הפקת מסמכים בפורמט דיגיטאלי

תוכנת הייפר מאפשרת למשתמשיה הפקת מסמכים רשמיים בפורמט דיגיטאלי (חשבונית מס, קבלה וכו'). מסמכים אלו נשלחים בעת הפקתם לכתובת הדואר האלקטרוני של הנמען, חתומים דיגיטאלית ומהווים מסמך מקור רשמי לכל דבר ועניין. אפשרות זו מייעלת ומפשטת את פעולת הפקת המסמכים ומסירתם לנמען, באופן שמאפשר את מסירה מיידית של המסמכים, תיוק וביצוע תיעוד על קבלתם.

על מנת לאפשר הפקת מסמכים בפורמט דיגיטאלי, יש לבצע מספר פעולות מקדימות:
  1. הכנת חתימה דיגיטאלית. את החתימה הדיגיטאלית יש להכין באמצעות תוכנה ייעודית. עבור הכנת החתימה יש לספק את הנתונים הבאים:
    • שם הגורם שעבורו הופקה התעודה - שם העסק/שם מנהל החשבונות האחראי/שם המנכ"ל וכו'.
    • שם העסק או שם החברה בפועל + מספר עוסק / ח.פ.
    • עיר משכן של העסק/חברה.
    • קידומת בת שתי אותיות גדולות למדינה בה שוכן העסק (לישראל נזין IL).
    • כתובת הדוא"ל של הגורם שעבורו הופקה התעודה (אותו הגורם המצוין בשדה הראשון).

    על החתימה להיות מסוג self signed certificate, מכוונת ל digital signature עם Timestamping. עוצמת המפתח המומלצת הינה 2048 ביט עם מפתח הצפנה מסוג SHA256. לאחר סיום הגדרת החתימה הדיגיטאלית יווצר קובץ PFX, אותו יש ליישם בשרת החיתום / במחשב החיתום.

    ניתן להיעזר בבית התוכנה SYE בהפקת החתימה הדיגיטאלית. לשם כך, פנה אל מחלקת התמיכה הטכנית.

  2. התקנת החתימה הדיגיטאלית בשרת. זוהי פעולה חד פעמית אותה יש לבצע על גבי המחשב שיחתים את המסמכים. פעולה זו מבוצעת על ידי בית התוכנה.
  3. התקנת החיתום בתוכנת האוטומציה. על מנת להגדיר את החיתום, יש צורך בהגדרת תיבת דוא"ל ציבורית בהייפר, בכדי שהייפר תעשה בה שימוש ותשלח דרכה את המסמכים החתומים.
    בתוכנת האוטומציה בשדה Digital Signature Thumbprint, יש להדביק את שורת ה Thumbprint מתוך קובץ החתימה במערכת ההפעלה (יש לוודא שהרווחים בשורה זו נמחקים לאחר הדבקתה). כמו כן, יש להגדיר לאוטומציה את כתובת Public Email Address (תיבת הדוא"ל הציבורית) לשליחת המסמכים.
  4. הגדרת החתימה ותוקפה בהייפר. כעת, יש להגדיר להייפר את תוקפה של החתימה. בחלון ה Global Definitions, יש לעדכן את תוקף החתימה בשדה "חתימה אלקטרונית (X.509) מותקנת ובתוקף עד לתאריך". מומלץ לעדכן את התאריך לחודש לפני סיום תוקפה בפועל של החתימה. שדה זה מורה להייפר להפוך לזמינה את יכולת ההחתמה הדיגיטאלית וללא הגדרתו לא תתאפשר פעולה זו. ניתן לראות את התאריך שעודכן בלשונית Global & Basic Settings ביסודות המערכת. לאחר ביצוע הגדרה זו, יש לבצע אתחול לאוטומציה (פקודת Self Restart).
  5. הגדרת תוכן הודעת הדוא"ל. הייפר מאפשרת להגדיר תוכן אחיד עבור הודעת הדוא"ל הנשלחת עם המסמך הדיגיטאלי. כברירת מחדל, תתווסף לכל מסמך דיגיטאלי המופק על ידי המערכת, ההודעה הבאה:
    Dear Customer,

    This message contains a PDF file attachment, with a digitally signed document.
    It is recommended to keep the file for 4 years (at least), as required by the tax authorities.

    כמו כן, את הודעה זו ניתן לערוך ולעצב בהתאם לצורך, באופן הבא:

    1. הכנס למודול "שיווק ותוכן אינטרנטי", אל לשונית Static Text Elements.
    2. עבור המזהה Automation_Send_Doc_Email (מזהה עמוד באתר), צור את התוכן הרצוי.
    3. על מנת לשייך תוכן לסניף מסוים, יש לשרשר לשם המזהה את מספרו: 'a1_' עבור הסניף הראשון, 'a2_' עבור הסניף השני, וכך הלאה.
    4. עבור מסמך בין לאומי, יש לשרשר לשם המזהה גם את התוספת: 'int_'.
      שים לב - בהתאם להגדרת הפורטל בשרת כאתר בין לאומי, ישלח תוכן זה.
    דוגמא - עבור מסמך בינלאומי הנשלח מהסניף השני ברשימת הסניפים, יש להשתמש במזהה הבא:
    Automation_Send_Doc_Email_a2_Int

  6. עדכון הסכמת הלקוח לקבלת מסמכי המקור הדיגיטאליים. על מנת לאפשר את שליחת מסמכי המקור החתומים דיגיטאלית ללקוחות, יש לאשר פעולה זו עם הלקוח ולהגדירה בהתאם בכרטיסו. לאחר קבלת אישור מהלקוח, יש לעדכן את שדה "שלח מסמכים רשמיים לכתובת דואל ראשית" ולבחור באפשרות "מסמך ממוחשב (מקור)". לסיום יש ללחוץ על שמור.