דיווח לרשות למניעת הלבנת הון בישראל

הייפר מכילה מודול לדיווח לרשות למניעת הלבנת הון בישראל, על פי מסמכי קבלות ומשיכות ופקודות יומן (המרה) שנוצרים באופן טבעי במערכת.
כלומר הדיווח שואף להיות אוטומטי, מבלי לדרוש מאמץ מיוחד מהמשתמשים.
הייפר תומכת בדיווח עבור שלושה סוגי שירותים:
  • נותני שירותי מטבע "רגילים".
  • זירות סוחר לחשבונו העצמי.
  • חברות מימון העוסקות במתן אשראי חוץ בנקאי.
דיווח לרשות למניעת הלבנת הון

מבוא

המודול פועל עצמאית בשיטה של איסוף הנתונים מהטפסים הסטנדרטים של הייפר (קבלות, משיכות ופקודות יומן) וביצוע הסקת מסקנות אוטומטית.
בכדי להתחיל לעבוד עם המודול עליך להגדיר את סוג האכיפה בהייפר (בהגדרות הראשיות, עמוד Accounting, בשדה Money Laundering), בהתאם לרגולציה החלה על הארגון.
וגם לחשוף למשתמש (עיצוב שדות) ארבעה שדות בשם "הלבנת הון" (Money Laundering) במסמך קבלה, מסמך משיכה, רשומת לקוח ורשומת ספק.
התמצאות:
בראש המסך נמצאים שדות פרמטרים ייחודיים להפעלת הדוח, אשר נשמרים באופן אוטומטי בכל הפעלה.
מידע הדיווח מחולק לטבלאות, בשלוש הלשוניות שמתחת ללחצני ההפעלה.
לא כל הפרמטרים נדרשים לכל סוג של דיווח, יש לעיין בפורמט קובץ הדיווח או להתייעץ בתמיכה של הייפר בפעם הראשונה.

קישוריות בין מסמכים ובין אנשי הקשר לפעולות

מכיוון שהרשות למניעת הלבנת הון מבקשת מידע אישי על אנשים המעורבים בכל פעולה וגם על בעלי הנכסים הפיננסיים (למשל מידע אישי כולל מין ותאריך לידה על בעליה של המחאה).
בהייפר ניתן לבחור איש קשר המבצע את הפעולה כולה (למשל בשמה של חברה בע"מ או עמותה) וגם איש קשר שהינו הבעלים של חשבון בנק, ממנו הונפק כרטיס אשראי או המחאה.

להלן אופן הדיווח של הייפר:
  • שיוך איש קשר למסמך קבלה או משיכה.
    • כאשר משייכים איש קשר בכותרת המסמך, אזי זהו האדם שביצע את הפעולה בעבור הלקוח, במקרה זה גם הלקוח עצמו (רשומת הלקוח) וגם איש הקשר ידווחו לרשות בטבלת הישויות.
    • אם אין איש קשר בכותרת המסמך, אזי הלקוח ביצע את הפעולה עבור עצמו ורק הוא ידווח לרשות (מתאים רק ללקוח ממין זכר או נקבה. לא יעבוד על חברה / עמותה).
  • שיוך איש קשר לפריט תקבול (שורה) במסמך קבלה.
    • אם בוצע שיוך, אזי זהו האדם שבבעלותו חשבון הבנק (וגם כרטיס האשראי או ההמחאה), או במקרה של המחאת זכות (שטר חוב, אופציה) - פרטי החייב.
    • אם לא בוצע שיוך, הייפר תדווח את הפרטים האישיים מרשומת הלקוח בטבלת הנכסים הפיננסיים.
  • שיוך איש קשר לפריט תשלום (שורה) במסמך משיכה.
    • אם בוצע שיוך, אזי זהו האדם שמקבל לפקודתו את הנכס הפיננסי, גם במקרה של החזרת ביטחונות / ערבויות.
    • אם לא בוצע שיוך, הייפר תדווח את הפרטים האישיים מרשומת הלקוח בטבלת הנכסים הפיננסיים.
  • השדה "הלבנת הון" ברשומת לקוח וספק, קובע האם בוצע זיהוי פנים מול פנים (סטטוס נדרש עבור זירות סוחר)
    או האם הלקוח (או הספק) נמצא מחוץ לפיקוח הרגולטורי (לכן לא יופיע בדוח).
  • השדה "הלבנת הון" בכותרת מסמך קבלה או משיכה, קובע האם לדווח את המסמך בכפייה (בד"כ עבור דיווח חריג) גם אם לא עמד בתנאים הרגילים לדיווח,
    או שהפיקוח אינו חל על מסמך זה - סטטוס חריג אותו יש להפעיל על פי הנחיות רשלא"ה.
  • הדרך היחידה לאלץ את הייפר לדווח פקודת יומן מסוג המרה שאינה עומדת בסף הדיווח, הינה לבחור ערך בשדה "זיהוי הלקוח ואישור המרת מטבע על ידי" (יש לחשוף אותו בעיצוב השדות).

מבנה פקודת יומן להמרת מטבע פנימית בחשבון הלקוח

ראשית עלינו להדגיש כי המרה "פיסית", כזאת שבה הלקוח מוסר סכום במטבע A ומקבל סכום במטבע B, מדווחת באמצעות הפקת טופס הפקדה ("קבלה") ומשיכה ("החזר"),
אולם כאן אנו עוסקים במצב בו ממירים מטבע בפקדון קיים בחשבון הלקוח. פעולה מסוג זה נפוצה יותר בזירות סוחר ובמסחר במטבעות למטרות רווח.
מבנה הפקודה חייב להיות כזה בו חשבון לקוח מחויב על המטבע A ומזוכה על המטבע B. ניתן לכתוב את הפקודה ב-"שורה אחת" (אחת בטבלת החובה ואחת בטבלת הזכות), או בשתי שורות דרך חשבון המרות.
הייפר מוודא שאותו חשבון לקוח נמצא בשני צידי הפקודה, כך גם אותו חשבון המרות במקרה של "שתי שורות".
אין לכלול בפקודה זו כל נתון נוסף, כדוגמת עמלה או "פקודה מורכבת/משולבת".
  • פקודה שלא תעמוד בכללי המבנה הללו, תסונן מהדיווח ללא הודעת שגיאה (שכן מדובר במסנן הכניסה למודול).
  • המודול לוקח רק פקודות המרה מול לקוחות. בישראל אין כרגע חובת דיווח עצמית ואין סבירות להמרת מטבע עבור ספק.
    אגב, נ.ש.מ. שממיר מטבע עבור ספק שלו, צריך להתייחס לספק כלקוח עבור פעולות ההמרה.
  • המרות ששוויין בשקלים נמוך מסף הדיווח (הרגיל - אין כאן בחינת טריטוריה), מסוננות החוצה מהמודול.
    בפקודת היומן לא קיים מנגנון לדיווח המרה כ-"פעולה חריגה". אם בכל זאת מתעורר צורך מציאותי לעקוף את הלוגיקה הזו, השתמש ב-"טבלת דיווח המרות" המתוארת בהמשך.
  • למעט זירות סוחר, כל שאר סוגי הפעילויות מחייבות הזנת הערך "המרת מטבע פנימית" בשדה "סיווג מסמך מקור" בפקודות היומן.

שימוש בטבלת דיווח המרות - "מחוץ למערכת החשבונאית"

בהייפר קיים כלי נוסף לשימוש במקרים מורכבים. כאשר הארגון רוצה להחזיק דיווחים מחוץ למערכת החשבונית, כלומר לא לכתוב פקודות יומן בגין ההמרות,
אז ניתן להזין את ההמרות בטבלה ייעודית בשם: hyp_Money Laundering Conversion Extended List. להייפר יש גם מסך הזנה ידנית / ביקורת על טבלה זו.
מבנה הטבלה פשוט להבנה ולכן אין צורך להתעכב עליו כאן, חשוב להזכיר שאותם כללי הסינון ממערכת החשבונאות, חלים גם על הטבלה הזו.
  • כל רשומת המרה חייבת לעסוק בישות מסוג "לקוח" ושווי הפעולה בשקלים חייב להיות שווה או גבוה מסף הדיווח הרגיל (אין כאן בחינת טריטוריה).
  • בזירות סוחר בלבד, כאשר משתמשים בטבלה הזו, אזי שערוך יתרת הלקוח מגיע מפלטפורמת המסחר בלבד, מהתיעוד בטבלה hyp_TPM Equity History.

הפעלת הדוח

את מרבית השדות בראש המסך, עליך למלא רק פעם אחת ואז לעדכן לעתים רחוקות. בד"כ הפעלה סטנדרטית כוללת בחירת חודש ואז הפעלה של הדוח.
להלן הסבר אודות הפרמטרים להפעלת הדוח:
שדה הסבר
חודש הדיווח
מתאריך
עד לתאריך
בחירת טווח התאריכים לדיווח. בד"כ חודש שלם אך ניתן לבודד ימים במקרה של ביקורת או דיווח חריג.
סכום פעולה מינימלי לדיווח (בשקלים) ברירת המחדל אמורה להיות 50,000 ש"ח על פי החוק בישראל, אך במקרה של ביקורת חריגה ניתן להפחית את הסכום לבקשת הרשלא"ה.
מחרוזת זיהוי המדווח יש למלא באופן חד פעמי על פי מכתב ההגדרות מרשלא"ה.
מספר רישום סניף של המדווח במשרד האוצר יש למלא באופן חד פעמי על פי מכתב ההגדרות מרשלא"ה.
מספר מדווח אם שונה מח.פ. מקרה נדיר ביותר אך ניתנת כאן התמיכה למצב זה.
מען המדווח (מדינה,ישוב,מיקוד,רחוב ומספר) יש להקפיד על סדר השדות במילוי.
מען נוסף של המדווח יש להקפיד על סדר השדות במילוי, כמו בשדה הקודם.
טלפון ראשי של המדווח טלפון כולל קידומת מלאה.
טלפון נוסף טלפון כולל קידומת מלאה.
פקס של המדווח מספר פקס כולל קידומת מלאה.

כעת נסביר את ארבעת הלחצנים שמשמשים להפעלת הדוח:
הפעל דוח כאן מתחילים. לאחר סיום הפקת הדוח על ידי הייפר, בחן את הנתונים בשלושת הטבלאות (לשוניות) וחפש שורות בהן מופיעה צלמית סימן קריאה בטור "מספר לקוח".
סימן קריאה מתריע שיש בעיה או מחסור בנתונים. במקרה זה השתמש בכלי העריכה של הייפר למילוי השדות ובתמיכה הטלפונית לפתרון בעיות.
יצא נתונים לאחר הביקורת, הדפס או שמור ברשותך גיליון אלקטרוני של תוכן הדיווח (לגיבוי).
הדפסה לאחר הביקורת, הדפס או שמור ברשותך גיליון אלקטרוני של תוכן הדיווח (לגיבוי).
יצא דיווח לרשות לביצוע הדיווח לרשות, צור תיקייה במחשב שלך (רצוי על פי שנת עבודה וחודש הדיווח), לחץ כאן וסמן את התיקייה שיצרת כתיקיית יעד לשמירה.
הייפר תיצור את קבצי הדיווח במחשב המקומי (תמונות של המחאות וכל מדיה נוספת ישמרו גם הן).
כעת עליך לצרוב את הקבצים על CD או לדווח באמצעות "כספת" וירטואלית.

ביקורת פנים וטיפול בשגיאות

הדוח אוסף את כל הקבלות והמשיכות בתקופת הדיווח. כמו כן נאספות פקודות יומן מהטיפוס "המרת מטבע פנימית" (בזירות סוחר הן מזוהות עצמאית גם ללא הסטטוס).
מכיוון שהייפר נשענת על הזנה ידנית של מסמכים וסטטוסים, על קצין הציות או מנהל הכספים לבחון את תוצאות הדוח (לפחות באופן מדגמי) בכל דיווח מחדש.
  1. יש לדגום פעולות בעלות סכומים גבוהים ו/או מורכבות מיוחדת.
  2. יש לבחון שכל הדיווחים החריגים במהלך החודש אכן מופיעים בדוח (כי מדובר בדגל ידני בכותרת המסמך).
  3. בחן את הנתונים בשלושת הטבלאות (לשוניות) וחפש שורות בהן מופיעה צלמית סימן קריאה בטור "מספר לקוח".
    בסוף הטבלה נמצא שדה עם רשימת השדות בהם חסר מידע בכל שורה (השדה הזה אמור להיות ריק עבור דיווח תקין).
    אם אינך יודע כיצד להשלים את השדות החסרים, פנה לתמיכה הטלפונית של הייפר.
  4. בחן את טווח התאריכים להפקת הדיווח, בד"כ מבצעים דיווח חודשי בלבד.

הערות מיוחדות לגבי אופן היישום של הייפר לעומת האפיון של רשלא"ה

המידע בחלק זה מתייחס לאפיון קבצי הדיווח לרשות למניעת הלבנת הון בישראל, תוכל לעיין בחומרים השונים בקישורים הבאים:
צפיה בקובץ פורמט "נותני שירותי מטבע" החומר הכי עדכני נמצא באתר הרשות: הנחיות וטפסים לדיווח לנ.ש.מ.
צפיה בקובץ פורמט "זירות סוחר" החומר הכי עדכני נמצא באתר הרשות: הנחיות וטפסים לדיווח לזירות סוחר
להלן הבהרות ותזכורות לגבי אופן הפעולה של הייפר:
  1. בדיווח על המרת מטבע פנימית (פקודות יומן), הייפר מדווחת את ביצוע הפעולה אל מול נכס פיקדון ולפי שער יציג ביום הפקודה (מסתירה את המרווח של החברה בהמרה).
    עבור זירות סוחר, לא מדווח נכס.
  2. דיווח של נ.ש.מ. חייב תמיד להכיל שתי שורות לפחות, אחת לתקבול והשנייה לתמורה, לכן הייפר "משלימה שורות חסרות" אל מול נכס פקדון.
    מצב זה קורה כאשר קיים רק מסמך אחד (קבלה או משיכה) ללא קישור למסמך הנגדי. או כאשר הקבלה הופקה ביום האחרון של חודש אחד ואילו המשיכה בוצעה ביום בחודש העוקב.
    דבר שאופייני להמרות מט"ח עסקיות.
  3. בקבלות ומשיכות במט"ח, הסכום בשקלים מדווח על פי שער ההמרה היציג ולא על פי השער הרשום במסמך !
  4. אופן המרת השדה "מעמד משפטי" מתוך אנשי הקשר לשדה "סוג מבצע הפעולה" בקבצים לרשלא"ה:
    * הסטטוסים מצוטטים כלשונם מפורמטי הדיווח. הטעויות בעברית היינן במקור.
    ערך השדה בהייפר ערך דיווח בפורמטי נ.ש.מ. ערך דיווח בפורמט זירת סוחר
    2 נאמן 2 מבקש שירות כנאמן 8 בעל שליטה בתאגיד מיופה כוח
    3 בעל שליטה (ומניות) 3 מבקש שירות שהוא בעל שליטה בתאגיד 4 בעל שליטה בתאגיד בעלים
    4 מיופה כוח (רק עם נייר) 4 מבקש שירות שהוא מיופה כוח 7 מיופה כוח
    5 בעל תפקיד רשמי 5 מבקש שירות אחר ואז מועבר הטקסט "בעל תפקיד רשמי" בשדה הנלווה 2 מורשה חתימה
    6 שותף בחשבון (Partner) 5 מבקש שירות אחר ואז מועבר הטקסט "שותף בחשבון" בשדה הנלווה 1 בעלים בחשבון בזירה
    7 נהנה בחשבון (Beneficiary) 5 מבקש שירות אחר ואז מועבר הטקסט "נהנה בחשבון" בשדה הנלווה 3 נהנה
    * מנהל מערכת רשאי להתאים את הטקסטים של הסטטוסים בשדה כראות עיניו - רק מבלי לפגוע בסדרם כי אז תיגרם תקלה בדיווח.
  5. הטלפון הראשון בהייפר (השדה "טלפון 1" / '1st Phone') משויך בדיווח לטלפון נייד, אחריו הטלפונים 2 + 3 משויכים לשדות טלפון 1 + 2 בהתאמה, בקבצי הדיווח.
  6. הכתובת השנייה בדיווחים, מועתקת מהשדה "כתובת למשלוח דואר" ('Use a Different Mailing Address'). הפרדת הכתובת לשדות נפרדים תלויה בירידת שורה (כמקובל בישראל בהדפסה על מעטפות).
    כאשר הרוחב והמספר בשורה הראשונה, אח"כ העיר בשנייה, בשלישית שם המדינה (אם לא בישראל) ואז ברביעית המיקוד.
    בדיווח לחברות פורקס מיוצאת רק הכתובת הראשית (רשלא"ה אינם מאפשרים שתי כתובות) ואילו בפורמט הנ.ש.מ. כל כתובת מדווחת גם כשדה טקסט מאוחד ולכן לא נוצרת בעיה אם לא ממש שומרים על הכללים.

הפקת טופס פעולה בלתי רגילה

הרשות למניעת הלבנת הון בישראל דורשת שכל פעולה שחשודה כחריגה, תדווח בזמן אמת בפקס או ב-"כספת", באמצעות טופס ידני ובנוסף הפעולה צריכה להופיע בקבצי הדיווח החודשיים.
להלן סדר הפעולות שעליך לבצע בהייפר:
  1. יש לסמן את המסמך הרלוונטי (קבלה / משיכה) כפעולה חריגה, בשדה "הלבנת הון".
  2. הפעל את מודול הדיווח על החודש הנוכחי וראה כי הפעולה כלולה ברשומות הדיווח.
  3. מקם את הסמן על הפעולה החריגה ולחץ על טופס פעולה בלתי רגילה.
    ראשית יפתח חלון בו עליך למלא את תמצית הידיעה. לאחר לחיצה על אישור, הייפר תדפיס (או ל-PDF) את עמוד ההקדמה לידיעה, עם כל המידע הטכני והחשבונאי.
    כעת עליך לצרף כל מסמך נוסף רלוונטי (צילום שיק, המחאת זכות וכדומה) ולשלוח את הדיווח לרשות בהקדם.