וירידות שורה.
Use Company Logo 1..3 הייפר יכולה להכיל עד 3 לוגואים שונים לכל ארגון. בשדה זה אתה משייך את הסניף ללוגו.
Force Printer Font
Force Printer Font Size
כפייה של גופן להדפסה, תקף לכל סוגי המדפסות. הייפר מתייחסת רק להגדרה מסניף A !
Agency Logo Header instead of company name קרא שוב את תיאור התוכן "Local Details" למעלה, השדה הזה מאפשר לך לשנות את המבנה ולהחביא את שם החברה.
אם תזין טקסט בשדה הזה, אזי ההדפסות של הסניף הזה (B) יכילו את תוכן השדה הזה ככותרת הארגון בגופן גדול מהרגיל.
לאחר מכן ישורשרו שאר השדות כרגיל אך ללא שם החברה / ארגון מהשדה 'Company Name in Local Lang'.
שדה זה שימושי למיתוג סניף תחת פעילות כללית של חברה, מבלי לחשוף את שמה. באפשרותך לציין את שם החברה, על פי דין, במזכר הכתובת לפי שיקולך.

דגשים בנוגע להגדרות הכספים בהייפר

בחלק זה ניתן דגשים לשדות שנמצאים גם בעמודי ההגדרות תחת Sales וגם תחת Bookkeeping.

  1. בטבלת המטבעות, כל קוד מטבע שקיים ב-ECB או ב-BOI, יזוהה מיד והייפר תמלא את השדה "Full Name in English" באופן אוטומטי.
    את מטבע ניהול הספרים יש לבחור מתוך טבלת המטבעות כבר בשלב העריכה (לפני השמירה). לאחר מכן לחץ על שמור הגדרות

  2. לאחר גמר מילוי טבלת המטבעות, עליך למלא אותה בשערים יציגים רטרו אקטיבית משנת הכספים הראשונה המתנהלת על הייפר.
    לחץ על בנה מחדש את טבלת שערי המטבעות, משרת SYE לסנכרון רשימת השערים היציגים החל מתאריך X ועד היום.
    החלון שיפתח יבקש אישור למחוק את כל טבלת השערים הקיימת (בלי אישור לא ניתן לבצע את הסנכרון).
    הבעיה היחידה שיכולה להיות לך עם מחיקת טבלת השערים והקמתה מחדש - היא במידה ויש לך שערי מטבע בהזנה ידית או דרך API שאינו קשור למערכות המדף של הייפר.
    לכן במקרה של מערכת פעילה שכבר צברה נתונים (חלקם ידניים/API), כל פעולה של הוספת מטבע דורשת השלמת שערי מטבע רטרו דרך ממשק ה-DB Admin של הייפר...

  3. העמודה Data Source צריכה להראות את הבנק ממנו הייפר מצוטטת שער יציג - עבור כל המטבעות למעט מטבע ניהול הספרים.
    אם יש לך מטבע ללא בנק, זאת אומרת שאין להייפר מקור לצוטט ממנו שער יציג. במקרה כזה צור קשר עם התמיכה של SYE Software לקבלת סיוע.

  4. הנוסחא הכללית של הייפר בנוגע לטיפול במטח היא: [סכום כסף במט"ח] * [שער המרה] = [שווי במטבע ניהול ספרים]

  5. השתמש בלחצן עדכן את שערי המע"מ ורשימת בנקים, משרת SYE בכדי לסנכרן מחדש את טבלת שערי המע"מ ורשימת הבנקים, משרתי SYE.
    בד"כ עדכון הטבלאות הזה מתבצע באופן שוטף על ידי יישום צד השרת של הייפר, חסר כאן תזמון, אולם בעת התקנת מערכת חדשה או בעת תקלה, ניתן להשתמש בלחצן הזה ללא חשש.